Facturation et factures dans le portail d'administrationCopy Anchor Link

L'écran Facturation a deux onglets. Facture à venir est la facture mensuelle des dossiers facturés à votre organisation, fenêtre par fenêtre. Quand une fenêtre se termine, Claira émet sa facture et l'envoie par courriel aux personnes de votre organisation qui peuvent voir la facturation. Moyens de paiement et paramètres montre où vont les frais de chaque dossier, les cartes conservées par Stripe, les rétrogradations et désactivations réservées, et les paramètres avec lesquels vos factures sont produites. Chaque montant est affiché dans la devise de votre région.

La facture à venirCopy Anchor Link

Une fenêtre de facturation est un mois. Par défaut elle va du 22 au 21, et vous pouvez changer le jour sous Paramètres de facturation. Choisissez une fenêtre en haut de l'onglet; la fenêtre clôturée la plus récente s'ouvre en premier, et la fenêtre en cours, encore ouverte, est marquée En cours.

Un dossier figure sur la facture d'une fenêtre lorsqu'il a été actif pendant une partie de la fenêtre et qu'il est facturé par facture mensuelle. Chaque dossier est facturé un mois complet de forfait au niveau qu'il avait à la fin de la fenêtre, sans prorata, même pour un dossier désactivé en cours de fenêtre.

La facture regroupe ses lignes :

• Nouvellement activés : activés ou passés à un forfait supérieur pendant la fenêtre.
• En cours : actifs toute la fenêtre à un forfait inchangé.
• Désactivés : terminés pendant la fenêtre; facturés un mois complet.

Le dépassement s'ajoute par dossier à partir des cycles de facturation clôturés dans la fenêtre, au tarif de dépassement affiché à l'écran. Les lots de jetons sont les lots qu'un dossier a ajoutés à la facture mensuelle pendant la fenêtre, au prix affiché lors de chaque achat. La remise partenaire s'applique à tout le sous-total (frais de forfait, dépassement et lots de jetons ensemble) et le total dû est ce que vous payez.

Exporter en CSV télécharge la fenêtre ligne par ligne, pour votre propre rapprochement.

Absents de cette factureCopy Anchor Link

Sous les lignes, l'écran liste les dossiers actifs pendant la fenêtre mais absents de la facture : les dossiers facturés par carte, débités directement par Stripe, et les dossiers marqués comme dossiers de démonstration ou de test, avec qui les a marqués et quand. Inclure dans la facturation remet un dossier marqué sur la facture, après une confirmation.

Factures émises par ClairaCopy Anchor Link

Claira émet la facture mensuelle de votre organisation et l'envoie par courriel. Cela concerne les organisations facturées par facture mensuelle, comme les revendeurs et les autres partenaires.

• Quand. Claira émet la facture automatiquement le matin qui suit la clôture d'une fenêtre de facturation, une fois le dépassement de cette fenêtre définitif. Personne n'a besoin d'ouvrir d'abord le portail d'administration : la facture est émise et envoyée dans tous les cas.
• Émetteur. La facture est émise par Noticia Solutions Inc., qui exerce ses activités sous le nom de Claira. Elle indique le numéro de TPS/TVH de Claira et les coordonnées bancaires pour payer par virement.
• Numéro de facture. Chaque facture porte un numéro formé d'un code client court, de votre région et d'un numéro de séquence à cinq chiffres, par exemple EDC-AU-00004. Les numéros se suivent pour votre organisation et ne contiennent pas d'année. Si Claira vous facturait auparavant à la main, la séquence reprend à la suite de ces factures.
• Dates. La facture est datée du dernier jour de la fenêtre de facturation qu'elle couvre, et le paiement est dû 30 jours après cette date (net 30). Claira l'émet et l'envoie le lendemain matin : la facture vous parvient donc normalement le lendemain de sa date. Voir La date de la facture et la date d'émission.
• Fenêtres antérieures. Les factures que vous avez reçues pour les fenêtres clôturées avant que Claira commence à émettre les factures ici restent valables. Lorsque Claira a ajouté l'une d'elles au portail, vous pouvez aussi la télécharger ici. Pour toute autre fenêtre passée sans facture, vous pouvez demander à Claira de l'émettre. Voir Votre historique de factures.

