Le jeton d'API Discover de l'organisation dans le portail d'administration

Le traitement en arrière-plan a besoin d'un jeton d'API Nuix Discover connecté à chaque dossier. Plutôt que de coller un jeton dans chaque dossier, un administrateur de l'organisation peut définir un seul jeton d'organisation par portail Discover dans l'écran Paramètres. Chaque dossier de votre organisation sur ce portail le propose alors, et toute personne qui travaille dans le dossier le connecte en un clic : Utiliser le jeton de l'organisation.

Rien ne se connecte de soi-même : le jeton de l'organisation est proposé dans chaque dossier, et un dossier l'utilise dès que quelqu'un le choisit dans ce dossier, ou dès que vous faites passer des dossiers à ce jeton depuis cet écran.

Avant de commencer

Discover n'a pas de type de compte de service distinct : le jeton de l'organisation est donc le jeton d'API personnel d'un utilisateur Discover que vous créez pour Claira :

1. Créez un utilisateur Discover dédié, par exemple claira-service.
2. Ajoutez-le à vos dossiers, avec la permission de lire les documents et d'appliquer le codage à vos champs de destination.
3. Connectez-vous à Discover en tant que cet utilisateur et générez son jeton d'API personnel.

Les étapes 1 à 3 de Configurer le traitement en arrière-plan décrivent chacune de ces actions dans Discover. Chaque écriture en arrière-plan apparaît dans Discover au nom du compte du jeton : c'est pourquoi un utilisateur dédié est recommandé plutôt que le jeton d'une personne, car le journal d'audit montre alors le travail comme celui de Claira, et non celui d'un examinateur.

Définir le jeton de l'organisation

La carte Jeton d'API Discover liste chaque portail Discover de votre organisation, avec un état : Fonctionnel, Refusé par Discover ou Non défini.

1. Sur le portail, choisissez Ajouter un jeton.
2. Collez le jeton de l'utilisateur de service dans Jeton d'API personnel de l'utilisateur de service et choisissez Vérifier et enregistrer.
3. Claira vérifie le jeton auprès de Discover et s'assure qu'il a été généré sur ce portail. Un jeton que Discover n'accepte pas, ou qui a été généré sur un autre portail, n'est pas enregistré, et la carte en indique la raison.

Claira n'affiche plus jamais un jeton enregistré. Une fois le jeton défini, le portail affiche Se connecte en tant que et le compte, Défini le avec la date et la personne qui l'a défini, Vérifié le avec la date de la dernière vérification, et le nombre de dossiers qui l'utilisent (Utilisé dans 12 dossiers).

Lorsqu'un jeton d'organisation est défini, Synchroniser depuis Discover dans l'écran Utilisateurs l'utilise pour lire votre portail Discover.

Les dossiers qu'il peut ouvrir

Un jeton ne se connecte qu'aux dossiers que son utilisateur Discover peut ouvrir. La carte indique combien de vos dossiers actifs sur ce portail le jeton peut ouvrir, par exemple Peut ouvrir 18 des 20 dossiers actifs.

• Afficher les 2 qu'il ne peut pas ouvrir liste ces dossiers par nom. Ajoutez-leur l'utilisateur de service dans Discover (Case Setup > Users).
• Vérifier maintenant interroge Discover de nouveau, par exemple après que vous avez ajouté l'utilisateur à d'autres dossiers. La vérification lit la liste dans Discover à ce moment et ne conserve rien.

Remplacer le jeton

Lorsque vous renouvelez le jeton de l'utilisateur de service dans Discover, choisissez Remplacer le jeton, collez le nouveau jeton et choisissez Vérifier et enregistrer. Chaque dossier connecté au jeton de l'organisation utilise le nouveau immédiatement, sans rien à faire dans les dossiers. Si Discover n'acceptait plus l'ancien jeton, voir Lorsque Discover refuse le jeton.

Retirer le jeton

Choisissez Retirer sur le portail. La confirmation, Retirer le jeton d'API de l'organisation ?, indique combien de dossiers l'utilisent et que le traitement en arrière-plan s'arrête dans ces dossiers jusqu'à ce que quelqu'un connecte un autre jeton. Discover continue d'accepter le jeton jusqu'à ce que vous le révoquiez dans Discover. Choisissez Retirer le jeton pour confirmer.

Les tâches en arrière-plan en cours dans ces dossiers sont suspendues immédiatement, en conservant leur progression, et la personne qui a lancé chacune d'elles reçoit un courriel indiquant qu'elle est en pause parce que le jeton d'API utilisé par le dossier a été retiré ou déconnecté. Dès que quelqu'un connecte un autre jeton dans le dossier, la tâche peut être reprise depuis Tâches en lot.

Tant que l'option Jetons d'API personnels de votre organisation est Non autorisés, aucun jeton d'organisation ne peut être retiré : changez d'abord l'option, puis retirez le jeton.

