Dossiers dans le portail d'administrationCopy Anchor Link

Les écrans Vue d'ensemble et Dossiers répondent aux questions qu'une liste de dossiers dans Discover ne peut pas : quels dossiers ont Claira, sur quel forfait, combien de jetons il leur reste, quand ils ont été activés, quand leur forfait a changé et quand ils se désactivent ou l'ont été. La page propre à un dossier va plus loin : de là, un administrateur de l'organisation peut changer le forfait du dossier, le désactiver, supprimer ses données une fois qu'il est désactivé et télécharger ses rapports de facturation.

Vue d'ensembleCopy Anchor Link

La vue d'ensemble est l'écran d'accueil après la carte Vérifié. Elle commence par ce qui demande votre attention, puis les chiffres, puis ce qui s'est passé.

À surveiller vient en premier, et seulement s'il y a quelque chose à faire : les dossiers dont le solde de jetons est bas par rapport à leur allocation mensuelle, les rétrogradations réservées à une date future et les désactivations réservées à une date future. Chaque élément ouvre son dossier. Quand rien ne demande votre attention, la section n'est pas affichée du tout.

La même zone affiche les activations non attribuées, le cas échéant : des dossiers activés sous vos organisations Nuix avant que votre identifiant d'organisation soit configuré dans Discover. Ils fonctionnent toujours, mais ne figurent pas sur votre facture tant qu'ils ne sont pas attribués. Contactez le soutien si vous voyez cet avis.

Viennent ensuite cinq chiffres :

L'activité récente occupe toute la largeur sous les chiffres : les dernières activations, désactivations et changements de forfait, avec un lien vers le fil d'Activité complet.

L'écran DossiersCopy Anchor Link

Des onglets permettent de passer des dossiers Actifs aux Désactivés et à Tous. La zone de recherche correspond au nom du dossier, à son numéro et à l'organisation Nuix. Filtres restreint la liste par forfait, par mode de facturation et selon les dossiers de démonstration ou de test (les inclure, afficher uniquement ceux-ci ou les masquer); le bouton indique combien de filtres sont actifs, et Effacer les filtres les retire tous.

Chaque ligne affiche :

Un badge sur chaque dossier indique aussi quel jeton d'API Discover il utilise pour le traitement en arrière-plan : Jeton de l'organisation, le jeton d'une personne (Jeton de {user}) ou Aucun jeton. Voir Le jeton d'API Discover de l'organisation.

La page de détail d'un dossierCopy Anchor Link

Choisissez un dossier pour ouvrir sa page. À côté de son nom, des badges indiquent si le dossier est Actif ou Désactivé, Désactivation le {date} tant qu'une désactivation est réservée, Suppression le {date} tant qu'une suppression des données est planifiée, Données supprimées une fois celle-ci effectuée, et Démo pour un dossier de démonstration ou de test. Les actions décrites plus bas se trouvent en haut à droite : Gérer le forfait, Rapports de facturation et Autres actions. Une action que votre rôle ne permet pas n'est pas affichée; une action qui existe mais ne peut pas encore être effectuée est grisée, et son survol en indique la raison.

La page affiche ensuite :

• Les dates du cycle de vie : quand le dossier a été activé, quand son forfait a changé pour la dernière fois, quand il se désactive, et son propre cycle de forfait (qui court à partir de sa date d'activation et que toute rétrogradation réservée attend).
• Quatre chiffres : Jetons disponibles, par rapport à l'allocation mensuelle; Utilisés ce cycle, avec les dates du cycle; Dépassement, en jetons et en argent au tarif de dépassement de votre région; et Prochaine facture ou prochain prélèvement, soit la date et le montant du renouvellement par carte, soit le montant de ce dossier sur la période de facturation actuellement ouverte. Ce dernier chiffre est une estimation avant toute remise partenaire. Pour un dossier désactivé, ou un dossier de démonstration ou de test, il indique que plus rien n'est facturé pour le dossier.
• Forfait et facturation : le forfait et son prix mensuel, depuis quand le dossier le détient, son mode de facturation (facture mensuelle ou carte de crédit), si les analyses peuvent dépasser le solde de jetons, le solde de dépassement, l'interrupteur Dossier de démonstration ou de test sur les dossiers facturés mensuellement (voir Dossiers de démonstration ou de test), et les paiements par carte des dossiers facturés par carte.
• Personnes sur ce dossier : toutes les personnes du dossier avec leur rôle, si elles sont toujours actives, quand elles ont été vues pour la dernière fois et combien de jetons elles ont utilisés ce cycle. Les jetons utilisés par un processus automatisé, ou par une personne sans fiche de contact, figurent sur une ligne à part.
• Utilisation par type de média : les jetons de ce cycle répartis par type de document.
• Activité des jetons, chaque mouvement de jetons : analyses, tâches en lot, débits Insight antérieurs à leur gratuité, allocations mensuelles, achats, remboursements.
• Historique des forfaits : chaque forfait détenu par le dossier et quand.
• Rapports de facturation : voir Rapports de facturation plus bas.

