Codage objectif

Codez cinq champs objectifs en une seule passe : titre, auteur, destinataires, type de document et date.

Ce modèle est un modèle Multi-Code. Ouvrez le Démarrage rapide depuis la carte Multi-Code et choisissez-le sous Multi-Code : Claira remplit la carte avec les cinq champs ci-dessous, chacun avec son propre prompt. Chaque champ reçoit le champ de destination de votre dossier qui porte exactement le même nom, et un champ sans correspondance est signalé par Choisissez un champ de destination.

Objectif du modèle

Le codage objectif consigne des faits sur un document sur lesquels tout réviseur s'accorderait : son titre, son auteur, ses destinataires, sa nature et sa date. Exécuter les cinq en une seule analyse Multi-Code lit chaque document une fois et écrit les cinq champs, au lieu de cinq analyses distinctes.

Chaque champ reprend mot pour mot le prompt de son propre modèle dans cette bibliothèque : un champ codé ici se lit donc comme le même champ codé seul.

Étapes pas à pas dans Claira

1. Dans la carte Multi-Code, cliquez sur Démarrage rapide.
2. Ouvrez Multi-Code en haut de la bibliothèque, développez Codage objectif pour lire ses champs, puis cliquez sur Charger dans Multi-Code. Si la carte contient déjà des champs, Claira vous demande confirmation avant de les remplacer.
3. Vérifiez le Champ de destination de chaque ligne. Les lignes dont le nom correspond à un champ de votre dossier sont remplies. Une ligne signalée par Choisissez un champ de destination est ignorée jusqu'à ce que vous en choisissiez un, ou que vous en créiez un avec Créer un nouveau champ dans le sélecteur.
4. Cliquez sur Analyser le document pour 10 à 25 documents et comparez les valeurs avec votre propre lecture.
5. Lorsque l'échantillon est satisfaisant, sélectionnez l'ensemble dans Nuix Discover et cliquez sur Lancer l'analyse en lot.

Les champs

Titre du document

Le même prompt que Extraire les titres.

Extraire le titre s’il est clairement indiqué. Pour les courriels, utiliser la ligne d’objet. En l’absence de titre explicite, rédiger un titre descriptif bref aux fins d’un affidavit de documents.

Auteur

Le même prompt que Extraire l'auteur.

Identifier l'auteur de ce document : le nom de l'individu et/ou de l'organisation qui l'a créé ou envoyé. Pour un courriel, il s'agit de l'expéditeur principal. Pour une facture, il s'agit de l'entreprise qui émet la facture. Pour une lettre, il s'agit de la personne ou de l'organisation qui l'a rédigée et envoyée. Si un individu et son organisation sont tous deux identifiés, les retourner sous la forme « Nom de l'individu (Nom de l'organisation) ». Retourner les noms exactement tels qu'ils figurent dans le document, sans commentaire. Si aucun auteur ne peut être déterminé, retourner « Indéterminé ».

Destinataires

Le même prompt que Extraire les destinataires.

Identifier le ou les destinataires de ce document : le nom de chaque individu et/ou organisation à qui le document est directement adressé ou livré. Pour un courriel, inclure uniquement les destinataires directs (champ « À : »), jamais les Cc ni les Cci. Pour une facture, il s'agit de la personne ou de l'entreprise facturée. Pour une lettre, il s'agit du destinataire indiqué. Si un individu et son organisation sont tous deux identifiés, les retourner sous la forme « Nom de l'individu (Nom de l'organisation) ». Retourner des noms uniques séparés par des points-virgules, exactement tels qu'ils figurent dans le document, sans commentaire. Si aucun destinataire ne peut être déterminé, retourner « Indéterminé ».

Type de document

Le même prompt que Identifier le type de document.

Déterminer la catégorie du document selon son contenu et son format. Choisir une seule des valeurs suivantes : Document, Correspondance, Feuille de calcul, Présentation, Calendrier, Conversation de clavardage, Message de clavardage, Contact, Dessin, Image, Multimédia, Autre. Retourner uniquement la catégorie la plus appropriée, sans texte additionnel.

Date du document

Le même prompt que Extraire les dates.

Extraire la date principale du document (p. ex. date de facture, date de correspondance, date de création). Ne pas utiliser les dates d’échéance ou les dates non pertinentes. Indiquer uniquement la date principale au format ISO 8601 (YYYY/MM/DD), sans autre contenu. Si la date n’est pas disponible, retourner 1900/01/01.

Personnalisations recommandées

• Supprimez les lignes dont vous n'avez pas besoin avant l'analyse. Chaque ligne est une réponse de plus que le modèle doit fournir pour chaque document.
• Pour la révision de courriels, ajoutez les champs d'adresse avec Ajouter un champ et remplissez chacun à partir de son propre modèle dans le Démarrage rapide : Courriel De, Courriel À, Courriel Cc et Courriel Cci.
• Modifiez la formulation d'un champ directement dans la carte. Le modèle de cette bibliothèque ne change pas.
• Lorsque le document ne le précise pas, Auteur et Destinataires répondent par la valeur de repli de leur prompt, et Date du document par 1900/01/01. Ces valeurs sont écrites dans le champ. Retirez cette phrase du prompt de la ligne si vous préférez que le champ reste Vide, ce qui n'écrit rien et conserve toute valeur déjà codée.

Dépannage

• Une ligne indique Choisissez un champ de destination. Votre dossier n'a aucun champ portant exactement ce nom. Choisissez le champ que vous utilisez à cette fin, ou créez-en un depuis le sélecteur.
• Une valeur est allée dans le mauvais champ. Claira ne remplit une destination que lorsque les noms correspondent exactement : vérifiez les lignes avant une analyse en lot, surtout après avoir renommé des champs dans Nuix Discover.
• Type de document renvoie une valeur hors de la liste. Rappelez dans le prompt de la ligne que seules les valeurs listées sont permises, ou réduisez la liste aux types utilisés dans votre dossier.

Liens associés

• Modèles Multi-Code
• Flux de travail de codage objectif
• Historique Multi-Code