Codage objectifCopy Anchor Link

Le codage objectif consiste à ajouter ou corriger des métadonnées factuelles sur les documents : date du document, titre, auteur, type de document, langue, etc. Contrairement au codage juridique (qui suppose des jugements sur la pertinence ou le privilège), le codage objectif porte sur des informations vérifiables que l'on peut lire directement dans le document.

Cela importe parce que les métadonnées pilotent tout ce qui suit : filtres de recherche, tris, chronologies et ensembles de production dépendent de métadonnées exactes et cohérentes. Lorsqu'elles manquent ou sont erronées, la révision en souffre.

Quand utiliser le codage objectifCopy Anchor Link

• Métadonnées manquantes. Les documents ont été chargés sans champs clés comme la date ou l'auteur.
• Imports incomplets. L'extraction de métadonnées pendant le traitement a capturé certains champs mais pas d'autres.
• Grands volumes à normaliser. Des milliers de documents ont des métadonnées dans des formats incohérents.
• Besoin de chronologies. Vous avez besoin de dates fiables pour une ligne du temps, mais le champ date existant n'est pas fiable.

Différence avec le codage juridiqueCopy Anchor Link

Le flux de travailCopy Anchor Link

Le codage objectif dans Claira suit sept étapes. Chaque étape s'appuie sur la précédente.

Étape 1 : Ouvrir votre espace de travail ClairaCopy Anchor Link

Accédez à votre dossier dans Claira et ouvrez l'espace de travail où vous exécuterez l'analyse de codage objectif.

Étape 2 : Confirmer l'extraction de texteCopy Anchor Link

Avant qu'une analyse puisse traiter un document, il lui faut du texte extrait. Vérifiez que vos documents ont été traités et que l'extraction de texte s'est terminée correctement.

Étape 3 : Créer ou connecter les champs de destinationCopy Anchor Link

Vous avez besoin de champs dans Nuix Discover pour stocker la sortie de Claira. Nous recommandons de créer des champs IA dédiés plutôt que d'écrire directement dans vos champs de métadonnées principaux. Cela vous laisse le temps de contrôler la qualité avant d'engager les valeurs.

Exemples de champs :

Connectez ces champs dans les paramètres de l'espace de travail Claira pour que les résultats d'analyse soient écrits au bon endroit.

Étape 4 : Construire et tester votre prompt sur un seul documentCopy Anchor Link

Commencez par un document pour vérifier que votre prompt produit la sortie attendue. Ouvrez un document en revue unique, saisissez votre prompt et vérifiez le résultat.

Ce prompt est volontairement strict : une seule date dans un format précis, avec une valeur de repli claire (--) lorsqu'aucune date ne peut être déterminée. Cette structure facilite le contrôle qualité et le traitement en aval.

Étape 5 : Exécuter une analyse en lotCopy Anchor Link

Lorsque vous êtes satisfait du prompt sur des documents individuels, exécutez-le sur l'ensemble complet (ou un sous-ensemble ciblé) avec la fonction d'analyse en lot de Claira.

Surveillez la progression dans l'espace de travail. Les ensembles plus grands prennent plus de temps, mais vous pouvez continuer à travailler pendant l'exécution.

Étape 6 : Contrôle qualitéCopy Anchor Link

C'est l'étape la plus importante. Ne la sautez pas.

• Filtrez les valeurs de repli. Cherchez dans votre champ de destination la valeur de repli (par ex. --) pour trouver les documents où Claira n'a pas pu extraire la métadonnée. Examinez-les manuellement.
• Vérifiez par échantillon. Ouvrez 20 à 30 documents couvrant différents types et comparez la sortie de Claira au contenu réel du document.
• Validez les cas limites. Portez une attention particulière aux formats inhabituels, aux dates multiples ou à l'auteur ambigu.

Étape 7 : Mettre à jour les champs de métadonnées principauxCopy Anchor Link

Une fois les résultats contrôlés et jugés fiables, copiez les valeurs de vos champs IA (par ex. CO Date) vers vos champs de métadonnées principaux (par ex. date du document). Cela peut se faire avec les outils de mise à jour en lot des champs de Nuix Discover.