Ce que montre la factureCopy Anchor Link

La facture est un PDF dans la devise de votre région. Elle comprend :

• Numéro et dates : le numéro de facture, la date de la facture (le dernier jour de la fenêtre de facturation), la date d'échéance et la période de service (la fenêtre de facturation), avec une ligne sous la période de facturation qui indique le jour où la facture a été émise.
• Facturé à : la raison sociale, l'adresse et le numéro de taxe de votre organisation, ainsi que votre bon de commande ou votre référence, tirés de vos coordonnées de facturation.
• Dossiers : chaque dossier facturé, regroupé en Nouvellement activés, En cours et Désactivés, avec son forfait, ses frais de forfait, ses jetons de dépassement et son dépassement. Les dossiers marqués comme dossiers de démonstration ou de test figurent dans leur groupe sans frais, pour que chaque dossier actif apparaisse.
• Totaux : frais de forfait, dépassement, sous-total, remise partenaire, montant net, les éventuelles lignes de taxe, et le total dû.
• Crédit au compte : si votre organisation a payé Claira à l'avance, la facture est d'abord réglée par ce crédit. Elle indique le paiement anticipé au dossier, le montant appliqué, le crédit restant et le solde dû. Lorsque le crédit couvre toute la facture, le solde dû est nul et vous n'avez rien à payer.
• Modalités de paiement et conditions : les coordonnées bancaires pour un virement, le numéro de facture à indiquer avec votre paiement, et les conditions.

La date de la facture et la date d'émissionCopy Anchor Link

Votre facture est datée du dernier jour de la fenêtre de facturation qu'elle couvre, même si elle vous parvient le lendemain matin. Claira n'émet une facture qu'une fois sa fenêtre clôturée et l'utilisation de la fenêtre définitive : une facture pour la fenêtre du 22 août au 21 septembre est donc envoyée le 22 septembre et datée du 21 septembre.

• La date de la facture est celle qui figure en haut de la facture. Elle tombe dans la période couverte par la facture, et le paiement est dû 30 jours après elle.
• La date d'émission est le jour où Claira a émis et envoyé la facture. La facture l'indique dans une ligne sous la période de facturation, par exemple : « Datée du dernier jour de la période de facturation (du 22 août 2026 au 21 septembre 2026). Émise le 22 septembre 2026, une fois l'utilisation de la période devenue définitive. » Le courriel dit la même chose, et la carte Facture affiche les deux dates.

Les factures que Claira a émises avant de les dater ainsi conservent leur date d'origine.

Qui reçoit la factureCopy Anchor Link

La facture est envoyée par courriel à toutes les personnes de votre organisation dont le rôle permet de voir la facturation : les administrateurs de l'organisation dans tous les cas, et tout rôle doté de Voir la facturation de l'organisation ou de Gérer la facturation de l'organisation. Claira utilise l'adresse courriel qu'il a pour chaque personne dans Nuix Discover. Chaque courriel est rédigé dans la langue du destinataire (anglais, français ou allemand). Il résume l'objet de la facture (le numéro de facture, la date de la facture, la période de service, les dossiers facturés dans chaque groupe, les frais de forfait, le dépassement, la remise partenaire, les taxes, le total dû, le crédit au compte appliqué et le solde dû s'il y a lieu, et la date d'échéance, puis la liste des dossiers, y compris les dossiers de démonstration ou de test sans frais) et joint la facture en PDF, avec les mêmes lignes en CSV. Claira reçoit aussi une copie de chaque facture.

Pour qu'un rôle ne reçoive plus les factures, désactivez-le pour Facture mensuelle dans l'écran Courriel. Voir Le courriel de facture mensuelle.

La carte FactureCopy Anchor Link

Choisissez une fenêtre clôturée dans l'onglet Facture à venir : la carte Facture indique où en est sa facture.

• Émise : le numéro de facture, la Date de la facture, le jour de son émission (Émise le), la date d'échéance et le total, avec Télécharger le PDF. Une ligne en dessous explique pourquoi la date de la facture précède le jour de son émission. Lorsque votre crédit au compte a réglé tout ou partie de la facture, la carte indique aussi le crédit appliqué et le solde dû, ainsi que le nombre de dossiers de démonstration ou de test que la facture présente sans frais. La liste Envoyée à indique à qui la facture a été envoyée et si chaque courriel a été livré.
• Retenue : Claira ne peut pas encore émettre la facture. Voir Factures retenues.
• Rien à facturer : aucun dossier de la fenêtre n'était facturé par facture, aucune facture n'est donc émise.
• Pas encore émise : Claira n'a pas encore émis de facture pour cette fenêtre. Une fois la fenêtre clôturée depuis au moins deux jours, la carte propose Demander la facture. Voir Demander une facture manquante.
• Émise, pour une facture que Claira vous a envoyée avant d'émettre les factures dans le portail : le numéro, la date de la facture et, lorsque Claira l'a enregistré, le total qui y figure, avec Télécharger le PDF pour la facture que vous avez reçue.

Pour une fenêtre dont la facture est émise, Télécharger le CSV télécharge la facture telle qu'émise, ligne par ligne.