Changer le forfait d'un dossierCopy Anchor Link

1. Ouvrez le dossier et choisissez Gérer le forfait.
2. La boîte de dialogue liste chaque forfait avec son prix mensuel et ses jetons mensuels. Votre forfait actuel est marqué Forfait actuel. Chacun des autres forfaits indique quand le changement s'appliquerait : La mise à niveau s'applique immédiatement, ou La rétrogradation s'applique le {date} (la fin de la période de facturation en cours du dossier).
3. Choisissez un forfait, puis Vérifier le changement, lisez la confirmation et confirmez.

Ce qui se passe dépend du sens du changement et du mode de facturation du dossier :

• Passage à un forfait supérieur, dossier facturé par carte. Le forfait change aussitôt. La carte enregistrée est débitée dès maintenant de la différence au prorata, et les jetons mensuels du nouveau forfait sont ajoutés immédiatement.
• Passage à un forfait supérieur, dossier facturé par carte sans abonnement par carte pour l'instant. Le forfait indique Continuez vers Stripe pour ajouter une carte. Vous continuez vers Stripe pour saisir les informations de paiement, et le forfait change une fois le paiement accepté. De retour sur la page du dossier, un message confirme le paiement; le nouveau forfait apparaît d'ici une minute. Si vous annulez sur la page de Stripe, rien ne change.
• Passage à un forfait supérieur, dossier facturé mensuellement. Le forfait change aussitôt, ses frais figurent sur la facture mensuelle de votre organisation et ses jetons mensuels sont ajoutés immédiatement. La facturation mensuelle doit être activée pour le portail Discover depuis lequel le dossier a été activé; sinon, la boîte de dialogue le signale et vous invite à contacter le soutien.
• Rétrogradation. Le dossier conserve son forfait actuel jusqu'à la fin de sa période de facturation, puis passe au nouveau. Votre solde de jetons n'est pas touché. Jusqu'à cette date, la boîte de dialogue affiche le changement réservé avec un bouton Annuler le changement prévu, et le changement figure aussi sous Changements de forfait en attente dans l'écran Facturation.

Annuler un changement prévu. Ouvrez Gérer le forfait, choisissez Annuler le changement prévu, puis confirmez. Le dossier reste à son forfait actuel. Un changement dont la date est déjà passée ne peut plus être annulé.

Tant qu'une désactivation est réservée, le forfait ne peut pas changer : la boîte de dialogue vous demande d'annuler d'abord la désactivation. Le forfait d'un dossier désactivé ne peut pas changer depuis le portail; la réactivation d'un dossier reste dans Claira, dans Discover.

Si quelqu'un d'autre change le forfait pendant que votre boîte de dialogue est ouverte, le portail refuse votre changement et affiche le forfait actuel, pour qu'aucun changement ne soit fait sur la base d'informations périmées.

Qui reçoit un courriel. Un changement de forfait fait ici est envoyé par courriel aux personnes qui reçoivent les courriels de forfait de ce dossier (voir Préférences de courriel) et à vous-même. Le courriel indique quel administrateur de l'organisation a fait le changement depuis le portail d'administration.

L'annulation d'un changement prévu ne vous avise que vous. Lorsque vous annulez un changement de forfait prévu, Claira ne le confirme qu'à vous. Les destinataires des courriels de forfait du dossier ne sont pas avisés, car le changement qu'on leur avait annoncé n'aura pas lieu. Si Claira n'a pas d'adresse courriel pour votre compte, l'annulation est tout de même effectuée et le portail vous indique qu'aucune confirmation n'a été envoyée.

Désactiver un dossierCopy Anchor Link

Depuis le portail, un dossier est toujours désactivé à la fin de sa période de facturation en cours, jamais immédiatement.

1. Ouvrez le dossier, choisissez Autres actions, puis Désactiver à la fin de la période.
2. La confirmation indique la date. D'ici là, le dossier continue de fonctionner. À cette date, Claira est désactivé dans le dossier et ses jetons restants sont retirés. Un abonnement par carte prend fin à cette date; un dossier facturé mensuellement reste sur votre facture pour la période qui inclut cette date.
3. Confirmez. Le dossier affiche Désactivation le {date}, et la désactivation figure sous Changements de forfait en attente dans l'écran Facturation.

