Revue de la pertinenceCopy Anchor Link

Utilisez Claira pour rendre une première décision de pertinence sur chaque document d'un ensemble de revue, avec le motif de chaque décision, sans quitter Nuix Discover. Ce flux de travail couvre toute la revue : cadrer l'ensemble, convenir du prompt avec l'avocat ou le client à partir d'un échantillon, lancer l'analyse en lot, vérifier les documents incertains et contestés, et rendre compte de ce qui a été fait.

Claira ne part pas à la recherche des documents pertinents. Elle pose la même question à chaque document, pris isolément : ce document est-il pertinent, oui ou non, et pourquoi. Chaque document de l'ensemble reçoit une décision ou une note d'erreur, de sorte qu'aucun ne disparaît sans que vous le voyiez.

Quand l'utiliserCopy Anchor Link

• Une première passe de revue à grand volume. Vous avez des milliers de documents et il vous faut une décision de pertinence cohérente sur chacun avant que quiconque commence à lire.
• Une échéance que la revue humaine ne peut pas tenir à elle seule. Claira effectue la première passe et vos réviseurs consacrent leur temps aux documents qui exigent du jugement.
• Réduire un ensemble avant un travail plus poussé. Évaluez d'abord la pertinence, puis envoyez les documents pertinents en Revue du privilège ou en revue par enjeu.
• Une seconde passe après le codage par des personnes. Si les documents sont déjà codés et que vous voulez vérifier la cohérence, voir Contrôle qualité.

Pour une poignée de documents, utilisez plutôt la Revue unique. Elle est gratuite.

Avant de commencerCopy Anchor Link

• Claira est installée et le dossier est actif, avec un forfait qui comporte assez de jetons. Une analyse en lot de texte consomme 1 jeton par document, ou 2 avec Multi-Code. La revue unique, l'évaluation préliminaire, le contexte du dossier, les conversations en Mode agent et les Insights ne consomment aucun jeton. Voir Forfaits et facturation.
• Les champs sont connectés. Il vous faut un champ pour les résultats de Claira (un champ Mémo de cardinalité un-vers-plusieurs est recommandé), un champ journal et un champ journal des requêtes. Voir Champs.
• Les actes de procédure et quelques documents essentiels sont chargés dans le dossier. Le contexte du dossier lit jusqu'à 5 documents par contexte.
• Les pièces jointes sont indexées comme des documents à part entière. Dans certains dossiers plus anciens, un réglage d'indexation place le texte d'une pièce jointe à l'intérieur du courriel parent. Claira lit alors les deux ensemble et vous ne pouvez pas savoir lequel a motivé la décision. Si vous constatez cela, demandez à votre administrateur de dossier de réindexer afin que les parents et les pièces jointes soient revus séparément.
• Quelqu'un est responsable de la décision de pertinence. Désignez l'avocat ou la personne-ressource chez le client qui approuvera le prompt, et réservez son temps avant de commencer.
• Vos réviseurs ont leurs propres champs. Le codage humain va dans des champs distincts de ceux des résultats de Claira, dont un champ pour consigner si le réviseur est d'accord avec Claira.

Le flux de travailCopy Anchor Link

Étape 1 : Cadrer l'ensemble de revueCopy Anchor Link

Décidez quels documents font partie de la revue avant d'écrire quoi que ce soit.

1. Convenez des limites avec l'avocat : dépositaires, période, types de documents.
2. Décidez du traitement des doublons, par exemple l'exclusion des doublons entre dépositaires, et notez les critères exacts. Le client peut les demander.
3. Ajoutez les familles complètes, afin que chaque parent et chaque pièce jointe de l'ensemble soient revus.
4. Enregistrez l'ensemble dans un classeur ou une recherche enregistrée dans Nuix Discover et notez le nombre de documents.

Ce nombre vous indique combien de jetons l'analyse consommera. C'est aussi au cadrage que se font les économies : une date limite ou une règle sur les doublons peut retirer une grande partie de l'ensemble avant qu'un seul jeton soit dépensé.

Étape 2 : Lancer l'évaluation préliminaireCopy Anchor Link

L'évaluation préliminaire vous donne un portrait de l'ensemble du dossier à partir des seules métadonnées. Elle ne lit jamais le contenu des documents, n'écrit rien dans Nuix Discover et est gratuite.

