Abrechnung und Rechnungen im Admin-PortalCopy Anchor Link

Der Bildschirm Abrechnung hat zwei Tabs. Kommende Rechnung ist die monatliche Rechnung für die Fälle, die Ihrer Organisation in Rechnung gestellt werden, Fenster für Fenster. Endet ein Fenster, stellt Claira seine Rechnung aus und sendet sie per E-Mail an die Personen in Ihrer Organisation, die die Abrechnung sehen dürfen. Zahlungsmethoden und Einstellungen zeigt, wohin die Kosten jedes Falls fließen, welche Karten Stripe hinterlegt hat, welche Downgrades und Deaktivierungen gebucht sind, und mit welchen Parametern Ihre Rechnungen erstellt werden. Jeder Betrag wird in der Währung Ihrer Region angezeigt.

Die kommende RechnungCopy Anchor Link

Ein Rechnungsfenster umfasst einen Monat. Standardmäßig läuft es vom 22. bis zum 21., und Sie können den Tag unter Rechnungsparameter ändern. Wählen Sie oben im Tab ein Fenster aus; das zuletzt abgeschlossene Fenster öffnet sich zuerst, und das aktuelle, noch offene Fenster ist mit Offen gekennzeichnet.

Ein Fall erscheint auf der Rechnung eines Fensters, wenn er während eines beliebigen Teils des Fensters aktiv war und per monatlicher Rechnung abgerechnet wird. Jeder Fall wird mit einem vollen Tarifmonat auf der Stufe, die er bei Fensterende innehatte, berechnet: es gibt keine anteilige Berechnung, auch nicht für einen Fall, der mitten im Fenster deaktiviert wurde.

Die Rechnung gruppiert ihre Zeilen:

• Neu aktiviert: während des Fensters aktiviert oder hochgestuft.
• Laufend: das gesamte Fenster über auf unveränderter Stufe aktiv.
• Deaktiviert: im Fenster beendet; ein voller Monat wird berechnet.

Mehrverbrauch wird je Fall aus den Abrechnungszyklen hinzugefügt, die innerhalb des Fensters endeten, zum auf dem Bildschirm angezeigten Mehrverbrauchssatz. Token-Pakete sind die Pakete, die ein Fall während des Fensters zur Monatsrechnung hinzugefügt hat, zu dem Preis, der beim jeweiligen Kauf angezeigt wurde. Der Partnerrabatt gilt für die gesamte Zwischensumme (Tarifgebühren, Mehrverbrauch und Token-Pakete zusammen) und Zu zahlender Betrag ist der Betrag, den Sie zahlen.

CSV exportieren lädt das Fenster Zeile für Zeile herunter, für Ihren eigenen Abgleich.

Nicht auf dieser RechnungCopy Anchor Link

Unterhalb der Zeilen listet der Bildschirm die Fälle, die im Fenster aktiv waren, aber nicht auf der Rechnung erscheinen: kartenabgerechnete Fälle, die direkt von Stripe abgebucht werden, und Fälle, die als Demo- oder Testfälle markiert sind, mit Angabe, wer sie wann markiert hat. In die Rechnungsstellung aufnehmen setzt einen markierten Fall nach einer Bestätigung wieder auf die Rechnung.

Von Claira ausgestellte RechnungenCopy Anchor Link

Claira stellt die monatliche Rechnung Ihrer Organisation selbst aus und versendet sie per E-Mail. Das gilt für Organisationen, die per monatlicher Rechnung abgerechnet werden, etwa Wiederverkäufer und andere Partner.

• Wann. Claira stellt die Rechnung automatisch am Morgen nach dem Ende eines Rechnungsfensters aus, sobald der Mehrverbrauch dieses Fensters feststeht. Niemand muss zuvor das Admin-Portal öffnen: Die Rechnung wird in jedem Fall ausgestellt und versendet.
• Rechnungssteller. Die Rechnung wird von Noticia Solutions Inc. ausgestellt, das unter dem Namen Claira auftritt. Sie enthält die GST/HST-Nummer von Claira und die Bankverbindung für die Zahlung per Überweisung.
• Rechnungsnummer. Jede Rechnung trägt eine Nummer aus einem kurzen Kundenkürzel, Ihrer Region und einer fünfstelligen laufenden Nummer, zum Beispiel EDC-AU-00004. Die Nummern laufen für Ihre Organisation fortlaufend und enthalten keine Jahreszahl. Hat Claira Ihnen früher Rechnungen von Hand gestellt, setzt die Folge an die letzte dieser Rechnungen an.
• Daten. Die Rechnung ist auf den letzten Tag des Rechnungsfensters datiert, das sie abrechnet, und die Zahlung ist 30 Tage nach diesem Datum fällig (30 Tage netto). Claira stellt sie am nächsten Morgen aus und versendet sie, daher erreicht Sie die Rechnung normalerweise am Tag nach ihrem Datum. Siehe Rechnungsdatum und Ausstellungsdatum.
• Frühere Fenster. Die Rechnungen, die Sie für Fenster erhalten haben, die endeten, bevor Claira hier mit dem Ausstellen von Rechnungen begann, bleiben gültig. Hat Claira eine davon dem Portal hinzugefügt, können Sie sie auch hier herunterladen. Für jedes andere vergangene Fenster ohne Rechnung können Sie Claira bitten, sie auszustellen. Siehe Ihre Rechnungshistorie.

