Évaluation préliminaire

L'évaluation préliminaire vous donne un premier regard sur l'ensemble d'un dossier avant que quiconque n'ait lancé la moindre analyse : combien de documents il contient, à qui ils appartiennent, de quels types de fichiers ils sont, de quand ils datent et qui écrit à qui, avec des segments de revue suggérés et les prochaines étapes.

Claira lit les métadonnées de chaque document du dossier (sa date, son titre et des champs comme le dépositaire et l'extension), avec vos propres accès à Discover, les compte, et rédige une vue d'ensemble à partir de ces chiffres. Claira ne lit jamais le contenu des documents et n'écrit rien dans Discover. Lancer une évaluation est gratuit : aucun jeton n'est consommé.

Quand l'utiliser

• À l'ouverture du dossier, avant de décider quoi analyser : voyez au même endroit le volume, les dépositaires, les types de fichiers, les langues et la répartition des dates, avec les mois où les documents affluent ou se raréfient.
• Pour repérer ce qui peut être écarté : les fichiers système, les fichiers vides et les fichiers très volumineux sont comptés à part.
• Pour planifier la revue : les segments suggérés découpent le dossier en ensembles que vous pouvez analyser, attribuer ou retrouver dans Discover.
• Pour informer quelqu'un : téléchargez l'évaluation en PDF, avec les statistiques sur lesquelles elle repose.
• Après l'arrivée de nouvelles données : Claira vous signale quand des importations ont chargé des documents depuis la dernière évaluation, pour que vous sachiez quand en lancer une nouvelle.

Lancer une évaluation

1. Ouvrez le menu Claira (l'icône ☰), survolez Plus au bas du menu, puis choisissez Évaluation préliminaire. Elle se trouve à côté de Contexte du dossier.
2. Pour compter une liste de choix supplémentaire en plus des champs standard, ouvrez Paramètres au-dessus du bouton (voir la section suivante). La plupart du temps, il n'y a rien à changer ici.
3. Cliquez sur Lancer l'évaluation. Une fois que le dossier a une évaluation, le bouton devient Lancer une nouvelle évaluation.

Choisir les champs à compter

Chaque évaluation compte ces listes de choix standard lorsque le dossier les possède :

• Custodian
• Native File Extension
• Document Type
• Document Kind
• Languages
• People - From
• People - To
• People - CC

Un dossier qui n'a pas l'une d'elles la passe simplement. Vous n'avez rien à choisir.

Pour compter une autre liste de choix, par exemple Issues, ouvrez Paramètres au-dessus du bouton et choisissez-la dans Choisir une liste de choix. Vous pouvez en ajouter jusqu'à cinq. Retirez-en une avec le × de sa pastille. Les listes de choix ajoutées valent pour l'exécution que vous allez lancer.

Pendant l'exécution

Claira indique sous le bouton ce qu'elle est en train de faire : comptage des documents, recherche des champs, recherche d'un champ de taille de fichier, lecture des métadonnées de chaque document page par page, lecture de l'historique des importations, puis rédaction de l'évaluation. La lecture prend environ une minute par tranche de 200 000 documents ; sur un dossier volumineux, Claira indique le nombre de minutes restantes.

Pendant que Claira lit dans Discover, vous pouvez cliquer sur Arrêter. Rien n'est enregistré.

Une fois que Claira rédige l'évaluation, vous pouvez quitter le mode : l'évaluation apparaît ici dès qu'elle est prête.

Une seule évaluation d'un dossier peut être rédigée à la fois. Si une évaluation est déjà en cours de rédaction, Claira vous le signale, et elle apparaît ici dès qu'elle est prête.

Ce que contient l'évaluation

La première ligne indique quand l'évaluation a été lancée et par qui. En dessous, quatre chiffres clés : Documents, Dépositaires, Période et Importations et ingestions. Un chiffre que Claira n'a pas pu lire affiche Aucune valeur.