1. Ouvrez le menu Claira (l'icône ☰), survolez Plus au bas du menu, puis choisissez Évaluation préliminaire.
2. Cliquez sur Lancer l'évaluation. La lecture prend environ une minute par tranche de 200 000 documents.
3. Lisez Volume, Personnes, Période couverte et Segments suggérés.
4. Cliquez sur Télécharger le PDF et conservez-le avec les archives de la revue.

Comparez-y votre cadrage. Repérez les dépositaires que vous n'attendiez pas, les trous dans la période et les types de fichiers sans texte qui exigent une analyse Image, Audio ou Vidéo. Ajustez l'ensemble de l'étape 1 au besoin. Voir Évaluation préliminaire.

Étape 3 : Créer le contexte du dossierCopy Anchor Link

Le contexte du dossier est la note de synthèse à partir de laquelle Claira rédige les prompts : les parties, les enjeux, les personnes clés et les dates.

1. Ouvrez le menu Claira (l'icône ☰), survolez Plus, puis choisissez Contexte du dossier.
2. Cliquez sur Nouveau contexte et choisissez le modèle Litige / eDiscovery.
3. Dans Nuix Discover, sélectionnez jusqu'à 5 documents clés, par exemple les actes de procédure, une ordonnance et quelques courriels essentiels. Cliquez sur Générer à partir de la sélection.
4. Claira remplit les sections et dresse la liste Informations manquantes, qui compte jusqu'à cinq questions. Ce sont les points auxquels les documents n'ont pas pu répondre. Cliquez sur Répondre avec l’Agent pour y répondre.
5. Lisez chaque section. Consignez les faits en entier. Laissez de côté la stratégie et le produit du travail de l'avocat, car toutes les personnes du dossier peuvent voir le contexte.
6. Lorsque l'avocat est satisfait, cliquez sur Approuver.

Seul un contexte approuvé est proposé au générateur de requêtes. Voir Configurer le contexte du dossier.

Étape 4 : Rédiger le prompt et le tester sur un échantillonCopy Anchor Link

Rédiger le prompt

1. Ouvrez Démarrage rapide. Dans le Générateur de requêtes, choisissez votre contexte approuvé sous Contexte du dossier, décrivez ce que vous cherchez comme vous l'expliqueriez à un collègue, puis cliquez sur Générer la requête.
2. Ou partez d'un modèle de pertinence (Évaluer la pertinence, Pertinence avec confiance ou Pertinence et problèmes) et cliquez sur Utiliser avec le contexte.
3. Lisez le prompt. Il doit dire ce qui rend un document pertinent, qui sont les personnes clés et ce qu'il faut écarter.

Le prompt doit se suffire à lui-même. Le contexte du dossier n'est pas envoyé avec chaque analyse : chaque fait dont Claira a besoin doit donc figurer dans le texte du prompt.

Demandez une réponse sur laquelle vous pouvez faire des recherches et des tris. Par exemple :

YESREL, NOTREL et le score de confiance de 1 à 5 proviennent du modèle Pertinence avec confiance. La ligne de signalement pour l'avocat est un ajout : formulez-la à votre façon.

Si vous voulez la décision, le score de confiance et le signalement pour l'avocat dans des champs distincts, configurez le prompt dans Multi-Code. Voir Codage objectif pour le fonctionnement de Multi-Code.

Le tester

1. Ouvrez de 10 à 25 documents, un à la fois, dans la Visionneuse de documents et cliquez sur Analyser le document. Incluez des documents faciles, des documents difficiles et quelques-uns qui contiennent très peu de texte. C'est gratuit. Corrigez d'abord les problèmes évidents.
2. Tirez un échantillon aléatoire de l'ensemble de revue avec Create Random Sample dans Nuix Discover. Dans une revue récente, l'échantillon comptait 150 documents plus leurs familles.
3. Placez l'échantillon dans son propre classeur.
4. Faites coder l'échantillon par un réviseur, ou utilisez des documents que votre équipe a déjà codés.
5. Exécutez le prompt sur l'échantillon en analyse en lot (voir l'étape 6).
6. Comparez les décisions de Claira à celles de votre équipe. Pour chaque désaccord, notez pourquoi.
7. Ajustez le prompt et analysez de nouveau le même échantillon. Changez une seule chose à la fois. Répétez jusqu'à ce que les décisions de Claira concordent avec les vôtres.

Pour obtenir de l'aide sur une modification, cliquez sur Réviser avec l’Agent sous un résultat individuel, décrivez le changement et cliquez sur Suggérer des modifications.

