Modèles de prompts dans le portail d'administration

L'écran Modèles est l'endroit où les administrateurs de l'organisation rédigent des modèles de prompts pour toute l'organisation : votre prompt maison de pertinence, vos consignes de revue du privilège, la formulation de codage objectif sur laquelle votre équipe s'est entendue. Toute votre organisation les retrouve ensuite dans Démarrage rapide dans Claira, dans Nuix Discover, dans une section Votre organisation placée au-dessus de la bibliothèque de modèles de Claira.

L'écran Modèles

L'écran s'intitule Modèles de prompts et comporte deux onglets :

• Actifs : les modèles que votre organisation voit aujourd'hui dans Démarrage rapide.
• Archivés : les modèles que vous avez retirés de Démarrage rapide. Ils sont conservés, en lecture seule, jusqu'à ce que vous les restauriez ou les supprimiez.

Le tableau indique pour chaque modèle son titre, sa catégorie, sa langue, et quand il a été mis à jour pour la dernière fois et par qui. La zone de recherche trouve un modèle à partir d'un mot de son titre ou de sa description.

Une organisation peut avoir jusqu'à 100 modèles actifs. Les modèles archivés ne comptent pas dans cette limite.

Créer un modèle

1. Choisissez Nouveau modèle.
2. Remplissez les cinq champs décrits ci-dessous.
3. Consultez Aperçu dans Démarrage rapide. Il se met à jour pendant la saisie et montre le modèle tel que vos collègues le verront.
4. Choisissez Enregistrer le modèle.

Deux modèles actifs dans la même langue ne peuvent pas porter le même titre (les majuscules ne font aucune différence). Un modèle en anglais et un modèle en français peuvent porter le même titre.

Modifier un modèle

Ouvrez un modèle depuis l'onglet Actifs, modifiez-le et choisissez Enregistrer le modèle. La modification apparaît la prochaine fois que quelqu'un ouvre Démarrage rapide. Un prompt que quelqu'un a déjà inséré dans sa zone de prompt, et toute analyse déjà lancée avec celui-ci, restent tels quels.

Si quelqu'un d'autre a enregistré le même modèle pendant que vous le modifiiez, rien n'est enregistré : le portail vous propose de Recharger, ce qui affiche sa version et abandonne vos modifications non enregistrées, pour que vous refassiez votre modification à partir de la sienne.

Archiver, restaurer et supprimer

• Archiver retire un modèle de Démarrage rapide pour toute votre organisation et le déplace dans l'onglet Archivés. Rien n'est perdu, et vous pourrez le restaurer plus tard. Un modèle archivé est en lecture seule tant que vous ne l'avez pas restauré.
• Restaurer remet un modèle archivé dans Démarrage rapide. Le portail refuse lorsque votre organisation a déjà 100 modèles actifs, ou lorsqu'un modèle actif dans la même langue porte déjà ce titre : archivez ou renommez d'abord celui-ci.
• Supprimer n'est proposé que pour un modèle archivé, et la suppression est définitive : le modèle ne peut pas être récupéré. Les prompts que vos collègues ont déjà insérés, et les analyses déjà lancées avec eux, ne sont pas touchés.

Ce que votre équipe voit dans Démarrage rapide

Dès que votre organisation a au moins un modèle actif, Démarrage rapide affiche une section Votre organisation au-dessus de la bibliothèque de Claira. Elle apparaît partout où Démarrage rapide s'ouvre : Prompt Lab, Multi-Code, Tâches en lot et la carte Proposition d'analyse en lot de l'Agent.

• Chaque modèle affiche son titre, sa description (ou la première ligne du prompt), sa catégorie et la date de sa dernière mise à jour.
• Les modèles rédigés dans la langue de l'interface Claira de la personne apparaissent en premier. Un modèle rédigé dans une autre langue porte une petite étiquette de langue (EN, FR ou DE).
• Développer affiche le prompt complet, et Insérer le modèle fonctionne exactement comme pour un modèle de la bibliothèque : si la zone de prompt contient déjà du texte, Claira demande s'il faut le remplacer ou ajouter le modèle, et dans Multi-Code, Claira demande où placer le modèle.
• Les modèles de l'organisation n'ont pas d'article d'aide; ils ne portent donc aucun lien vers le centre d'aide.
• Si Claira ne parvient pas à charger les modèles de votre organisation, Démarrage rapide l'indique et propose de réessayer; la bibliothèque de Claira reste utilisable.

La section n'apparaît que lorsque le portail Nuix Discover où travaillent vos collègues est connecté à votre organisation (voir Paramètres et portails Discover). Lorsque l'application des permissions est activée, elle exige aussi la permission Utiliser les modèles de prompts (voir ci-dessous).

Qui peut gérer et utiliser les modèles

• Seuls les administrateurs de l'organisation peuvent ouvrir le portail d'administration; aujourd'hui, seuls eux rédigent donc des modèles. L'écran Rôles présente cette permission sous le nom Gérer les modèles de prompts de l'organisation, marquée Touche tout le monde parce qu'un modèle atteint toute votre organisation.
• Utiliser les modèles de prompts décide qui voit la section Votre organisation une fois l'application des permissions activée. Le rôle intégré Utilisateur la possède. Une personne dont le rôle ne l'a pas voit toujours la bibliothèque de Claira, publiée dans ce centre d'aide et toujours accessible.

Activité et traitement des données

• Chaque modèle créé, modifié, archivé, restauré ou supprimé apparaît dans l'écran Activité sous Rôles et accès, avec qui l'a fait et quand. L'entrée conserve le titre du modèle, pas le texte de son prompt.
• Les modèles appartiennent à votre organisation et sont accessibles à tous ses membres, sur chaque portail Discover qui y est connecté. Ils ne font partie d'aucun dossier : désactiver un dossier ou supprimer ses données les laisse en place.
• Les modèles sont conservés dans la région de votre organisation, comme le reste de vos données Claira.
• La suppression d'un modèle est définitive. Archivez-le plutôt si vous risquez d'en avoir besoin de nouveau.

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