Mode Multi-Code (une passe, plusieurs champs)Copy Anchor Link

Utilisez Multi-Code lorsqu'une seule analyse doit remplir plusieurs sorties (par ex. date, titre, auteur et type de document).

• Configurez jusqu'à 10 champs dans la section Multi-Code dédiée. La carte se lit de haut en bas : Voir l'historique et Démarrage rapide, l'instruction partagée, vos lignes de champ, Ajouter un champ, puis les boutons d'analyse.
• Instruction partagée (facultatif) est une section que vous pouvez ouvrir et fermer. Sa flèche pivote à l'ouverture et, lorsqu'elle est fermée, la première ligne de votre instruction s'affiche à côté du titre, ce qui vous permet de voir d'un coup d'œil si une instruction est définie. Claira mémorise dans ce navigateur si vous l'avez laissée ouverte.
• Chaque ligne comporte un sélecteur Champ de destination, le même que pour les analyses unitaires et en lot. Une coche signale les champs que vous avez déjà utilisés dans ce dossier, les champs encore en attente de l'accès admin sont listés mais ne peuvent pas être choisis, et Créer un nouveau champ, en bas de la liste, crée un champ dans Nuix Discover et le place directement dans cette ligne. Un champ déjà choisi dans une autre ligne affiche Utilisé dans une autre ligne et ne peut pas être choisi une seconde fois, car deux lignes écrivant dans le même champ s'écraseraient mutuellement.
• Les flèches de chaque ligne la déplacent vers le haut ou vers le bas, et son bouton corbeille la retire. Survolez-les pour voir ce que fait chacun ; la première ligne ne peut pas monter et la dernière ne peut pas descendre.
• Ajouter un champ, directement sous les lignes, indique combien des 10 champs vous avez utilisés. Une fois les 10 champs utilisés, le bouton est désactivé et son survol en explique la raison.
• Analyser le document et Lancer l'analyse en lot sont côte à côte sous Analyser comme. Lancer l'analyse en lot reste visible mais désactivé tant que vous n'avez pas sélectionné un ou plusieurs documents dans Nuix Discover ; le nombre de documents sélectionnés s'affiche en haut de la carte Multi-Code.
• Cliquez sur Réinitialiser les champs (en haut à droite de la carte Multi-Code) pour effacer l'instruction partagée, les prompts par champ et les sélections de champs de destination, et restaurer 2 lignes vides. Claira vous demande d'abord de confirmer ; les valeurs déjà écrites dans les documents de Nuix Discover ne changent pas.
• Votre configuration Multi-Code s'enregistre au fil de votre travail : l'instruction partagée, chaque ligne et le modèle choisi. À côté de Voir l'historique et Démarrage rapide, la carte affiche Modifications non enregistrées, puis Enregistrement en cours environ une seconde après votre dernière saisie, puis Toutes les modifications sont enregistrées. Changer de mode, changer d'onglet de navigateur ou fermer Nuix Discover envoie aussitôt une modification en attente, et la configuration est là telle que vous l'avez laissée après un rechargement ou sur un autre appareil. Si une modification ne peut pas être enregistrée, la carte affiche Vos modifications n'ont pas été enregistrées, en donne la raison et propose Réessayer ; votre texte reste à l'écran.
• Dans le Laboratoire de prompts, lorsque Claira détecte un prompt à plusieurs sorties, cliquez sur Utiliser Multi-Code pour convertir automatiquement :
  • seul le texte qui s'applique à tous les champs (votre rôle de réviseur, le contexte du dossier, les règles de traitement globales) est déplacé dans l'instruction partagée Multi-Code,
  • chaque sortie devient son propre prompt de champ (2 à 10 parties), portant les critères, les valeurs permises et la valeur de repli qui déterminent cette réponse. Si votre prompt se termine par un bloc de format de sortie comme RELEVANCE : [YESREL/NOREL], Claira traite ces libellés comme les noms des sorties et extrait les définitions correspondantes du corps de votre prompt vers chaque prompt de champ, au lieu de les laisser dans l'instruction partagée.
  • les lignes sont reconstruites à partir des parties converties, et chaque ligne porte le nom de sa sortie. Un champ de destination que vous aviez déjà associé est conservé lorsque le nom correspond toujours, et une ligne non associée est préremplie lorsqu'un champ du dossier porte exactement ce nom ; sinon la ligne vous est laissée à configurer.
• Si un prompt de champ converti semble encore trop mince pour déterminer une réponse à lui seul, Claira nomme ces champs dans une bannière en haut de la carte Multi-Code. Vérifiez-les avant l'analyse.
• Si la conversion ne peut pas aboutir (Claira est occupée, ou le prompt ne se scinde pas en champs distincts), rien n'est modifié : votre prompt reste exactement tel que vous l'avez écrit dans le Laboratoire de prompts, et le message propose Réessayer. Multi-Code n'est jamais ouvert à votre place avec une configuration incomplète.
• Ouvrez Voir l'historique ou Démarrage rapide (modèles ou générateur de prompts) depuis la première rangée de la carte : Claira demande où placer le contenu : l'instruction partagée, une ligne de champ existante (toutes les lignes sont listées, y compris celles encore en cours de configuration) ou Nouveau champ (jusqu'à 10 lignes). Le choix part de la destination retenue la dernière fois, de sorte que des insertions répétées au même endroit se font en un clic. Si la destination contient déjà du texte, choisissez ajouter ou remplacer ensuite. Ouvert d'ici, l'historique démarre avec le filtre Historique Multi-Code activé, et chaque Analyser le document et Lancer l'analyse en lot y enregistre la configuration utilisée. Voir Historique Multi-Code. Font exception les modèles Multi-Code ci-dessous et les configurations de l'historique, qui chargent toute la carte d'un coup.
• Dans les analyses en lot, l'usage des jetons est facturé par document selon les mêmes règles que les autres analyses en lot, avec des coûts Multi-Code selon le menu Analyser comme :
  • Texte + Multi-Code : 2 jetons par document (1 de base + 1 pour Multi-Code), quel que soit le nombre de champs configurés (de 1 à 10 champs, le coût est identique).
  • Image + Multi-Code : 6 jetons par document (5 de base + 1), quel que soit le nombre de champs configurés.
  • Audio + Multi-Code : 11 jetons par document (10 de base + 1), quel que soit le nombre de champs configurés.
  • Vidéo + Multi-Code : 21 jetons par document (20 de base + 1), quel que soit le nombre de champs configurés.
  • Les modes image, audio et vidéo sont disponibles sur tous les forfaits. Voir Analyses média pour les formats de fichier acceptés par mode.