Pour garder le dossier actif, choisissez Autres actions, puis Annuler la désactivation prévue, avant cette date. Une fois la période de facturation terminée, la désactivation ne peut plus être annulée : réactivez plutôt le dossier depuis Claira dans Discover.

Les personnes qui reçoivent les courriels de forfait de ce dossier, et vous-même, reçoivent un courriel lorsque vous réservez une désactivation, et ce courriel nomme l'administrateur qui a agi. L'annulation ne vous avise que vous, où qu'elle soit faite : dans le portail ou dans Claira à l'intérieur de Nuix Discover. L'équipe du dossier n'est pas informée qu'une désactivation qu'on lui avait annoncée n'aura plus lieu.

Supprimer les données d'un dossier désactivéCopy Anchor Link

La suppression des données d'un dossier est définitive; elle se fait donc toujours en deux étapes : d'abord le dossier est désactivé, puis ses données peuvent être supprimées.

1. Désactivez le dossier à la fin de sa période de facturation (voir plus haut). Jusqu'à cette date, Supprimer les données du dossier est grisé; l'action devient disponible une fois la désactivation effective.
2. Choisissez Autres actions, puis Supprimer les données du dossier.
3. La boîte de dialogue liste ce qui est supprimé et ce qui est conservé, avec un lien vers Supprimer les données d'un dossier, et indique la date à laquelle la suppression aura lieu.
4. Saisissez le nom du dossier exactement tel qu'affiché (les majuscules n'ont pas d'importance), puis choisissez Planifier la suppression. Le bouton reste indisponible tant que le nom ne correspond pas.

La suppression a lieu après un délai de grâce de 7 jours. D'ici là, le dossier affiche Suppression le {date}, et vous ou l'équipe du dossier pouvez l'annuler : dans le portail, choisissez Autres actions, puis Annuler la suppression prévue. Réactiver le dossier depuis Claira l'annule aussi. Après plusieurs noms erronés d'affilée, le portail vous demande d'attendre 15 minutes avant de réessayer.

Les personnes qui reçoivent les courriels de forfait de ce dossier, et vous-même, reçoivent un courriel lorsque vous planifiez la suppression. L'annulation n'avise que vous, que vous l'annuliez ici ou que l'équipe du dossier l'annule dans Claira : la confirmation va à la personne qui a annulé, et à personne d'autre.

Rapports de facturationCopy Anchor Link

Choisissez Rapports de facturation en haut de la page d'un dossier pour ouvrir ses rapports. Chaque ligne correspond à un cycle de facturation, du plus récent au plus ancien : ses dates, les jetons consommés, le dépassement, le montant et des liens vers les reçus Stripe des paiements par carte. Pour un dossier actif, la première ligne est le Cycle actuel (en cours). Un dossier désactivé liste ses cycles clôturés, jusqu'à celui au cours duquel il a été désactivé.

• Le bouton de téléchargement d'une ligne enregistre le rapport de ce cycle en PDF. Tout télécharger enregistre un seul rapport couvrant tous les cycles.
• Le rapport est le même rapport de facturation que l'équipe du dossier télécharge dans Claira, avec une section Montants en plus : les frais du forfait, le dépassement, les éventuels lots de jetons ajoutés à la facture mensuelle pendant le cycle et le sous-total, ainsi que ce qui a été payé par carte.
• Les montants reposent sur les prix courants avant toute remise partenaire. Votre facture ou votre reçu Stripe fait foi de ce qui a été facturé. Un montant facturé mensuellement, ainsi que celui du cycle en cours, est marqué Estimation.
• Un dossier marqué comme dossier de démonstration ou de test est signalé comme exclu de votre facture.
• Les rapports restent disponibles après la suppression des données d'un dossier, car les registres de facturation sont conservés. La carte indique alors la date de suppression des données.

L'ouverture des rapports de facturation d'un dossier est consignée dans le fil d'Activité comme un téléchargement de rapport de facturation.

Ce qui reste dans DiscoverCopy Anchor Link

Certaines actions sur les dossiers restent dans Claira dans Discover, avec l'équipe du dossier :

• Activer Claira dans un dossier, et réactiver un dossier désactivé.
• Passer un dossier de la facturation par carte à la facturation mensuelle, ou l'inverse.
• Acheter des lots de jetons.
• Désactiver un dossier immédiatement et supprimer ses données en une seule étape.

Besoin d'aide ? Contactez-nous à support@claira.to.