Jetons d'API personnels

L'option Jetons d'API personnels détermine si chacun peut connecter son propre jeton à des dossiers :

Non autorisés ne peut être choisi que lorsque chaque portail de votre organisation a un jeton d'organisation fonctionnel. D'ici là, l'option n'est pas disponible et en donne la raison : Ajoutez d'abord un jeton d'organisation fonctionnel pour chaque portail.

Changer cette option ne déconnecte jamais un dossier.

Jetons personnels en usage

Jetons personnels en usage liste les jetons que des personnes ont enregistrés elles-mêmes, avec les colonnes Personne (qui l'a ajouté), Se connecte en tant que (le compte), Dossiers (combien l'utilisent), Dernière utilisation et État.

• Retirer retire le jeton d'une personne. La confirmation, Retirer le jeton d'API de {user} ?, indique combien de dossiers l'utilisent : le traitement en arrière-plan s'arrête dans ces dossiers jusqu'à ce que quelqu'un connecte un autre jeton. Comme lorsque vous retirez le jeton de l'organisation, les tâches en arrière-plan en cours dans ces dossiers sont suspendues immédiatement et la personne qui a lancé chacune d'elles reçoit un courriel.
• Le pied de la liste compte les dossiers qui dépendent de jetons personnels, par exemple 6 dossiers dépendent de jetons personnels. Passer au jeton de l'organisation demande Faire passer {count} dossiers au jeton de l'organisation ? et explique que Claira vérifie d'abord chaque dossier auprès de Discover, et qu'un dossier que le compte du jeton de l'organisation ne peut pas ouvrir conserve son jeton personnel. Choisissez Faire passer les dossiers. Le résultat indique combien de dossiers sont passés au jeton de l'organisation ({switched} dossiers sont passés au jeton de l'organisation.) et combien n'ont pas pu y passer parce que le compte du jeton de l'organisation ne peut pas les ouvrir. Ajoutez ce compte à ces dossiers dans Discover, puis recommencez.

Claira ne retire jamais un jeton personnel de son propre chef.

Dans l'écran Dossiers

Dans l'écran Dossiers, un badge sur chaque dossier indique quel jeton il utilise : Jeton de l'organisation, le jeton d'une personne (Jeton de {user}) ou Aucun jeton.

Lorsque Discover refuse le jeton

Si le jeton de l'organisation est révoqué ou expire dans Discover, le portail affiche Refusé par Discover.

• Vos administrateurs reçoivent un courriel, une fois par refus. Le courriel est envoyé à chaque membre de votre organisation qui a une adresse courriel dans l'annuaire des utilisateurs du portail d'administration et dont le rôle est Administrateur de l'organisation ou comprend Gérer le jeton d'API Discover de l'organisation. Les réglages par rôle de l'écran Courriel ne s'y appliquent pas.
• Les tâches en arrière-plan sont suspendues, en conservant leur progression. Les tâches qui utilisent le jeton s'arrêtent là où elles sont et apparaissent comme Incomplète dans Tâches en lot ; ce qu'elles ont déjà écrit dans Discover est conservé. La personne qui a lancé chacune d'elles reçoit un courriel indiquant qu'elle est en pause. Dans chaque dossier, la section Traitement en arrière-plan affiche Action requise, et les nouvelles analyses en arrière-plan sont refusées jusqu'au remplacement du jeton.
• La migration de champs n'est pas suspendue. Une migration de champs en cours à ce moment se termine en échec, avec un message indiquant que Discover n'accepte plus le jeton d'API utilisé par ce dossier. Les copies qu'elle n'avait pas encore faites restent non faites.
• Remplacez-le une seule fois. Générez un nouveau jeton d'API personnel pour le même utilisateur de service dans Discover, puis choisissez Remplacer le jeton. Chaque dossier qui utilise le jeton de l'organisation est réglé d'un coup.
• Puis reprenez. Les personnes qui travaillent dans les dossiers utilisent Reprendre dans Tâches en lot pour continuer chaque tâche suspendue là où elle s'était arrêtée. La reprise est refusée tant que le dossier n'a pas de nouveau un jeton fonctionnel.

Qui peut le gérer

Les administrateurs dont le rôle comprend Gérer le jeton d'API Discover de l'organisation peuvent définir, remplacer et retirer le jeton de l'organisation, modifier l'option Jetons d'API personnels, retirer des jetons personnels et faire passer des dossiers au jeton de l'organisation. Le rôle intégré Administrateur de l'organisation la comprend ; les autres voient la carte en lecture seule. Chaque changement est consigné dans l'écran Activité sous Rôles et accès, avec le nom du compte, jamais le jeton.

Dans les dossiers, connecter un jeton que Claira détient déjà exige Connecter un jeton d'API enregistré à un dossier, que chaque Utilisateur a par défaut. Voir Utilisateurs et rôles.

Besoin d'aide ? Contactez-nous à support@claira.to.