Configurer le contexte du dossierCopy Anchor Link

Avant que Claira puisse utiliser l'arrière-plan de votre affaire pour générer de meilleurs prompts, vous devez créer et remplir au moins un contexte. Ce guide vous accompagne du début à la fin.

Ouvrir le contexte du dossierCopy Anchor Link

Pour accéder au contexte du dossier, naviguez vers votre dossier dans Claira et ouvrez le panneau Contexte du dossier.

Le panneau s'ouvre sur la liste des contextes de ce dossier. L'en-tête indique combien de documents vous avez sélectionnés (par exemple « 3 documents sélectionnés »).

Si personne dans votre équipe n'a encore créé de contexte, le panneau présente les modèles sous forme de tuiles : cliquez sur l'une d'elles pour créer un contexte à partir de ce modèle. Chaque carte de la liste montre le nom du contexte, son état (Approuvé en vert, ou l'avancement de son brouillon, par exemple Prêt ou Nécessite des précisions) et une ligne indiquant son modèle, le nombre de documents sources qui l'alimentent et sa dernière mise à jour. Lorsque le dossier compte au moins deux contextes, le contexte par défaut du dossier porte aussi une étoile Par défaut. Cliquez sur une carte pour ouvrir ce contexte.

Créer un contexteCopy Anchor Link

Cliquez sur Nouveau contexte (ou sur une tuile de modèle dans un dossier sans contexte), donnez un nom au contexte (par exemple « Litige principal » ou « Réponse réglementaire (CVMO) »), puis choisissez un modèle :

• Litige / eDiscovery crée un Contexte du dossier : parties, enjeux, règles de pertinence et de privilège.
• Arbitrage crée un Contexte d'arbitrage : parties et tribunal arbitral, demandes, règles de production documentaire.
• Droit du travail crée un Contexte en droit du travail pour un litige individuel du travail : l'employeur et le salarié, l'historique d'emploi, le ressort et l'instance, les demandes, et les documents privilégiés ou sensibles. Il convient à tout pays : Claira consigne le droit du travail applicable seulement lorsque vos documents l'indiquent. Pour un grief syndical, choisissez Arbitrage. Pour une enquête RH, choisissez Enquête interne.
• Enquête réglementaire crée un Mandat d'examen : la portée d'un avis ou d'une enquête d'un régulateur.
• Enquête interne crée un Dossier d'enquête : allégations, personnes impliquées, règles de confidentialité.
• Forces de l'ordre crée un Dossier d'opération : infractions, personnes d'intérêt, règles de divulgation.
• Partir de zéro crée un Contexte d'examen : des sections neutres que vous définissez vous-même.

Le champ Nom est déjà rempli avec l'appellation que le modèle sélectionné donne à un contexte (par exemple Mandat d'examen, ou Contexte d'examen si vous partez de zéro), et ce nom est sélectionné pour que vous puissiez le remplacer aussitôt. Si vous choisissez un autre modèle avant de saisir quoi que ce soit, le nom suit le modèle; un nom que vous avez saisi vous-même est conservé. Si le dossier compte déjà un contexte portant ce nom, Claira ajoute un numéro (Contexte du dossier 2), et une note sous le champ vous indique quand un nom que vous avez saisi sera numéroté. Si vous laissez le champ vide, le contexte est créé sous le nom du modèle. Vous pouvez renommer le contexte à tout moment.

Le modèle détermine la terminologie du contexte et ses trois ou quatre sections de départ. Ce n'est qu'un point de départ : vous pouvez ensuite renommer, supprimer ou ajouter des sections.

Le premier contexte que vous créez devient automatiquement le contexte par défaut du dossier. Un dossier peut contenir jusqu'à 10 contextes.