Modèles Multi-CodeCopy Anchor Link

Le Démarrage rapide ouvert depuis la carte Multi-Code affiche d'abord un dossier Multi-Code. Ses modèles remplissent toute la carte en une seule étape, instruction partagée et lignes de champ ensemble, plutôt qu'un prompt à la fois :

• Codage objectif : Titre du document, Auteur, Destinataires, Type de document et Date du document, chacun avec le prompt de son propre modèle de codage objectif, mot pour mot.
• Pertinence et problèmes : Pertinence, Problèmes, Résumé des problèmes et Confiance, avec la description de votre dossier et la liste des problèmes dans l'instruction partagée.
• Privilège et types : Privilège, Types de privilège et Fondement du privilège, avec le droit applicable et les conseillers que vous connaissez dans l'instruction partagée.

Développez un modèle pour lire ses champs, puis cliquez sur Charger dans Multi-Code. Le même bouton, sur une configuration Multi-Code de l'historique des prompts, recharge une configuration qu'une analyse a déjà utilisée : c'est ainsi que vous relancez une passe précédente.

• Le chargement remplace l'instruction partagée et toutes les lignes de champ. Si la carte contient quelque chose, Claira vous demande confirmation d'abord, car ce que vous remplacez n'est conservé dans l'historique des prompts que si vous avez déjà lancé une analyse avec.
• Chaque ligne reçoit un champ de destination lorsque votre dossier en a un qui porte exactement le même nom (pour un modèle, en anglais, en français ou en allemand). Une configuration de l'historique des prompts conserve les champs de destination avec lesquels elle a été exécutée, tant qu'ils existent encore.
• Une ligne qui a un prompt mais pas de champ de destination affiche Choisissez un champ de destination sous son sélecteur et est ignorée par toutes les analyses jusqu'à ce que vous en choisissiez un. Choisissez le champ que vous utilisez à cette fin, ou utilisez Créer un nouveau champ dans le sélecteur.
• Le chargement ne modifie jamais les valeurs déjà écrites dans les documents de Nuix Discover.