Sous les chiffres, L'évaluation contient ce que Claira a rédigé, dans un encadré à part pour ne jamais le confondre avec les décomptes qui suivent. Ses sept sections apparaissent une à une pendant que Claira rédige, chacune à sa place, celles à venir étant représentées par des lignes grises :

La vue d'ensemble est rédigée uniquement à partir des statistiques. Elle traite l'objet du dossier comme une hypothèse que la revue devra vérifier, et signale ses déductions comme telles. L'IA peut faire des erreurs : vérifiez les points importants dans Discover.

Analyse des données

Sous l'évaluation, Analyse des données affiche les statistiques à partir desquelles elle a été rédigée. Ce bloc est replié ; cliquez dessus pour l'ouvrir. Les statistiques ont été comptées sur chaque document au moment où l'évaluation a été lancée, avec les accès de la personne qui l'a lancée :

• Types de fichiers : une barre qui répartit le dossier entre documents Créés par des personnes, Générés par le système et Non classés, le décompte de chaque famille de fichiers, et les extensions les plus courantes (voir Comment les types de fichiers sont regroupés).
• Chronologie : les documents par mois sur la période principale du dossier, les mois qui contiennent 99 % des documents datés de façon plausible. Les pics sont mis en évidence et les creux ombrés, l'axe sous le graphique est gradué en trimestres, en années ou en plusieurs années selon la durée couverte par le dossier, et trois encadrés en dessous donnent les Pics, les Creux et les Jours les plus chargés. Un pic est un mois comptant au moins trois fois les documents du mois médian ; un creux correspond à deux mois consécutifs ou plus sous le dixième de ce mois médian. Claira les calcule à partir des décomptes : la vue d'ensemble les énonce donc au lieu de les deviner.
• Chaque champ compté : le nombre de documents pour chaque valeur, avec sa part du dossier et une barre, et le nombre de documents Sans valeur. Les huit premières valeurs sont affichées, et un lien comme Afficher les 12 ouvre le reste. Une ligne à la fin compte les autres valeurs éventuelles.
• Dépositaires par année, Dépositaires par famille de fichiers et Familles de fichiers par année : des tableaux avec une ligne pour chacun des 15 principaux dépositaires (ou pour chaque famille), le reste additionné sur une ligne, et les documents sans dépositaire sous Sans valeur. Plus une cellule est foncée, plus elle contient de documents. Sur un écran étroit, faites défiler un tableau horizontalement.
• Couverture par dépositaire : une barre par dépositaire avec un bloc par année, plus foncé lorsque l'année contient davantage de ses documents et vide lorsqu'il n'en a aucun, suivie du début et de la fin de ses documents datés et de toute période de trois mois vides ou plus entre les deux.
• Qui écrit à qui : les paires les plus fréquentes de People - From vers People - To. Dans un dossier qui compte un très grand nombre de paires distinctes, Claira écarte les plus rares pendant le comptage et précise que les décomptes sont des minimums.
• Taille des fichiers : combien de documents entrent dans chaque tranche de taille, des fichiers vides (0 octet) à 1 Go et plus, et les Fichiers les plus volumineux avec leur ID de document, pour les retrouver dans Discover. Claira lit les tailles uniquement dans un champ de taille de fichier ; lorsque le dossier n'en a pas, elle le signale.
• Dates des documents : la Période, les Documents datés, le nombre de documents Datés avant 1990 (souvent des dates par défaut) ou Datés après l'évaluation, et les décomptes Par année.
• Importations et ingestions : le nombre de travaux de chaque type qu'a connus le dossier, puis chaque travail avec son type (une Ingestion, une Importation depuis un fichier de chargement, SQL ou une base de données, ou des Documents individuels), les documents qu'il a chargés, les doublons et fichiers NIST qu'il a supprimés, et ses exceptions.
• Échantillon de titres : jusqu'à 150 titres, pris à intervalles réguliers parmi les documents qui en ont un.

Elles sont là pour que vous puissiez vérifier chaque chiffre de la vue d'ensemble à sa source, et pour qu'une évaluation plus ancienne garde son sens une fois que le dossier a changé.

