Acheminement des courriels dans le portail d'administration
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Décidez quels rôles reçoivent chaque type de courriel envoyé par Claira, y compris la facture mensuelle, choisissez les destinataires avec lesquels commencent les nouveaux dossiers, modifiez les destinataires de vos dossiers actifs et consultez le journal de livraison.
Acheminement des courriels dans le portail d'administration
L'écran Courriel achemine les courriels de Claira par rôle, définit les destinataires avec lesquels commencent les nouveaux dossiers et peut modifier les destinataires des dossiers déjà actifs. Un administrateur de l'organisation définit ce que chaque rôle reçoit; un utilisateur ne coupe jamais que les siens, depuis Claira dans Discover.
Quels rôles reçoivent chaque courriel
La première carte s'applique à tous les dossiers, actuels et futurs. Elle a une ligne par famille de courriels et une colonne par rôle :
| Famille | Ce qu'elle couvre |
|---|---|
| Activation | Claira est activé dans un dossier |
| Changements de forfait et de cycle de vie | Passages supérieurs, rétrogradations, rétrogradations planifiées, désactivations, suppressions planifiées, et les annulations faites par un administrateur de l'organisation depuis le portail d'administration |
| Mises à jour des jetons | Les jetons mensuels de votre forfait sont ajoutés au dossier |
| Analyses en arrière-plan | Une analyse en arrière-plan se termine ou échoue |
| Résumé mensuel d'utilisation | Un récapitulatif par utilisateur de ce qu'il a utilisé le mois dernier |
| Facture mensuelle | La facture de votre organisation pour une fenêtre de facturation clôturée, avec le PDF et le CSV en pièces jointes |
Deux choses se règlent par famille :
- Les interrupteurs de rôle : si les personnes de ce rôle reçoivent la famille ou non.
- Les nouveaux dossiers commencent avec : les destinataires qu'obtient un dossier lorsque Claira y est activé à partir de maintenant : tout le monde sur le dossier, ou seulement la personne concernée par l'événement (l'activateur; pour les analyses en arrière-plan, la personne qui a lancé l'analyse). C'est le même choix qu'offrent les préférences de courriel d'un dossier. Il ne modifie pas les dossiers déjà actifs : utilisez la deuxième carte pour ceux-ci. Trois familles fonctionnent autrement. Activation est choisie par la personne qui active Claira, le résumé mensuel d'utilisation est toujours envoyé à chaque utilisateur avec ses propres chiffres, et la facture mensuelle est envoyée aux personnes dont le rôle permet de voir la facturation : sa colonne indique donc Personnes ayant accès à la facturation. Voir Le courriel de facture mensuelle.
La personne qui active Claira peut toujours cocher Envoyer le courriel uniquement à moi dans la boîte de dialogue d'activation. Ce choix l'emporte sur votre point de départ : tous les types de courriels de ce dossier sont alors envoyés à l'activateur seulement.
Enregistrer enregistre toute la carte. Tant que vous ne l'avez pas enregistrée une première fois, chaque rôle reçoit chaque famille (la facture mensuelle, chaque rôle qui peut voir la facturation) et les nouveaux dossiers commencent avec les valeurs par défaut de Claira, exactement comme avant le portail.
Destinataires sur vos dossiers actifs
La deuxième carte modifie les préférences de courriel des dossiers déjà actifs. Pour chaque famille qui offre un choix (changements de forfait et de cycle de vie, mises à jour des jetons, analyses en arrière-plan), elle montre ce que font vos dossiers actifs aujourd'hui : envoi à tout le monde, à l'activateur seulement (ou, pour les analyses en arrière-plan, à la personne qui a lancé l'analyse seulement), ou combien de dossiers font l'un et l'autre lorsqu'ils diffèrent.
- Choisissez de nouveaux destinataires pour une ou plusieurs familles. Les familles que vous laissez telles quelles conservent le choix propre à chaque dossier.
- Choisissez Appliquer aux {n} dossiers actifs.
- La confirmation nomme les familles et le nombre de dossiers. Confirmez pour remplacer la préférence propre à chaque dossier pour ces familles.
Si le nombre de dossiers actifs change pendant votre choix, le portail ne modifie rien et vous demande de vérifier le nombre et d'appliquer de nouveau. Les équipes des dossiers peuvent modifier ces préférences à nouveau à tout moment depuis les Paramètres de Claira, et les dossiers activés plus tard commencent avec les choix de la première carte.