Étape 5 : Obtenir l'approbation de l'avocat ou du clientCopy Anchor Link

Ne lancez pas l'ensemble complet avec un prompt que personne n'a approuvé. Envoyez trois choses à la personne responsable de la décision de pertinence :

• Le prompt. Dans l'Historique des requêtes (Voir l'historique), ouvrez le prompt et cliquez sur Télécharger le PDF.
• Le contexte du dossier. Cliquez sur Télécharger le contexte du dossier et choisissez PDF (.pdf) ou Word (.docx). Le fichier porte le badge APPROUVÉ.
• Où trouver l'échantillon. Donnez le nom du classeur, le champ qui contient la décision de Claira et son motif, et le champ où cette personne consigne si elle est d'accord.

Demandez-lui de lire les documents de l'échantillon en regard des décisions de Claira, d'indiquer pour chacun son accord ou son désaccord, et d'ajouter une note en cas de désaccord. Convenez ensemble des changements à apporter au prompt, apportez-les, puis analysez de nouveau l'échantillon.

Lorsqu'elle approuve, obtenez cette approbation par écrit. Ouvrez ensuite la version approuvée dans l'Historique des requêtes et cliquez sur la coche verte pour la marquer Finale. Claira vous signalera plus tard si une analyse a utilisé une autre version.

Prévoyez du temps pour cette étape. Les commentaires sur l'échantillon devraient vous revenir avant que vos réviseurs commencent.

Étape 6 : Lancer l'analyse en lotCopy Anchor Link

1. Dans Nuix Discover, sélectionnez l'ensemble de revue dans la liste de navigation.
2. Ouvrez le panneau Claira et choisissez le mode Analyse en lot.
3. Confirmez que le prompt est la version Finale et que le champ connecté est le bon.
4. Vérifiez Analyser comme. Auto, la valeur par défaut, choisit un type d'analyse pour chaque document et facture chacun au tarif de ce type. Choisissez Texte pour maintenir l'analyse à 1 jeton par document.
5. Cliquez sur Analyser la liste. Dans la fenêtre Prêt à lancer l'analyse en lot, lisez le nombre de documents, l'utilisation estimée de jetons par rapport à votre solde, la durée estimée et le champ de destination.
6. Cochez Écrire la requête dans le journal des requêtes de chaque document.
7. Si le traitement en arrière-plan est configuré pour le dossier, cochez Exécuter en tant que tâche en arrière-plan pour un grand ensemble. Dès que Claira confirme que la tâche s'exécute en arrière-plan, vous pouvez fermer la fenêtre.
8. Cliquez sur Démarrer l'analyse en lot.

Gardez la fenêtre du navigateur ouverte pendant une analyse au premier plan. Si une analyse s'arrête avant la fin, elle est marquée Incomplète. Cliquez sur Reprendre la tâche pour analyser les documents restants. Les documents qui ont déjà un résultat ne sont ni analysés ni facturés de nouveau. Voir Analyse en lot.

Étape 7 : Vérifier les résultatsCopy Anchor Link

Les résultats arrivent dans le champ connecté de Nuix Discover : vous pouvez donc y faire des recherches, des tris et des lots comme pour n'importe quel autre champ.

Vérifier d'abord l'analyse

1. Ouvrez la tâche dans Tâches en lot et regardez les nombres de documents réussis, en échec et ignorés. Raisons des échecs et Raisons des documents ignorés listent chaque raison avec le nombre de documents qu'elle concerne.
2. Les documents en échec portent une note dans le champ de résultat qui nomme l'erreur. Les documents ignorés n'ont généralement pas de texte lisible. Analysez-les de nouveau avec un autre réglage Analyser comme, ou confiez-les à une personne.
3. Recherchez la référence de la tâche dans le champ journal, par exemple SC067, pour retrouver toute l'exécution.

Puis affecter des personnes aux documents qui en ont besoin

Faites des recherches dans le champ de résultat pour constituer ces ensembles :

• Signalement pour l'avocat. Chaque document que Claira a signalé comme jouant dans les deux sens ou exigeant un jugement juridique va à un avocat, avec le raisonnement de Claira.
• Faible confiance. Envoyez les scores de confiance les plus bas, par exemple 1 et 2, à un réviseur.
• Un échantillon des décisions « pertinent » et un échantillon des décisions « non pertinent ». Convenez de la taille des échantillons avec l'avocat.
• Insufficient Information. Une personne lit ces documents.