Comment les types de fichiers sont regroupés

Claira détermine la famille de fichiers de chaque document à partir de sa seule extension, selon une liste fixe :

Les Fichiers système sont ce qu'un ordinateur écrit, et non une personne : programmes et bibliothèques, configuration, journaux, fichiers temporaires, de cache et de sauvegarde, raccourcis et polices. Ils comptent comme Générés par le système, et sont souvent de bons candidats à écarter avant la revue. Toutes les autres familles comptent comme Créés par des personnes. Une extension absente de la liste compte comme Autres, et un document sans extension comme Sans extension ; les deux comptent comme Non classés.

Dossiers volumineux et vos accès

Chaque document, à chaque fois. Claira lit les métadonnées de chaque document, quelle que soit la taille du dossier : rien n'est échantillonné, et chaque chiffre couvre l'ensemble du dossier. La lecture prend environ une minute par tranche de 200 000 documents. Seul l'échantillon de titres est un échantillon, réparti dans l'ensemble du dossier.

Vos accès à Discover. Chaque lecture s'effectue avec vos accès. Chaque chiffre provient d'une recherche Discover : il couvre donc les documents que vous pouvez voir, et deux personnes aux accès différents peuvent obtenir des chiffres différents.

Si vos accès n'incluent pas l'historique des importations, Claira l'omet et lance tout de même l'évaluation. Le chiffre Importations et ingestions affiche alors Aucune valeur, et la section du même nom sous Analyse des données indique que les accès utilisés n'incluaient pas l'historique des importations.

Toutes les personnes qui utilisent Claira dans le dossier voient les mêmes évaluations : une évaluation montre donc ce que pouvait voir la personne qui l'a lancée.

Évaluations précédentes, PDF et suppression

Évaluations précédentes

Chaque exécution produit une nouvelle évaluation datée ; une évaluation n'est jamais révisée. Le mode s'ouvre sur la plus récente. Lorsque le dossier en compte plusieurs, Évaluations précédentes les liste avec leur date, la personne qui les a lancées et leur nombre de documents : cliquez sur l'une d'elles pour l'afficher. Une évaluation encore en cours de rédaction est marquée En cours de rédaction, et une évaluation qui n'a pas abouti est marquée Échec.

Télécharger le PDF

Cliquez sur Télécharger le PDF sur une évaluation terminée. Le PDF commence par le dossier, la personne qui a lancé l'évaluation, sa date et le nombre de documents, suivis des sept sections. Analyse des données suit sur une page à part, sous forme de tableaux d'une même largeur : les types de fichiers, la chronologie avec ses pics et ses creux, les décomptes et les parts de chaque champ, les tableaux par dépositaire, année et famille de fichiers, la couverture par dépositaire, qui écrit à qui, la taille des fichiers et les fichiers les plus volumineux avec leur ID de document, les dates des documents, les importations et ingestions avec leur type, et l'échantillon de titres.

Le nom de fichier suit le schéma Claira-Évaluation-préliminaire-<dossier>-<AAAAMMJJ>.pdf.

Supprimer une évaluation

Cliquez sur l'icône de corbeille (Supprimer l'évaluation) à côté de Télécharger le PDF. Claira vous demande d'abord confirmation : l'évaluation est supprimée pour tous les membres du dossier, avec les statistiques sur lesquelles elle repose. Rien ne change dans Discover.

Qui peut lancer et supprimer des évaluations

Lorsque votre organisation applique les rôles du portail d'administration, lancer une évaluation exige la permission Lancer une évaluation préliminaire, que le rôle Utilisateur possède par défaut. En supprimer une exige Supprimer une évaluation préliminaire, que ce rôle ne possède pas.

Quand le dossier a changé

Lorsque vous ouvrez le mode et que le dossier a reçu des importations depuis la dernière évaluation, Claira vous le signale au-dessus du bouton, par exemple : Une importation a chargé 1 240 documents depuis l'évaluation du 21 sept. 2026. Lancez une nouvelle évaluation pour les inclure.

Si vos accès n'incluent pas l'historique des importations, Claira compare plutôt le nombre de documents : lorsqu'il a changé, Claira vous indique combien de documents le dossier contient maintenant par rapport à ce qu'il contenait lors de l'évaluation.