Envoyer de nouveau envoie de nouveau la facture émise par courriel. Ce bouton est offert aux personnes dont le rôle comprend Gérer la facturation de l'organisation. Choisissez qui la reçoit parmi les personnes dont le rôle permet de voir la facturation, puis confirmez. Une facture peut être envoyée de nouveau au plus 10 fois par jour.

Votre historique de facturesCopy Anchor Link

La liste Factures, dans l'onglet Moyens de paiement et paramètres, couvre chaque fenêtre de facturation depuis l'activation du premier dossier de votre organisation, de la plus récente à la plus ancienne. Elle affiche douze fenêtres à la fois; Afficher les factures antérieures charge les douze suivantes. Chaque fenêtre s'ouvre dans l'onglet Facture à venir avec Voir.

Chaque fenêtre qui a une facture se télécharge en PDF à tout moment, depuis la liste ou depuis la carte de facture de la fenêtre :

• Les factures que Claira a émises ici se téléchargent exactement telles qu'elles ont été émises.
• Les factures que Claira vous a envoyées avant d'émettre les factures ici, une fois que Claira les a ajoutées au portail, apparaissent comme Émise avec le numéro et la date qui y figurent. Le PDF est la facture que vous avez reçue.

Demander une facture manquanteCopy Anchor Link

Une fenêtre clôturée depuis au moins deux jours, qui comptait des dossiers à facturer et n'a toujours pas de facture, affiche Pas encore émise avec Demander la facture. Toute personne dont le rôle permet de voir la facturation peut la demander.

1. Ouvrez la fenêtre dans l'onglet Facture à venir (depuis le sélecteur de fenêtre, ou avec Voir dans la liste Factures).
2. Sur la carte Facture, sélectionnez Demander la facture.

Claira est avisé immédiatement. Il émet la facture dans le portail, datée du dernier jour de la fenêtre et payable 30 jours après cette date, et l'envoie par courriel aux personnes dont le rôle permet de voir la facturation, comme pour toute autre facture. D'ici là, la carte indique quand la facture a été demandée. Vous pouvez la demander de nouveau après 24 heures. Si le message à Claira n'a pas pu être envoyé, la carte l'indique : demandez-la de nouveau après 24 heures, ou contactez le support de Claira.

Factures retenuesCopy Anchor Link

Une facture retenue est une facture que Claira ne peut pas encore émettre. La carte indique pourquoi :

• Vos coordonnées de facturation manquent. C'est la seule raison que vous pouvez corriger vous-même. La carte vous invite à ajouter vos coordonnées de facturation et y mène directement. La facture est émise et envoyée le matin qui suit leur enregistrement. D'ici là, la liste À surveiller de l'écran Vue d'ensemble affiche aussi la facture retenue, avec un lien vers vos coordonnées de facturation.
• Toute autre raison relève de Claira. La carte indique que Claira termine la configuration de la facture, et la facture est émise automatiquement une fois que c'est fait. Vous n'avez rien à faire.

Quand les chiffres changent après l'émissionCopy Anchor Link

Une facture émise ne change jamais. Si quelque chose change ensuite dans sa fenêtre, par exemple si un dossier est marqué comme dossier de démonstration ou de test, l'écran Facturation affiche les chiffres actuels à côté de la facture et indique qu'ils diffèrent de la facture telle qu'émise. La facture que vous avez reçue reste valable. Si elle doit être corrigée, contactez Claira à support@claira.to.

Dossiers de démonstration ou de testCopy Anchor Link

Un dossier facturé mensuellement qui ne sert qu'à une démonstration ou à des tests peut être exclu de votre facture en le marquant comme dossier de démonstration ou de test.

• Dossiers facturés mensuellement seulement. L'option n'est proposée que pour les dossiers facturés par facture mensuelle. Les dossiers payés par carte sont facturés par Stripe : ils ne peuvent donc pas être exclus. L'option ne s'affiche pas pour eux, et Claira refuse le changement s'il est tenté.
• Un motif est obligatoire. Marquer un dossier demande un motif de 200 caractères au maximum, et Claira refuse le changement si le motif est vide. Le motif est affiché sur le dossier et conservé dans le registre d'audit de votre organisation : n'y indiquez donc aucune information sur un client ni aucun renseignement personnel.
• Les jetons et le dépassement restent comptés. Le dossier continue d'utiliser et d'enregistrer des jetons et du dépassement exactement comme avant, et ceux-ci restent affichés sur la page du dossier, dans ses rapports de facturation et dans les chiffres d'utilisation. Seule la facture exclut le dossier.
• Les périodes passées affichées dans le portail changent aussi. La facture est calculée au moment où vous l'ouvrez : un dossier marqué disparaît donc aussi des périodes passées affichées dans ce portail, et pas seulement de la période en cours. Les factures qui vous ont déjà été émises ne sont pas touchées.