Was die Rechnung zeigtCopy Anchor Link

Die Rechnung ist ein PDF in der Währung Ihrer Region. Sie enthält:

• Nummer und Daten: die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum (der letzte Tag des Rechnungsfensters), das Fälligkeitsdatum und den Leistungszeitraum (das Rechnungsfenster), mit einer Zeile unter dem Abrechnungszeitraum, die den Tag der Ausstellung nennt.
• Rechnungsempfänger: den rechtlichen Namen, die Adresse und die Steuernummer Ihrer Organisation sowie Ihre Bestellnummer oder Referenz, aus Ihren Rechnungsdaten.
• Fälle: jeden abgerechneten Fall, gruppiert nach Neu aktiviert, Laufend und Deaktiviert, jeweils mit Tarif, Tarifgebühr, Token (Mehrverbrauch) und Mehrverbrauch. Als Demo- oder Testfälle markierte Fälle stehen kostenlos in ihrer Gruppe, sodass jeder aktive Fall erscheint.
• Summen: Tarifgebühren, Mehrverbrauch, Zwischensumme, Partnerrabatt, Nettobetrag, gegebenenfalls Steuerzeilen und den zu zahlenden Betrag.
• Guthaben: Hat Ihre Organisation an Claira vorausgezahlt, wird die Rechnung zuerst mit diesem Guthaben verrechnet. Sie zeigt die Vorauszahlung, den verrechneten Betrag, das verbleibende Guthaben und den offenen Betrag. Deckt das Guthaben die ganze Rechnung, ist der offene Betrag null und es ist nichts zu zahlen.
• Zahlungsinformationen und Bedingungen: die Bankverbindung für die Überweisung, die bei der Zahlung anzugebende Rechnungsnummer und die Bedingungen.

Rechnungsdatum und AusstellungsdatumCopy Anchor Link

Ihre Rechnung ist auf den letzten Tag des Rechnungsfensters datiert, das sie abrechnet, auch wenn sie Sie erst am nächsten Morgen erreicht. Claira stellt eine Rechnung erst aus, wenn ihr Fenster abgeschlossen ist und die Nutzung des Fensters feststeht: Eine Rechnung für das Fenster vom 22. August bis 21. September wird daher am 22. September versendet und ist auf den 21. September datiert.

• Das Rechnungsdatum steht oben auf der Rechnung. Es liegt im Zeitraum, den die Rechnung abdeckt, und die Zahlung ist 30 Tage danach fällig.
• Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem Claira die Rechnung ausgestellt und versendet hat. Die Rechnung nennt es in einer Zeile unter dem Abrechnungszeitraum, zum Beispiel: „Datiert auf den letzten Tag des Abrechnungszeitraums (22. August 2026 bis 21. September 2026). Ausgestellt am 22. September 2026, sobald die Nutzung des Zeitraums feststand.“ Die E-Mail sagt dasselbe, und die Karte Rechnung zeigt beide Daten.

Rechnungen, die Claira ausgestellt hat, bevor Claira sie so datierte, behalten ihr ursprüngliches Datum.

Wer die Rechnung erhältCopy Anchor Link

Die Rechnung geht per E-Mail an alle in Ihrer Organisation, deren Rolle die Abrechnung sehen darf: Organisationsadministratoren immer, dazu jede Rolle mit Abrechnung der Organisation anzeigen oder Abrechnung der Organisation verwalten. Claira verwendet die E-Mail-Adresse, die Claira für die jeweilige Person aus Nuix Discover hat. Jede E-Mail ist in der Sprache des Empfängers verfasst (Englisch, Französisch oder Deutsch). Sie fasst zusammen, wofür die Rechnung ist (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, abgerechnete Fälle je Gruppe, Tarifgebühren, Mehrverbrauch, Partnerrabatt, Steuer, zu zahlender Betrag, gegebenenfalls verrechnetes Guthaben mit offenem Betrag sowie Fälligkeitsdatum, danach die Liste der Fälle, einschließlich kostenloser Demo- oder Testfälle), und enthält die Rechnung als PDF-Anhang, mit denselben Zeilen als CSV. Claira erhält außerdem eine Kopie jeder Rechnung.