Générer le contenu à partir de documentsCopy Anchor Link

La façon la plus rapide de remplir un contexte est de laisser Claira le construire à partir de documents clés :

1. Ouvrez le contexte, puis sélectionnez les documents clés dans Nuix Discover (actes de procédure, ordonnances, avis, rapports, pièces numérisées, enregistrements ; jusqu'à 5 par contexte). L'en-tête indique combien de documents sont sélectionnés; le compteur Documents de contexte en dessous indique combien alimentent déjà ce contexte. Si vous en sélectionnez plus que la place restante dans le contexte, le compteur passe à l'ambre et indique combien vous pouvez encore en ajouter, par exemple « 3 documents sélectionnés, vous ne pouvez en ajouter que 2 de plus ».
2. Cliquez sur Ajouter au Contexte du dossier (dans un nouveau contexte vide, Générer à partir de la sélection). Claira lit les documents et remplit les sections du contexte.
3. Passez en revue le résultat et la liste Informations manquantes sous les sections : jusqu'à cinq questions, chacune nommant la section qu'elle compléterait. Claira ne demande que ce que votre équipe sait et que les documents ne disent pas, par exemple la partie que vous représentez, les demandes de communication auxquelles répond la revue ou le droit du travail applicable, et formule chaque question pour que vous puissiez y répondre sans ouvrir les documents. Ajoutez les réponses dans cette section ; la prochaine fois que Claira génère le contenu, elle vérifie à nouveau chaque question et retire celles qui ont trouvé réponse. Les questions encore ouvertes restent sur la liste. Répondre avec l’Agent emmène plutôt ces questions dans une conversation avec l'Agent, avec un champ de réponse sous chacune. Masquer pour l’instant masque la liste jusqu'à la prochaine génération.

Claira consigne tous les faits importants que les documents étayent, section par section : les noms et les autres noms qu'emploient les personnes, les rôles, les dates, les montants, les identifiants et les liens entre les personnes et les organisations. Vos modifications sont enregistrées avant qu'elle commence, afin qu'elles fassent partie de ce qu'elle lit. Claira conserve tout ce que le contexte indique déjà, y compris ce que vous avez tapé vous-même : les nouveaux documents complètent un contexte, ils n'en retirent jamais rien. Lorsqu'un document contredit le contexte, par exemple s'il nomme un autre défendeur ou semble concerner une autre affaire, Claira conserve les deux versions, indique sur la ligne qu'elles divergent et ajoute à la liste Informations manquantes une question demandant laquelle est la bonne. Pendant qu'elle travaille, la modification est suspendue, pour que rien de ce que vous tapez ne soit écrasé par le résultat (voir Pendant que Claira génère le contexte). Ajouter au Contexte du dossier n'est pas affiché dans un contexte approuvé, pas plus que le compteur de sélection de l'en-tête : un contexte approuvé n'accepte plus de documents.

Après chaque mise à jour, Claira vérifie que chaque fait que le contexte contenait auparavant s'y trouve toujours. Si la mise à jour a omis une ligne, Claira remet cette ligne dans sa section, mot pour mot (une ligne datée reprend sa place dans l'ordre chronologique) : il peut donc arriver que vous voyiez un fait à côté d'une version reformulée de celui-ci. Supprimez celle dont vous n'avez pas besoin.

Ce que Claira lit de chaque documentCopy Anchor Link

Claira lit le texte extrait de chaque document et, lorsque le document en a un, son fichier natif : le fichier PDF, image, audio ou vidéo que détient Nuix Discover. Le fichier montre à Claira ce que le texte extrait peut omettre ou altérer, comme l'écriture manuscrite, les tampons, les signatures, les tableaux et un OCR de mauvaise qualité. Il permet aussi à un document qui n'a aucun texte extrait, comme une numérisation sans OCR, un enregistrement ou une vidéo, d'alimenter un contexte.

• Un fichier natif est envoyé lorsqu'il fait 15 Mo ou moins et que les fichiers des documents sélectionnés tiennent ensemble (environ 20 Mo au total). Les documents sans texte extrait passent en premier. Tout autre document dont le fichier ne tient pas est lu à partir de son seul texte extrait.
• Les documents Word, les feuilles de calcul et les courriels sont lus à partir de leur texte extrait.
• Un document qui n'a pas de texte extrait, et dont Claira ne peut pas lire le fichier natif, est laissé de côté. Il n'est pas ajouté aux documents source du contexte, et Claira le nomme lorsqu'elle a terminé.