Pour marquer un dossier, ouvrez sa page dans Dossiers et activez Dossier de démonstration ou de test dans la carte Forfait et facturation, ou choisissez Exclure de la facturation sur sa ligne sous Facturation de chaque dossier. Saisissez le motif et confirmez. Le dossier porte alors un badge Démo dans la liste des dossiers et sur sa page, et l'écran enregistre qui l'a marqué, quand et pourquoi. Pour le facturer de nouveau, désactivez l'option ou choisissez Inclure dans la facturation, puis confirmez. Un dossier payé par carte qui avait été exclu avant cette règle peut seulement être remis sur la facture.

Moyens de paiement et paramètresCopy Anchor Link

• Modes de paiement, les cartes que Stripe conserve pour vos dossiers facturés par carte : marque, quatre derniers chiffres et expiration, rien d'autre. Gérer dans Stripe ouvre la page de Stripe pour cette carte.
• Où vont les frais : quelle part de la dernière période est allée à la facture de l'organisation, aux cartes, et combien de dossiers sont marqués comme dossiers de démonstration ou de test.
• Facturation de chaque dossier : chaque dossier actif avec son forfait, à quoi il est facturé et son montant de la dernière période. Le mode de facturation lui-même (carte ou facture) se choisit sur le dossier dans Discover à l'activation de Claira.
• Changements de forfait en attente : rétrogradations et désactivations réservées depuis Claira ou depuis le portail d'administration, qui attendent l'anniversaire de forfait d'un dossier. Les passages supérieurs n'attendent jamais. Chaque nom de dossier ouvre le dossier, et Gérer depuis la page du dossier vous amène là où vous pouvez modifier ou annuler le changement réservé. Voir Changer le forfait d'un dossier.
• Paramètres de facturation : la remise partenaire, la fenêtre de facturation (un jour du mois, le dernier jour du mois, ou l'anniversaire de votre première activation) et le tarif de dépassement. Claira fixe la remise partenaire de votre organisation et le tarif de dépassement de la région; les deux sont donc affichés en lecture seule. Pour modifier votre remise, communiquez avec Claira. Vous pouvez modifier la fenêtre de facturation. Changer la fenêtre redécoupe les fenêtres qui n'ont pas encore de facture; convenez-en d'abord avec Claira. Les factures déjà émises conservent leurs propres dates, et la première fenêtre qui suit va de la fin de votre dernière facture jusqu'à votre nouveau jour de facturation, de sorte qu'aucun jour n'est facturé deux fois. Lorsque cet écart est inférieur à environ deux semaines, il est ajouté à la fenêtre suivante plutôt que facturé comme un mois distinct; dans les deux cas, chaque dossier n'est facturé qu'une fois pour cette période.
• Coordonnées de facturation : la raison sociale, l'adresse et les références que Claira imprime sur vos factures. Voir Coordonnées de facturation.
• Factures : chaque fenêtre depuis votre première activation, une ligne par fenêtre, avec son total, son numéro de facture (ou son statut, s'il n'y a pas de facture), un lien pour l'ouvrir, et un téléchargement du PDF pour chaque fenêtre qui a une facture. Afficher les factures antérieures charge les fenêtres plus anciennes. Voir Votre historique de factures.

Coordonnées de facturationCopy Anchor Link

La carte Coordonnées de facturation, dans l'onglet Moyens de paiement et paramètres, contient ce que Claira imprime sur vos factures :

• Raison sociale et Adresse de facturation : obligatoires. Claira ne peut pas émettre de facture sans elles.
• Numéro de taxe ou de TVA : le numéro propre à votre organisation, facultatif.
• Bon de commande ou référence : facultatif, imprimé sur la facture pour que votre service comptable puisse la rapprocher.

Les personnes dont le rôle comprend Gérer la facturation de l'organisation peuvent les changer avec Modifier les coordonnées de facturation. La prochaine facture émise par Claira utilise ce que vous enregistrez; les factures déjà émises conservent les coordonnées avec lesquelles elles ont été émises.

La carte affiche aussi, en lecture seule, qui émet vos factures, les Taxes sur vos factures (définies par Claira), le format de vos Numéros de facture et, si votre organisation a payé à l'avance, votre Crédit au compte. Si vous préférez convenir de vos coordonnées de facturation avec Claira, ou si vous n'avez pas ouvert le portail d'administration, écrivez à support@claira.to.

Besoin d'aide ? Contactez-nous à support@claira.to.