Um eine Rolle vom Rechnungsversand auszunehmen, schalten Sie sie auf dem Bildschirm E-Mail für Monatsrechnung aus. Siehe Die Monatsrechnung per E-Mail.

Die Karte RechnungCopy Anchor Link

Wählen Sie im Tab Kommende Rechnung ein abgeschlossenes Fenster: Die Karte Rechnung zeigt, wie es um seine Rechnung steht.

• Ausgestellt: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, der Tag der Ausstellung (Ausgestellt am), Fälligkeitsdatum und Summe, mit PDF herunterladen. Eine Zeile darunter erklärt, warum das Rechnungsdatum vor dem Tag der Ausstellung liegt. Hat Ihr Guthaben die Rechnung ganz oder teilweise beglichen, zeigt die Karte auch das verrechnete Guthaben und den offenen Betrag sowie, wie viele Demo- oder Testfälle die Rechnung kostenlos aufführt. Die Liste Gesendet an zeigt, an wen die Rechnung ging und ob jede E-Mail zugestellt wurde.
• Zurückgehalten: Claira kann die Rechnung noch nicht ausstellen. Siehe Zurückgehaltene Rechnungen.
• Nichts abzurechnen: Kein Fall im Fenster wurde per Rechnung abgerechnet, daher wird keine Rechnung ausgestellt.
• Noch nicht ausgestellt: Claira hat für dieses Fenster noch keine Rechnung ausgestellt. Sobald das Fenster seit mindestens zwei Tagen abgeschlossen ist, bietet die Karte Rechnung anfordern an. Siehe Eine fehlende Rechnung anfordern.
• Ausgestellt, für eine Rechnung, die Claira Ihnen gesendet hat, bevor Rechnungen im Portal ausgestellt wurden: Nummer, Rechnungsdatum und, sofern Claira sie erfasst hat, die darauf angegebene Summe, mit PDF herunterladen für die Rechnung, die Sie erhalten haben.

Für ein Fenster mit ausgestellter Rechnung lädt CSV herunterladen die Rechnung so herunter, wie sie ausgestellt wurde, Zeile für Zeile.

Erneut senden verschickt die ausgestellte Rechnung noch einmal per E-Mail. Die Schaltfläche steht Personen zur Verfügung, deren Rolle Abrechnung der Organisation verwalten umfasst. Wählen Sie unter den Personen, deren Rolle die Abrechnung sehen darf, die Empfänger aus und bestätigen Sie. Eine Rechnung lässt sich höchstens 10-mal pro Tag erneut senden.

Ihre RechnungshistorieCopy Anchor Link

Die Liste Rechnungen im Tab Zahlungsmethoden und Einstellungen umfasst jedes Rechnungsfenster seit der Aktivierung des ersten Falls Ihrer Organisation, das neueste zuerst. Sie zeigt zwölf Fenster auf einmal; Frühere Rechnungen anzeigen lädt die nächsten zwölf. Jedes Fenster öffnet sich mit Anzeigen im Tab Kommende Rechnung.

Jedes Fenster mit einer Rechnung lässt sich jederzeit als PDF herunterladen, aus der Liste oder von der Rechnungskarte des Fensters:

• Rechnungen, die Claira hier ausgestellt hat, werden genau so heruntergeladen, wie sie ausgestellt wurden.
• Rechnungen, die Claira Ihnen gesendet hat, bevor Rechnungen hier ausgestellt wurden, erscheinen, sobald Claira sie dem Portal hinzugefügt hat, als Ausgestellt mit der Nummer und dem Datum, die darauf stehen. Das PDF ist die Rechnung, die Sie erhalten haben.

Eine fehlende Rechnung anfordernCopy Anchor Link

Ein Fenster, das seit mindestens zwei Tagen abgeschlossen ist, abzurechnende Fälle hatte und noch keine Rechnung hat, zeigt Noch nicht ausgestellt mit Rechnung anfordern. Jede Person, deren Rolle die Abrechnung sehen darf, kann sie anfordern.

1. Öffnen Sie das Fenster im Tab Kommende Rechnung (über die Fensterauswahl oder mit Anzeigen in der Liste Rechnungen).
2. Wählen Sie auf der Karte Rechnung die Option Rechnung anfordern.