Une tâche Multi-Code en lot interrompue reprend toujours avec les champs et les prompts avec lesquels elle a commencé, même si vous avez chargé autre chose dans la carte entre-temps.

Valeurs vides (quand un champ n'a pas de réponse)Copy Anchor Link

Il arrive qu'un document ne contienne tout simplement pas ce qu'un champ demande : un courriel sans date de contrat, une photo sans auteur. Dans ce cas, Claira signale le champ comme Vide au lieu d'inventer une valeur :

• Dans la carte de réponse d'un document unique et dans le fil en direct des analyses en lot, le champ affiche un marqueur discret Vide à côté de son nom.
• Rien n'est écrit dans le champ de destination dans Nuix Discover : toute valeur déjà codée y est laissée inchangée. Claira n'écrase jamais un codage existant avec un blanc.
• Un document dont tous les champs reviennent vides se termine normalement : il a bien été analysé, et « rien à extraire » est un résultat valide. Dans les analyses en lot, il apparaît dans le fil en direct avec ses champs marqués Vide et s'ajoute au compte des documents complétés, pas à celui des erreurs. Il est facturé comme tout autre document analysé.
• Vide n'est pas une erreur. Les erreurs (une réponse IA illisible ou une valeur impossible à écrire dans Nuix Discover) sont toujours signalées comme documents en échec.
• Lorsqu'un élément de la réponse pour un document unique demande votre attention, par exemple une valeur pour un champ que vous n'avez pas configuré ou une ligne sans champ de destination, la carte de réponse l'affiche sous forme d'encadré dans votre langue, en nommant le champ.
• Si vous préférez que les champs restent intacts, comptez sur les valeurs vides plutôt que sur un texte de repli dans le prompt : une valeur de repli comme « N/D » est écrite dans le champ, tandis qu'une réponse vide le laisse inchangé.

Bonnes pratiquesCopy Anchor Link

• Soyez précis dans vos prompts. « Quelle est la date ? » est trop vague. « Identifiez la date principale du document. Répondez UNIQUEMENT en MM/JJ/AAAA. » est clair et testable.
• Regroupez les types de documents similaires. Si votre collecte comprend contrats, courriels et notes, envisagez des prompts distincts par type. Les contrats ont une « date d'effet » tandis que les courriels ont une « date d'envoi » : un seul prompt peut mal gérer les deux.
• Contrôlez toujours avant d'engager. Les champs IA existent pour vous offrir une marge de sécurité. Utilisez-la.
• Utilisez des valeurs de repli. Une valeur de repli claire comme -- ou « N/D » vaut mieux qu'un champ vide. Cela indique que Claira a tenté mais n'a pas trouvé de réponse, ce qui diffère du cas où le document n'a pas été traité.

LimitesCopy Anchor Link

• Le mode Texte ne lit que le texte extrait. En mode Texte, Claira ne peut pas lire les images, notes manuscrites, audio, vidéo ou contenu dans des formats non textuels s'ils n'ont pas été soumis à la ROC ou transcrits. Pour ces documents, changez le menu Analyser comme vers Image, Audio ou Vidéo pour envoyer le fichier source directement à un modèle multimodal.
• La qualité de la ROC compte en mode Texte. Si la ROC est médiocre (texte illisible, caractères manquants), la sortie de Claira le reflétera. Données de mauvaise qualité en entrée, résultats médiocres en sortie : passer en mode Image est souvent la bonne solution.
• Les documents sont analysés individuellement. Claira ne croise pas les documents entre eux. Si l'auteur n'est nommé que dans un courriel de couverture mais pas dans le rapport joint, le rapport n'héritera pas de cet auteur.
• Les cas complexes exigent un jugement humain. Un document avec cinq dates plausibles nécessite un réviseur pour décider laquelle est « principale ». Claira suivra les instructions de votre prompt, mais celles-ci peuvent ne pas couvrir tous les cas limites.

Besoin d'aide ? Contactez support@claira.to