Prompt-Vorlagen im Admin-Portal

Auf dem Bildschirm Vorlagen schreiben Administratoren der Organisation Prompt-Vorlagen für die gesamte Organisation: Ihren hauseigenen Relevanz-Prompt, Ihre Anweisungen für die Privilegprüfung, die Formulierung für die objektive Kodierung, auf die sich Ihr Team geeinigt hat. Alle in Ihrer Organisation finden sie dann im Schnellstart in Claira in Nuix Discover, in einem Abschnitt Ihre Organisation über der eigenen Vorlagenbibliothek von Claira.

Der Bildschirm „Vorlagen“

Der Bildschirm trägt den Titel Prompt-Vorlagen und hat zwei Registerkarten:

• Aktiv: die Vorlagen, die Ihre Organisation heute im Schnellstart sieht.
• Archiviert: Vorlagen, die Sie aus dem Schnellstart genommen haben. Sie bleiben schreibgeschützt erhalten, bis Sie sie wiederherstellen oder löschen.

Die Tabelle zeigt für jede Vorlage Titel, Kategorie, Sprache sowie wann und von wem sie zuletzt aktualisiert wurde. Das Suchfeld findet eine Vorlage über ein Wort aus ihrem Titel oder ihrer Beschreibung.

Eine Organisation kann bis zu 100 aktive Vorlagen haben. Archivierte Vorlagen zählen nicht zu dieser Grenze.

Eine Vorlage erstellen

1. Wählen Sie Neue Vorlage.
2. Füllen Sie die fünf unten beschriebenen Felder aus.
3. Prüfen Sie die Vorschau im Schnellstart. Sie aktualisiert sich beim Tippen und zeigt die Vorlage so, wie Ihre Kolleginnen und Kollegen sie sehen werden.
4. Wählen Sie Vorlage speichern.

Zwei aktive Vorlagen in derselben Sprache dürfen nicht denselben Titel tragen (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle). Eine englische und eine französische Vorlage dürfen denselben Titel tragen.

Eine Vorlage bearbeiten

Öffnen Sie eine Vorlage auf der Registerkarte Aktiv, ändern Sie sie und wählen Sie Vorlage speichern. Die Änderung erscheint, sobald jemand den Schnellstart das nächste Mal öffnet. Ein Prompt, den jemand bereits in sein Prompt-Feld eingefügt hat, und jeder damit bereits ausgeführte Scan bleiben, wie sie waren.

Hat jemand anderes dieselbe Vorlage gespeichert, während Sie sie bearbeitet haben, wird nichts gespeichert: Das Portal bietet Neu laden an, was die andere Fassung zeigt und Ihre nicht gespeicherten Änderungen verwirft, damit Sie Ihre Änderung auf dieser Grundlage erneut vornehmen.

Archivieren, wiederherstellen und löschen

• Archivieren nimmt eine Vorlage für alle in Ihrer Organisation aus dem Schnellstart und verschiebt sie auf die Registerkarte Archiviert. Nichts geht verloren, und Sie können sie später wiederherstellen. Eine archivierte Vorlage ist schreibgeschützt, bis Sie sie wiederherstellen.
• Wiederherstellen bringt eine archivierte Vorlage zurück in den Schnellstart. Das Portal lehnt ab, wenn Ihre Organisation bereits 100 aktive Vorlagen hat oder wenn eine aktive Vorlage in derselben Sprache diesen Titel bereits trägt: Archivieren oder benennen Sie diese zuerst um.
• Löschen wird nur für eine archivierte Vorlage angeboten und ist endgültig: Die Vorlage lässt sich nicht wiederherstellen. Prompts, die Ihre Kolleginnen und Kollegen bereits eingefügt haben, und damit bereits ausgeführte Scans sind nicht betroffen.

So sieht Ihr Team die Vorlagen im Schnellstart

Sobald Ihre Organisation mindestens eine aktive Vorlage hat, zeigt der Schnellstart einen Abschnitt Ihre Organisation über der Bibliothek von Claira. Er erscheint überall, wo sich der Schnellstart öffnet: im Prompt Lab, in Multi-Code, in den Massen-Aufgaben und auf der Karte Vorschlag für Massen-Scan des Agenten.

• Jede Vorlage zeigt ihren Titel, ihre Beschreibung (oder die erste Zeile des Prompts), ihre Kategorie und das Datum ihrer letzten Aktualisierung.
• Vorlagen in der Sprache der Claira-Oberfläche der jeweiligen Person stehen zuerst. Eine in einer anderen Sprache geschriebene Vorlage trägt ein kleines Sprachkennzeichen (EN, FR oder DE).
• Aufklappen zeigt den vollständigen Prompt, und Vorlage einfügen funktioniert genau wie bei einer Vorlage aus der Bibliothek: Enthält das Prompt-Feld bereits Text, fragt Claira, ob er ersetzt oder die Vorlage angehängt werden soll, und in Multi-Code fragt Claira, wohin die Vorlage gehört.
• Vorlagen der Organisation haben keinen Hilfeartikel und tragen deshalb keinen Link ins Hilfecenter.
• Kann Claira die Vorlagen Ihrer Organisation nicht laden, sagt der Schnellstart das und bietet einen erneuten Versuch an; die Bibliothek von Claira bleibt nutzbar.

Der Abschnitt erscheint nur, wenn das Nuix-Discover-Portal, in dem Ihre Kolleginnen und Kollegen arbeiten, mit Ihrer Organisation verbunden ist (siehe Einstellungen und Discover-Portale). Ist die Rechtedurchsetzung eingeschaltet, braucht er außerdem die Berechtigung Prompt-Vorlagen verwenden (siehe unten).

Wer Vorlagen verwalten und nutzen darf

• Nur Administratoren der Organisation können das Admin-Portal öffnen, daher schreiben heute nur sie Vorlagen. Der Bildschirm „Rollen“ führt die Berechtigung als Prompt-Vorlagen der Organisation verwalten, markiert mit Betrifft alle, weil eine Vorlage alle in Ihrer Organisation erreicht.
• Prompt-Vorlagen verwenden entscheidet, wer den Abschnitt Ihre Organisation sieht, sobald die Rechtedurchsetzung eingeschaltet ist. Die integrierte Rolle Benutzer hat sie. Eine Person, deren Rolle sie nicht hat, sieht weiterhin die Bibliothek von Claira, die in diesem Hilfecenter veröffentlicht ist und immer zur Verfügung steht.

Aktivität und Umgang mit Daten

• Jede Vorlage, die erstellt, bearbeitet, archiviert, wiederhergestellt oder gelöscht wird, erscheint auf dem Bildschirm Aktivität unter Rollen und Zugriff, mit Angabe, wer es getan hat und wann. Der Eintrag behält den Titel der Vorlage, nicht den Text ihres Prompts.
• Vorlagen gehören Ihrer Organisation und stehen allen darin zur Verfügung, auf jedem Discover-Portal, das mit ihr verbunden ist. Sie gehören zu keinem Fall: Das Deaktivieren eines Falls oder das Löschen seiner Daten lässt sie bestehen.
• Vorlagen werden in der Region Ihrer Organisation gespeichert, wie Ihre übrigen Claira-Daten.
• Das Löschen einer Vorlage ist endgültig. Archivieren Sie sie stattdessen, wenn Sie sie womöglich noch einmal brauchen.

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Brauchen Sie Hilfe? Schreiben Sie uns an support@claira.to.