Sous Documents source liés au Contexte du dossier, chaque document indique comment Claira l'a lu : Lu à partir du texte extrait, Lu à partir du fichier natif ou Lu à partir du fichier natif et du texte extrait. Les fichiers PDF et Word téléchargés indiquent la même chose.

Pendant que Claira génère le contexteCopy Anchor Link

Après un clic sur Générer à partir de la sélection ou Ajouter au Contexte du dossier, trois étapes s'affichent au-dessus des sections, chacune cochée une fois terminée :

1. Récupération des documents, avec un compteur comme 2 sur 5, puis 5 documents récupérés.
2. Lecture des documents, avec un chronomètre, puis Documents lus. C'est l'étape la plus longue : Claira lit les documents et rédige les sections, ce qui peut prendre quelques minutes sur une grande sélection.
3. Mise à jour des sections, puis Sections mises à jour.

En dessous, une note indique Claira remplit ce contexte à partir des documents sélectionnés. La modification est suspendue jusqu’à la fin. Pendant ce temps, les sections vides affichent des lignes grises à l'endroit où leur texte apparaîtra, et le texte existant reste sous un léger reflet animé, car Claira peut le réécrire pour y intégrer ce qu'apportent les documents.

Lorsque le résultat arrive, les sections modifiées se remplissent l'une après l'autre, quelques mots à la fois, avec un bref contour vert ; les autres restent telles quelles. La modification redevient possible une fois toutes les sections remplies, puis les étapes s'effacent. Si la réduction des animations est activée dans votre système d'exploitation, le texte s'affiche d'un coup et rien ne bouge.

Si vous avez ouvert un autre contexte entre-temps, celui qui est affiché reste tel quel et un message indique, par exemple, Litige principal a été mis à jour à partir des documents sélectionnés. Ouvrez le contexte pour voir les modifications.

Jusqu'à la fin de la génération, l'Agent ne peut pas modifier ce contexte : il indique que le contexte est en cours de génération, ne change rien et vous invite à réessayer plus tard.

Le résuméCopy Anchor Link

Chaque contexte s'ouvre sur un Résumé : jusqu'à trois phrases sur la raison d'être de la revue. Il indique de quelle affaire il s'agit, à quoi sert la revue (et pour qui votre équipe agit, lorsque le contexte le précise) et où en sont les choses, par exemple la prochaine échéance.

Claira rédige le résumé à partir des sections : vous ne pouvez donc ni le modifier ni le supprimer. Pour le changer, modifiez les sections. Survolez Résumé pour voir ce rappel. Claira réécrit le résumé :

• chaque fois qu'elle génère le contexte ou y ajoute des documents ;
• lorsque vous ouvrez un contexte dont les sections ont changé depuis la rédaction du résumé, par exemple après une révision par l'Agent (un contexte créé avant l'arrivée du résumé en reçoit un la première fois que vous l'ouvrez) ;
• lorsque vous approuvez un contexte que vous avez modifié à la main.

Pendant que Claira le rédige, des lignes grises montrent l'endroit où le résumé apparaîtra, ou le résumé actuel reste sous un léger reflet animé. S'il ne peut pas être rédigé, le résumé l'indique et propose Réessayer ; les sections ne sont pas touchées. Le résumé ouvre les fichiers PDF et Word téléchargés. Le générateur de requêtes ne l'utilise pas : les prompts sont construits à partir des sections.

Numéros de sourceCopy Anchor Link

Lorsque Claira rédige une ligne à partir d'un document, la ligne se termine par le numéro de ce document dans la liste des documents source, par exemple [2]. Une ligne tirée de plusieurs documents les affiche tous, par exemple [1, 2]. Cliquez sur un numéro pour voir son document dans la liste.