Les réviseurs consignent leur accord ou leur désaccord avec la décision de Claira dans leur propre champ, et ajoutent une note chaque fois qu'ils sont en désaccord. Ils ne modifient pas le champ de Claira.

Lisez ensuite les désaccords ensemble. Un désaccord, c'est un document. Dix désaccords qui partagent un même motif, c'est une lacune du prompt.

Consigner le résultat

Notez ce que les vérifications ont permis de constater, afin que l'avocat puisse dire en une phrase comment la première passe s'est comportée et montrer comment cela a été mesuré. Conservez ces chiffres dans le dossier de revue :

• L'accord sur l'échantillon d'approbation. Le nombre de documents de l'échantillon sur lesquels l'avocat ou le client était d'accord avec Claira, sur le nombre de documents lus, pour la version marquée Finale. Par exemple, 141 sur 150 (94 %).
• Les documents pertinents trouvés dans l'échantillon « non pertinent ». Le nombre de documents que Claira a jugés non pertinents et qu'un réviseur a codés pertinents, sur le nombre de documents échantillonnés. Par exemple, 3 sur 400. C'est le chiffre qui montre ce que la première passe a pu manquer.
• L'accord sur l'échantillon « pertinent ». Le nombre de décisions « pertinent » que les réviseurs ont confirmées, sur le nombre de documents échantillonnés.
• La façon dont chaque échantillon a été choisi. Son classeur, sa taille et la façon dont les documents ont été tirés, par exemple avec Create Random Sample dans Nuix Discover.

Fixez la taille des échantillons avec l'avocat, en proportion du dossier : un ensemble plus volumineux, une revue contestée ou une méthode que la partie adverse pourrait remettre en question appellent des échantillons plus grands. Si vous les dimensionnez avec un calculateur statistique, consignez le niveau de confiance et la marge d'erreur choisis. Claira ne fixe pas de seuil de réussite : l'avocat décide si les chiffres sont suffisants, et de la suite à donner s'ils ne le sont pas.

Étape 8 : Relancer ce qui a été infirméCopy Anchor Link

Lorsque les réviseurs ont infirmé assez de décisions pour faire ressortir une tendance, corrigez le prompt et relancez l'analyse sur ces documents.

1. Recherchez les documents codés comme désaccord et regroupez-les selon le motif du réviseur.
2. Révisez le prompt pour traiter chaque motif. Conservez tous les faits qui s'y trouvaient déjà.
3. Testez le prompt révisé avec Analyser le document sur quelques-uns des documents dont la décision a été infirmée.
4. Si le changement modifie ce qui compte comme pertinent, retournez voir l'avocat pour obtenir son approbation. Marquez la nouvelle version Finale.
5. Lancez une analyse en lot sur les seuls documents dont la décision a été infirmée. Décidez avec l'avocat si le changement touche aussi d'autres documents du même genre, et relancez-les également.
6. Vérifiez la nouvelle exécution de la même façon qu'à l'étape 7.

Une nouvelle exécution est facturée comme n'importe quelle autre analyse. Claira ajoute des valeurs à un champ et ne remplace jamais ce qui s'y trouve déjà : un champ un-vers-plusieurs contiendrait donc les deux décisions côte à côte. Envisagez d'écrire la seconde passe dans son propre champ connecté pour garder les deux passes séparées.

Étape 9 : Rendre compteCopy Anchor Link

Conservez un registre qui montre ce qui a été revu, avec quel prompt, et ce que des personnes ont vérifié.

• Rapport d'historique des tâches en lot. Cliquez sur l'icône de téléchargement en haut de l'onglet Tâches en lot. Le PDF liste chaque tâche en lot du dossier avec son prompt, ses réglages, ses décomptes, les jetons utilisés et ses commentaires.
• Le prompt et son historique. Dans l'Historique des requêtes, cliquez sur Télécharger le PDF et choisissez Historique complet des versions.
• Le contexte du dossier approuvé et le PDF de l'évaluation préliminaire.
• Les chiffres. Documents visés par la revue, analysés, en échec ou ignorés, pertinents, non pertinents, signalés pour l'avocat, échantillonnés, infirmés et relancés, avec les chiffres de Consigner le résultat à l'étape 7.
• Un résumé de ce que montrent les documents pertinents. En mode Insights, choisissez Une tâche en lot sous Utiliser les résultats d'IA de, saisissez votre demande et cliquez sur Générer l'Insight. Un Insight lit une tâche en lot comptant jusqu'à 25 000 documents et peut être téléchargé en PDF, Word ou Excel. Voir Insights.