Claira wird sofort benachrichtigt. Claira stellt die Rechnung im Portal aus, datiert auf den letzten Tag des Fensters und 30 Tage nach diesem Datum fällig, und sendet sie wie jede andere Rechnung per E-Mail an die Personen, deren Rolle die Abrechnung sehen darf. Bis dahin zeigt die Karte, wann die Rechnung angefordert wurde. Nach 24 Stunden können Sie sie erneut anfordern. Konnte die Nachricht an Claira nicht gesendet werden, zeigt die Karte das an: Fordern Sie die Rechnung nach 24 Stunden erneut an, oder wenden Sie sich an den Claira-Support.

Zurückgehaltene RechnungenCopy Anchor Link

Eine zurückgehaltene Rechnung ist eine Rechnung, die Claira noch nicht ausstellen kann. Die Karte nennt den Grund:

• Ihre Rechnungsdaten fehlen. Das ist der einzige Grund, den Sie selbst beheben können. Die Karte bittet Sie, Ihre Rechnungsdaten zu ergänzen, und führt direkt dorthin. Die Rechnung wird am Morgen nach dem Speichern ausgestellt und versendet. Bis dahin zeigt auch die Liste Benötigt Aufmerksamkeit auf dem Bildschirm Überblick die zurückgehaltene Rechnung, mit einem Link zu Ihren Rechnungsdaten.
• Jeder andere Grund liegt bei Claira. Die Karte zeigt an, dass Claira die Einrichtung der Rechnung abschließt, und die Rechnung wird automatisch ausgestellt, sobald das erledigt ist. Sie müssen nichts tun.

Wenn sich Zahlen nach der Ausstellung ändernCopy Anchor Link

Eine ausgestellte Rechnung ändert sich nie. Ändert sich danach etwas in ihrem Fenster, wird zum Beispiel ein Fall als Demo- oder Testfall markiert, zeigt der Bildschirm Abrechnung die aktuellen Zahlen neben der Rechnung an und weist darauf hin, dass sie von der ausgestellten Rechnung abweichen. Die Rechnung, die Sie erhalten haben, bleibt gültig. Muss sie berichtigt werden, wenden Sie sich an Claira unter support@claira.to.

Demo- oder TestfälleCopy Anchor Link

Ein Fall mit monatlicher Rechnung, der nur für eine Vorführung oder für Tests genutzt wird, lässt sich von Ihrer Rechnung ausnehmen, indem Sie ihn als Demo- oder Testfall markieren.

• Nur Fälle mit monatlicher Rechnung. Die Option wird nur bei Fällen angeboten, die per monatlicher Rechnung abgerechnet werden. Per Karte bezahlte Fälle werden über Stripe abgerechnet und können daher nicht ausgenommen werden: Die Option wird für sie nicht angezeigt, und Claira lehnt die Änderung ab, falls sie versucht wird.
• Ein Grund ist erforderlich. Beim Markieren wird ein Grund mit höchstens 200 Zeichen verlangt, und Claira lehnt die Änderung ab, wenn der Grund leer ist. Der Grund wird am Fall angezeigt und im Prüfprotokoll Ihrer Organisation aufbewahrt; geben Sie daher keine Mandanten- oder personenbezogenen Daten an.
• Token und Mehrverbrauch werden weiterhin gezählt. Der Fall verbraucht und erfasst Token und Mehrverbrauch genau wie bisher, und sie erscheinen weiterhin auf der Fallseite, in den Abrechnungsberichten des Falls und in den Nutzungswerten. Nur die Rechnung lässt den Fall aus.
• Auch vergangene Zeiträume im Portal ändern sich. Die Rechnung wird beim Öffnen berechnet, daher verschwindet ein markierter Fall auch aus den vergangenen Zeiträumen, die dieses Portal anzeigt, und nicht nur aus dem aktuell offenen Zeitraum. Bereits an Sie ausgestellte Rechnungen sind davon nicht betroffen.

Um einen Fall zu markieren, öffnen Sie seine Seite unter Fälle und schalten Sie in der Karte Tarif und Abrechnung den Schalter Demo- oder Testfall ein, oder wählen Sie in seiner Zeile unter Wie jeder Fall abgerechnet wird die Option Von der Rechnungsstellung ausschließen. Geben Sie den Grund ein und bestätigen Sie. Der Fall trägt dann in der Fallliste und auf seiner Seite das Abzeichen Demo, und der Bildschirm zeichnet auf, wer ihn wann und warum markiert hat. Um ihn wieder abzurechnen, schalten Sie die Option aus oder wählen Sie In die Rechnungsstellung aufnehmen und bestätigen Sie. Ein per Karte bezahlter Fall, der vor dieser Regel ausgenommen wurde, kann nur wieder auf die Rechnung gesetzt werden.