Une ligne sans numéro a été ajoutée par votre équipe ou par l'Agent. Les lignes que Claira a rédigées avant l'arrivée des numéros de source n'en ont pas.

Lorsque vous modifiez une section, un numéro apparaît sous la forme d'un code comme [doc:1043221] à la fin de sa ligne. Gardez le code avec la ligne pour conserver son numéro, et supprimez-le si le fait ne provient plus de ce document. L'Agent conserve les numéros sur les lignes qu'il modifie et n'en ajoute jamais. Les fichiers PDF et Word téléchargés affichent les mêmes numéros et numérotent les documents source en conséquence.

Remplir et façonner les sectionsCopy Anchor Link

Chaque contexte est un ensemble de sections étiquetées, chacune avec un éditeur de texte libre. Remplissez-les comme si vous informiez un nouveau membre de l'équipe : de façon précise et complète, avec tout ce dont un réviseur a besoin pour décider si un document compte. Pour un contexte de litige, par exemple :

• Parties : qui est impliqué, avec les rôles (« Jane Doe, avocate générale chez Acme Corp »), les avocats et cabinets.
• Contexte : de quoi parle l'affaire et la chronologie des événements clés.
• Enjeux : les enjeux juridiques et factuels, et ce qui rend un document pertinent.
• Règles de privilège : quels avocats, relations et schémas de communication indiquent un privilège.

Les sections elles-mêmes sont modifiables tant que le contexte est en Brouillon :

• Renommez une section en cliquant sur son titre et en tapant le nouveau.
• Supprimez une section avec le × à côté de son titre. Si la section contient du texte, Claira demande d'abord confirmation et explique que son titre et son texte sont retirés du contexte une fois vos modifications enregistrées.
• Ajoutez une section avec Ajouter une section : jusqu'à 12 sections par contexte.

Chaque section comporte des Instructions pour Claira : une liste de contrôle de ce que Claira consigne dans cette section lorsqu'elle génère le contenu à partir de documents. Les modèles les remplissent pour vous, et vous pouvez les ouvrir et les modifier tant que le contexte est un brouillon, par exemple pour ajouter un détail propre à votre affaire. Une nouvelle section que vous ajoutez commence avec une instruction vide, qui indique à Claira de consigner tout ce qui correspond au nom de la section. Si vous renommez une section, vérifiez que ses instructions conviennent toujours ; lorsque les deux divergent, Claira suit le nom.

La génération par l'IA, le générateur de requêtes et les fichiers PDF et Word téléchargés suivent tous les sections que porte le contexte. Les téléchargements n'incluent pas les instructions.

Mise en forme dans une sectionCopy Anchor Link

Claira affiche chaque section mise en forme, comme un Insight : les libellés et les faits clés en gras, les listes à puces. Pour modifier une section, cliquez sur son texte. Il devient une zone de texte brut, avec le curseur là où vous avez cliqué ; vous pouvez aussi survoler la section et cliquer sur le crayon. Dans cette zone :

• Les mots entourés de deux astérisques de chaque côté (**comme ceci**) s'affichent en gras.
• Une ligne qui commence par un tiret suivi d'une espace (- ) s'affiche comme une puce.

Un rappel sous la zone l'indique aussi. Cliquez en dehors de la zone, ou appuyez sur Échap, pour revoir la section mise en forme. Pour retirer une mise en forme, supprimez les astérisques ou le tiret. Sélectionner du texte pour le copier n'ouvre pas la zone. Sur un contexte approuvé, les sections s'affichent mises en forme et ne sont pas modifiables. Les téléchargements PDF et Word reprennent la même mise en forme.