Consignez les décisions au fur et à mesure avec Ajouter un commentaire sur la tâche. Les commentaires figurent dans le rapport.

Conseils pour de meilleurs résultatsCopy Anchor Link

• Employez les mots de votre équipe. Si vos réviseurs disent « préjudiciable », le prompt et les étiquettes doivent dire « préjudiciable » aussi, et non un synonyme.
• Dites par rapport à quoi la pertinence est mesurée. Indiquez à Claira si elle doit évaluer chaque document par rapport au litige dans son ensemble ou par rapport à un seul enjeu précis. Les deux donnent des réponses différentes.
• Distinguez les personnes qui ont participé de celles qui sont seulement mentionnées. Demandez à Claira de lister qui a envoyé, reçu, assisté ou organisé, séparément de qui est simplement nommé.
• Gardez le jugement humain dans des champs humains. Les décisions comme le caractère sensible, pour un document qui aide la cause mais qui est embarrassant, sont codées par des personnes dans leur propre champ.
• Ne simplifiez pas le prompt. Lorsque vous modifiez un prompt généré, conservez les faits du dossier. Les détails retirés du prompt sont des détails que Claira n'a pas.

Erreurs courantesCopy Anchor Link

• Sauter l'échantillon. Un prompt qui se lit bien peut quand même passer à côté de ce que l'avocat entend par pertinent. C'est l'échantillon qui vous le révèle.
• Modifier le prompt après l'approbation. Toute modification crée une nouvelle version. Faites-la approuver et marquez-la Finale avant de lancer l'analyse.
• Lancer l'analyse sans vérifier le forfait et le solde de jetons. La fenêtre Prêt à lancer l'analyse en lot affiche l'utilisation estimée par rapport à votre solde. Lisez-la avant de commencer.
• Revoir les parents et les pièces jointes comme un seul document. Vérifiez l'indexation avant de commencer, pas une fois que les résultats paraissent étranges.
• Mélanger les résultats de Claira avec d'autres codages. Gardez les champs remplis par recherche ou par codage en lot séparés des champs remplis par Claira. Lorsque vous les mettez à jour, ajoutez des valeurs au lieu d'écraser, et appliquez le codage au niveau de la famille à toute la famille.
• Considérer la pile des documents non pertinents comme terminée. Échantillonnez-la. C'est là que se cache un document manqué.
• Changer plusieurs choses entre deux tests. Vous ne saurez pas quel changement a aidé.

Foire aux questionsCopy Anchor Link

Est-ce Claira qui décide de ce qui est pertinent ? Non. Claira donne une recommandation et un motif pour chaque document. Votre équipe vérifie les résultats et l'avocat prend la décision finale.

Quelle taille l'échantillon doit-il avoir ? Utilisez de 10 à 25 documents pour mettre le prompt au point. Avant l'approbation, utilisez un échantillon aléatoire plus grand tiré de l'ensemble de revue. Une revue récente a utilisé 150 documents plus leurs familles.

Combien cela coûte-t-il ? Une analyse en lot de texte consomme 1 jeton par document, ou 2 avec Multi-Code. Les documents en échec et ignorés sont remboursés à la fin de la tâche, sauf les jetons du forfait si votre forfait est renouvelé avant. Voir Ce qu'une analyse en lot rembourse. Les tests en revue unique sont gratuits.

Pourquoi le même document a-t-il reçu une réponse différente la seconde fois ? La formulation d'un motif peut changer d'une exécution à l'autre. La décision, elle, ne devrait pas changer. Si une décision de pertinence bascule sur le même document, considérez-le comme un document limite ou comme le signe que le prompt doit être resserré. Voir Pourquoi vous pourriez ne pas obtenir deux fois la même réponse.

Claira consulte-t-elle quoi que ce soit en ligne ? Non. Claira ne navigue jamais sur Internet. Elle lit le document et le prompt.

L'Agent peut-il mener la revue à ma place ? L'Agent peut rédiger le prompt et lancer une analyse en lot une fois que vous l'approuvez. Il ne peut pas lancer l'évaluation préliminaire ni exécuter des recherches dans le dossier pour vous, et le test sur échantillon comme l'approbation restent entre les mains de votre équipe. Voir Mode agent.

Besoin d'aide ? Contactez support@claira.to. Nous pouvons créer et tester avec vous un prompt de pertinence sur un dossier réel.