Ce que Claira conserve

Claira conserve chaque évaluation, y compris les statistiques sur lesquelles elle repose : les décomptes de chaque champ avec leurs valeurs (les noms des dépositaires et des expéditeurs, par exemple), les types de fichiers, la chronologie, les tableaux par dépositaire, les paires expéditeur et destinataire, la taille des fichiers avec les titres et les ID de document des plus volumineux, l'historique des importations et l'échantillon de titres. Elle les conserve jusqu'à ce que quelqu'un supprime l'évaluation ou que les données du dossier soient supprimées. C'est ainsi qu'un Insight conserve les valeurs de champ à partir desquelles il a été généré.

Une évaluation ne contient jamais le texte de vos documents : elle repose sur des métadonnées, et non sur la lecture des documents, et elle conserve des décomptes, pas une copie des métadonnées de chaque document. Voir Confidentialité et sécurité et Supprimer les données d'un dossier.

Interroger l'Agent

Dans le mode Agent, l'Agent sait si ce dossier possède une évaluation, quand elle a été lancée et par qui, et il lit la plus récente lorsque vous l'interrogez sur le dossier : par exemple, combien de documents contient ce dossier ?, qui sont les dépositaires ? ou par où commencer ? Il lit les chiffres (y compris les types de fichiers, les pics et les creux, la couverture par dépositaire, les principales paires expéditeur et destinataire et la taille des fichiers) et la vue d'ensemble, pas l'échantillon de titres. Il vous indique la date de l'évaluation, car le dossier a pu changer depuis.

Demandez-lui une évaluation antérieure et il liste celles que contient le dossier avec leurs dates : vous pouvez ainsi lui faire comparer deux exécutions et dire ce qui a changé. Demandez-lui de vous en montrer une et il propose un bouton qui l'ouvre ici, sur l'exécution demandée.

Dans un dossier où aucune évaluation n'a été lancée, l'une des suggestions d'ouverture de l'Agent est Donne-moi un premier aperçu de ce que contient ce dossier, et sa réponse propose un bouton qui vous amène à cet écran, Lancer l'évaluation prêt à être cliqué. Pendant la rédaction d'une évaluation, il vous le dit au lieu de décrire un rapport qu'il ne voit pas encore.

Lorsque l'Agent propose une analyse en lot de tous les documents du dossier, la proposition affiche le nombre de documents relevé par la dernière évaluation et la date de ce décompte. Voir Mode Agent.

L'Agent ne peut pas lancer d'évaluation lui-même : son bouton vous amène seulement ici, et la lecture se fait dans votre navigateur, cet écran ouvert. Pour en obtenir une nouvelle, cliquez sur Lancer l'évaluation.

Dossiers Claira Private

Sur un dossier Claira Private, l'évaluation préliminaire n'utilise jamais l'un des modèles de Claira. Lorsque Claira ne peut pas exécuter l'évaluation sur le propre modèle de votre dossier, le lancement d'une évaluation est refusé avec un message qui l'indique, et rien n'est enregistré.

Tant qu'un modèle local est activé pour vous, le lancement d'une évaluation n'est pas disponible : si vous en lancez une, Claira vous le signale et rien n'est enregistré. Les évaluations précédentes restent disponibles pour la lecture, le téléchargement et la suppression.

Le modèle d'insight Évaluation préliminaire du dossier

L'évaluation préliminaire remplace le modèle d'insight du même nom, qui rédigeait une note à partir des résumés par document d'une analyse en lot. Ce modèle n'est plus proposé dans les Insights. Les Insights que vous en avez déjà générés ne changent pas et restent dans Insights précédents.

Pour rédiger vous-même une note à partir de résumés de documents, exécutez le prompt Résumer le document en analyse en lot, puis générez un Insight sur ses résultats avec votre propre prompt.

Pour aller plus loin

• Vue d'ensemble du contexte du dossier : consignez les parties, les enjeux et les consignes avant d'analyser.
• Analyse en lot : analysez un segment suggéré.
• Modèles de prompts : les modèles du Démarrage rapide pour la pertinence, le privilège, le codage objectif et plus encore.
• Insights et Modèles d'insights : transformez les résultats d'analyse en une sortie unique et citée.