Supprimer les données d'un dossierCopy Anchor Link

Lorsque le travail dans un dossier se termine, Claira vous offre deux actions liées : la désactivation du dossier (fin du forfait et de l'accès à Claira) et la suppression définitive du contenu substantiel du dossier. Vous pouvez désactiver et conserver les données (puis réactiver plus tard), ou désactiver et tout supprimer. La suppression est toujours planifiée avec un délai de grâce de 7 jours, et vous pouvez l'annuler à tout moment avant son exécution.

Désactiver un dossierCopy Anchor Link

1. Ouvrez Claira dans le dossier.
2. Basculez vers le mode Paramètres.
3. En bas de Paramètres de l'équipe, cliquez sur Zone à risque pour ouvrir la section, puis cliquez sur Désactiver le dossier. Tant qu'une désactivation est planifiée, la section fermée en affiche la date.
4. Choisissez l'une des deux options dans la boîte de dialogue de confirmation :

Désactiver seulement. Claira reste disponible jusqu'à la fin de la période de facturation en cours : la boîte de dialogue affiche la date de fin exacte pour les dossiers facturés par facture mensuelle. Jusqu'à cette date, la Zone à risque affiche Désactivation planifiée pour le {date} avec un bouton Annuler la désactivation planifiée, pour que vous puissiez changer d'avis. Toutes les données du dossier sont conservées et vous pourrez réactiver le dossier plus tard. Pour les dossiers à carte de crédit, l'abonnement est configuré pour se terminer à la fin de la période, donc aucun autre prélèvement n'aura lieu.

Désactiver maintenant et supprimer toutes les données du dossier. Cette option prend effet immédiatement : l'accès prend fin, les jetons restants sont retirés, tout abonnement par carte de crédit est annulé sans remboursement pour le reste de la période, et la suppression du contenu du dossier est planifiée avec le délai de grâce standard de 7 jours. Comme cette option est destructive, vous devez saisir le nom du dossier exactement tel qu'affiché dans le champ de confirmation.

Pendant qu'une désactivation est planifiée, les changements de forfait, les nouveaux abonnements et les recharges de jetons sont bloqués pour le dossier : annulez d'abord la désactivation planifiée si vous devez effectuer des changements de facturation.

Toutes les personnes couvertes par les préférences de courriel du dossier reçoivent un courriel de confirmation : un pour une désactivation planifiée (avec la date d'effet), ou un seul courriel combiné lorsque vous désactivez et supprimez (avec l'échéance de suppression).

Supprimer les données d'un dossier désactivéCopy Anchor Link

Si vous avez désactivé un dossier sans supprimer ses données, vous pouvez les supprimer plus tard, sans réactivation :

1. Ouvrez Claira dans le dossier. Comme le dossier est inactif, l'écran d'activation s'affiche, avec un badge Précédemment actif (survolez-le pour voir la date de désactivation).
2. Cliquez sur Supprimer définitivement toutes les données du dossier… sous les options de forfait.
3. Saisissez le nom du dossier dans le champ de confirmation exactement tel qu'affiché, puis confirmez.

Le même écran affiche la suppression planifiée une fois qu'elle est enregistrée, Toutes les données de ce dossier seront supprimées définitivement le {date}, avec un bouton Annuler la suppression planifiée.

Depuis le portail d'administrationCopy Anchor Link

Les administrateurs de l'organisation peuvent faire de même depuis la page du dossier dans le portail d'administration, en deux étapes :

1. Désactiver à la fin de la période. Le portail ne propose qu'une désactivation à la fin de la période de facturation en cours, qui peut être annulée jusqu'à cette date. Désactiver maintenant et supprimer en une seule étape reste dans Claira.
2. Supprimer les données du dossier, une fois la désactivation effective. Il s'agit de la même suppression que celle décrite sur cette page : l'administrateur saisit le nom du dossier exactement tel qu'affiché, et la suppression a lieu après le même délai de grâce de 7 jours, avec la même liste de ce qui est supprimé et de ce qui est conservé.

L'équipe du dossier voit une suppression planifiée depuis le portail sur l'écran d'activation du dossier, et peut l'y annuler comme d'habitude; l'administrateur peut aussi l'annuler depuis le portail. La réactivation du dossier l'annule toujours.

Les personnes qui reçoivent les courriels de forfait du dossier reçoivent un courriel lorsqu'un administrateur réserve une désactivation ou planifie une suppression depuis le portail, et l'administrateur qui a agi en reçoit une copie. Chacun de ces courriels nomme cet administrateur.