Zahlungsmethoden und EinstellungenCopy Anchor Link

• Zahlungsmittel, die bei Stripe hinterlegten Karten Ihrer kartenabgerechneten Fälle: Kartenart, letzte vier Ziffern und Ablaufdatum, sonst nichts. In Stripe verwalten öffnet die eigene Stripe-Seite für diese Karte.
• Wohin die Kosten fließen: wie viel der letzten Periode auf die Organisationsrechnung und auf Karten entfiel, und wie viele Fälle als Demo- oder Testfälle markiert sind.
• Wie jeder Fall abgerechnet wird: jeder aktive Fall mit seinem Tarif, wem er berechnet wird, und seinem Betrag der letzten Periode. Die Abrechnungsart selbst (Karte oder Rechnung) wird am Fall in Discover festgelegt, wenn Claira aktiviert wird.
• Anstehende Tarifänderungen: Downgrades und Deaktivierungen, die in Claira oder im Admin-Portal gebucht wurden und auf den Tarif-Jahrestag eines Falls warten. Upgrades warten nie. Jeder Fallname öffnet den Fall, und Auf der Fallseite verwalten bringt Sie dorthin, wo Sie die gebuchte Änderung ändern oder stornieren können. Siehe Den Tarif eines Falls ändern.
• Rechnungsparameter: der Partnerrabatt, das Rechnungsfenster (ein Tag des Monats, der letzte Tag des Monats oder der Jahrestag Ihrer ersten Aktivierung) und der Mehrverbrauchssatz. Claira legt den Partnerrabatt für Ihre Organisation und den Mehrverbrauchssatz für die Region fest, daher werden beide schreibgeschützt angezeigt; wenden Sie sich an Claira, um Ihren Rabatt zu ändern. Das Rechnungsfenster können Sie ändern. Eine Änderung des Fensters schneidet die Fenster neu zu, die noch keine Rechnung haben, stimmen Sie dies also vorher mit Claira ab. Bereits ausgestellte Rechnungen behalten ihre eigenen Daten, und das erste Fenster danach reicht vom Ende Ihrer letzten Rechnung bis zu Ihrem neuen Rechnungstag, sodass kein Tag doppelt abgerechnet wird. Ist diese Lücke kürzer als etwa zwei Wochen, wird sie dem folgenden Fenster zugeschlagen, statt als eigener Monat abgerechnet zu werden; in beiden Fällen wird jeder Fall dafür nur einmal abgerechnet.
• Rechnungsdaten: der rechtliche Name, die Adresse und die Referenzen, die Claira auf Ihre Rechnungen druckt. Siehe Rechnungsdaten.
• Rechnungen: jedes Fenster seit Ihrer ersten Aktivierung, eine Zeile je Fenster, mit dessen Summe, der Rechnungsnummer (oder dem Status, wenn es keine Rechnung gibt), einem Link zum Öffnen und einem PDF-Download für jedes Fenster mit Rechnung. Frühere Rechnungen anzeigen lädt ältere Fenster. Siehe Ihre Rechnungshistorie.

RechnungsdatenCopy Anchor Link

Die Karte Rechnungsdaten im Tab Zahlungsmethoden und Einstellungen enthält, was Claira auf Ihre Rechnungen druckt:

• Rechtlicher Name und Rechnungsadresse: Pflichtangaben. Ohne sie kann Claira keine Rechnung ausstellen.
• Steuernummer oder USt-IdNr.: die eigene Nummer Ihrer Organisation, optional.
• Bestellnummer oder Referenz: optional; sie wird auf die Rechnung gedruckt, damit Ihre Buchhaltung sie zuordnen kann.

Personen, deren Rolle Abrechnung der Organisation verwalten umfasst, können sie mit Rechnungsdaten bearbeiten ändern. Die nächste Rechnung, die Claira ausstellt, verwendet, was Sie speichern; bereits ausgestellte Rechnungen behalten die Angaben, mit denen sie ausgestellt wurden.

Die Karte zeigt außerdem schreibgeschützt, wer Ihre Rechnungen ausstellt, die Steuer auf Ihren Rechnungen (von Claira festgelegt), das Format Ihrer Rechnungsnummern und, falls Ihre Organisation vorausgezahlt hat, Ihr Guthaben. Möchten Sie Ihre Rechnungsdaten lieber mit Claira abstimmen, oder haben Sie das Admin-Portal nicht geöffnet, schreiben Sie an support@claira.to.

Brauchen Sie Hilfe? Schreiben Sie uns an support@claira.to.