Courriels sur les actions faites dans le portail
Lorsqu'un administrateur de l'organisation change le forfait d'un dossier, réserve une désactivation ou planifie une suppression des données depuis le portail d'administration, le courriel est envoyé aux destinataires Changements de forfait et de cycle de vie du dossier tels que réglés sur cet écran, et une copie est envoyée à l'administrateur qui a agi. Cette copie est envoyée même si son rôle ne reçoit pas cette famille ou si le dossier n'envoie qu'à son activateur, car elle confirme sa propre action. Chacun de ces courriels nomme l'administrateur qui a fait le changement. Voir Dossiers dans le portail d'administration.
Les annulations n'utilisent pas ces destinataires. L'annulation d'un changement de forfait prévu, d'une désactivation ou d'une suppression des données est confirmée à la personne qui a annulé, et à personne d'autre, qu'elle ait annulé dans le portail ou dans Claira à l'intérieur de Nuix Discover. Rien sur cet écran n'élargit ni ne restreint cela. Voir Vue d'ensemble des courriels.
Le courriel de facture mensuelle
Pour les organisations facturées par facture mensuelle, Claira envoie par courriel chaque facture qu'il émet. Voir Factures émises par Claira.
- Qui le reçoit : toutes les personnes de votre organisation dont le rôle permet de voir la facturation, à l'adresse courriel que Claira a pour elles dans Nuix Discover. Les administrateurs de l'organisation le reçoivent toujours; tout autre rôle le reçoit s'il est doté de Voir la facturation de l'organisation ou de Gérer la facturation de l'organisation.
- Exclure un rôle : désactivez le rôle sur la ligne Facture mensuelle. Un rôle sans accès à la facturation ne peut pas recevoir la facture : sa case affiche Pas d'accès à la facturation au lieu d'un interrupteur.
- Ce qu'il contient : rédigé dans la langue de chaque destinataire (anglais, français ou allemand), le courriel résume l'objet de la facture : le numéro de facture, la période de service, les dossiers facturés dans chaque groupe, les frais de forfait, le dépassement, la remise partenaire, les taxes, le total dû et la date d'échéance, puis la liste des dossiers. La facture est jointe en PDF, avec les mêmes lignes en CSV.
- La copie de Claira : Claira reçoit aussi une copie de chaque facture.
- Envoyer de nouveau : une facture émise peut être envoyée de nouveau par courriel depuis l'écran Facturation. Voir La carte Facture.
Si vous désactivez tous les rôles, personne dans votre organisation ne reçoit la facture par courriel. Elle est tout de même émise, et elle peut être téléchargée depuis l'écran Facturation.
Ce qui n'est pas acheminé ici
- Nouvelles du produit et notes de version : un abonnement que chaque utilisateur gère depuis le lien de désabonnement de tout courriel Claira.
- Le courriel de chaque utilisateur : un utilisateur peut couper ce que son rôle reçoit, pour lui seul, depuis Claira dans Discover.
- Alertes de soutien et d'exploitation : quelques avis internes vont à Claira plutôt qu'à vous.
Le journal de livraison
Chaque envoi apparaît dans le journal avec sa famille, son destinataire, son rôle, son dossier et son statut, ainsi que ce que le fournisseur de courriel a rapporté ensuite : livré, ouvert, cliqué ou rebond. Les courriels supprimés parce que le rôle du destinataire ne reçoit pas cette famille y figurent aussi, pour qu'un courriel manquant ne soit jamais un mystère. Les copies envoyées aux administrateurs pour les actions faites dans le portail y figurent comme tout autre envoi. Les courriels de facture mensuelle y figurent aussi : ils appartiennent à votre organisation plutôt qu'à un dossier, leur colonne Dossier indique donc Organisation.
La zone de recherche correspond au destinataire ou à l'objet. Filtres restreint le journal par famille de courriels, statut et période (les 7, 30, 90 ou 365 derniers jours; 30 jours tant que vous ne la changez pas); le bouton indique combien de filtres sont actifs, et Effacer les filtres les retire. Le bouton de téléchargement enregistre la vue courante en CSV.
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Facturation et factures dans le portail d'administration
La facture mensuelle par fenêtre, les factures émises et envoyées par Claira, vos coordonnées de facturation, comment chaque dossier est facturé, les cartes conservées par Stripe, les changements de forfait en attente, les paramètres de facturation et les dossiers de démonstration ou de test.
Fil d'activité du portail d'administration
Un seul fil de tout ce qui s'est passé dans chaque dossier et pour chaque utilisateur (analyses, tâches en lot, Insights, évaluations de dossier, prompts, champs, Mode Agent, Contexte du dossier, rapports téléchargés, routage automatique des modèles, cycle de vie des dossiers, argent, courriel et accès, y compris les actions sur les dossiers faites dans le portail), ouvert sur l'activité clé, avec filtres et téléchargement.
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