L'annulation d'une désactivation ou d'une suppression prévue n'avise que la personne qui l'a annulée. C'est le cas dans le portail comme dans Claira à l'intérieur de Nuix Discover. Le reste de l'équipe du dossier n'est pas informé, car la désactivation ou la suppression annoncée n'aura plus lieu. La confirmation nomme le dossier, ce qui a été annulé et la date qui ne s'applique plus. Si Claira n'a aucune adresse de courriel au dossier pour vous, l'annulation se fait quand même, elle n'est simplement pas confirmée par courriel.

Ce qui est suppriméCopy Anchor Link

Lorsque la suppression planifiée s'exécute, Claira supprime définitivement tout ce qui concerne le travail de revue du dossier :

• Tout l'historique des analyses en lot (les tâches en lot, leurs commentaires et les résultats par document)
• Tout l'historique des analyses individuelles
• Tous les prompts enregistrés et les commentaires de prompt pour le dossier
• Toutes les conversations en mode Agent (fils et messages)
• Tous les Insights et leur historique de révision
• Toutes les évaluations préliminaires, avec les statistiques sur lesquelles elles reposent
• Le Contexte du dossier (résumé extrait, liens vers les documents source et historique des versions)
• Toute configuration de champ connecté propre au dossier, ainsi que les enregistrements des champs créés depuis Claira
• Les enregistrements d'épinglage, de marquage final et d'export PDF des prompts du dossier, et ceux d'épinglage et de partage de ses conversations
• Les réglages de chaque utilisateur pour le dossier (son texte de prompt, ses instructions Multi-Code et son choix de modèle local) et la liste des destinataires de courriel du dossier
• La connexion partagée du dossier (Claira Private), avec sa clé API enregistrée, ainsi que les enregistrements des exécutions sur un modèle local
• Tout identifiant de service Discover enregistré pour le traitement en arrière-plan, y compris le jeton stocké
• Tout fichier de document encore conservé pour une analyse image, audio, vidéo ou Auto en arrière-plan (les fichiers qu'un navigateur a téléversés pour cette exécution)
• Les notes de travail internes de Claira sur le dossier et sur le travail de chaque personne dans celui-ci

Les enregistrements d'exécution sur un modèle local ne conservent de toute façon jamais longtemps une conversation : la transcription d'une exécution est effacée dès que celle-ci se termine, et les exécutions terminées sont supprimées après une courte période de rétention.

Ce qui est conservéCopy Anchor Link

Claira conserve délibérément un petit ensemble d'enregistrements nécessaires à la réconciliation financière, aux fenêtres de contestation et à l'audit SOC 2 :

• L'historique de facturation (les liens client/abonnement Stripe par dossier et l'historique de niveau de forfait)
• Le registre d'utilisation des jetons pour le dossier
• Les courriels de facturation envoyés pour le dossier
• La piste d'audit de la désactivation et de la suppression (qui les a demandées, quand elles se sont exécutées, et quels types d'enregistrements ont été supprimés)
• L'historique d'activation du dossier, et les enregistrements de livraison des courriels envoyés par Claira pour le dossier (à qui ils ont été envoyés, leur objet et s'ils ont été livrés, jamais leur contenu)

Ces enregistrements ne contiennent aucun contenu de revue du dossier.

Le délai de grâce de 7 joursCopy Anchor Link

Après la planification d'une suppression, Claira attend 7 jours avant de l'exécuter. Pendant cette fenêtre :

• L'écran d'activation du dossier affiche la date planifiée et un bouton Annuler la suppression planifiée (un dossier désactivé s'ouvre sur cet écran).
• La réactivation du dossier annule automatiquement la suppression planifiée : choisir un forfait à nouveau signifie que vous conservez les données. Le journal d'audit enregistre l'annulation.
• Vous pouvez annuler vous-même la suppression planifiée à tout moment.

Réactiver un dossierCopy Anchor Link

Un dossier désactivé peut être réactivé à tout moment depuis son écran d'activation : le bouton indique Réactiver Claira et l'écran porte le badge Précédemment actif. La réactivation démarre un nouveau forfait : les jetons retirés à la désactivation ne sont pas restaurés, mais le nouveau forfait démarre avec la totalité de ses jetons mensuels. Toute suppression de données en attente est annulée automatiquement.

Après l'exécution de la suppressionCopy Anchor Link

Une fois la suppression exécutée, l'avis de suppression planifiée est remplacé par Les données de ce dossier ont été définitivement supprimées le {date}. Les enregistrements de facturation et d'audit demeurent.

Si la suppression échoue pour une raison quelconque, Claira réessaie automatiquement. Si les tentatives sont épuisées, un message La suppression ne s'est pas terminée. Contactez le soutien s'affiche ; veuillez nous joindre et mentionner le dossier avant de planifier à nouveau.

Liens connexesCopy Anchor Link

• Forfaits et facturation : forfaits, méthodes de facturation et cycle de facturation.
• Confidentialité et sécurité : contexte plus large sur le traitement des données.