Réviser avec l’AgentCopy Anchor Link

Sur un brouillon, cliquez sur Réviser avec l’Agent pour discuter du contexte avec l'Agent. Claira enregistre vos modifications et ouvre une conversation consacrée à ce contexte : dites à l'Agent ce qui doit changer, et il lit le contexte, propose les modifications et ne les enregistre qu'après votre confirmation. Cliquez sur Ouvrir le contexte du dossier dans la conversation pour revenir ; le contexte s'ouvre avec les modifications de l'Agent. Si vous avez déjà utilisé une conversation pour ce contexte aujourd'hui, elle se rouvre ; le lendemain, une nouvelle conversation commence. Le document ouvert dans Discover n'est pas envoyé dans cette conversation : sa puce dans la zone de message indique Non envoyé. Cliquez sur Envoyer de nouveau sur la puce si vous voulez que l'Agent lise aussi ce document (voir Ne pas envoyer le document ouvert avec vos messages). Réviser avec l’Agent n'est pas affiché dans un contexte approuvé. Le bouton se trouve dans la barre au bas du contexte, à gauche de Télécharger le contexte du dossier. Lorsque le panneau est assez large pour que les boutons tiennent sur une seule ligne, il n'affiche que l'icône de l'Agent ; survolez-le pour voir son nom.

L'Agent peut aussi indiquer à Claira qu'une question des Informations manquantes a trouvé réponse, ce qui la retire de la liste.

Répondre aux questions sur les informations manquantesCopy Anchor Link

Cliquez sur Répondre avec l’Agent dans la liste Informations manquantes pour répondre aux questions au même endroit. Claira enregistre vos modifications et ouvre la conversation qu'utilise Réviser avec l’Agent, avec les questions présentées et un champ de réponse sous chacune. Saisissez ce que vous savez, laissez vide ce à quoi vous ne pouvez pas répondre, puis cliquez sur Envoyer les réponses. Vos réponses parviennent à l'Agent comme votre propre message, sans le document ouvert dans Discover : il lit le contexte, place chaque réponse dans la section nommée par sa question et n'enregistre rien avant votre confirmation. Les questions laissées vides restent sur la liste. Cliquez sur Annuler pour fermer les champs et revenir à la saisie libre dans la conversation.

Le bouton s'affiche sur un brouillon que vous pouvez modifier. Il ne s'affiche pas sur un contexte approuvé, pendant que Claira génère le contexte, ni pendant qu'une autre personne détient le verrou de modification.

Générer des termes de recherche à partir d'un contexteCopy Anchor Link

Cliquez sur Générer des termes de recherche dans la barre au bas du contexte, à gauche de Télécharger le contexte du dossier, pour obtenir une famille de termes de recherche pour Nuix Discover construite à partir de ce contexte. Claira enregistre vos modifications, ouvre une nouvelle conversation avec l'Agent et envoie une demande qui nomme le contexte. L'Agent le lit et affiche une carte avec les termes et un bouton Télécharger la feuille de calcul ; le fichier Excel s'importe tel quel dans Nuix. Le bouton fonctionne sur les contextes en brouillon comme sur les contextes approuvés, et il est gratuit. Lorsque le panneau est assez large pour que les boutons tiennent sur une seule ligne, le bouton n'affiche que son icône ; survolez-la pour voir son nom. Voir Générer des familles de termes de recherche.

Enregistrer votre travailCopy Anchor Link

Claira enregistre vos modifications pendant la saisie. Le statut à côté de Approuver indique Modifications non enregistrées, Enregistrement en cours ou Toutes les modifications sont enregistrées ; si un enregistrement échoue, il le signale et propose Réessayer. Vos modifications sont aussi enregistrées avant que vous approuviez, génériez du contenu, téléchargiez le PDF, ouvriez l'Agent ou quittiez le contexte. Tout ce que vous changez (contenu, disposition des sections et instructions) est visible pour tous les utilisateurs qui ont accès au dossier.

Tant que vous avez un contexte ouvert, Claira maintient un verrou d'édition pour que deux personnes ne s'écrasent pas mutuellement ; les autres le voient en lecture seule jusqu'à ce que vous le quittiez ou cessiez de le modifier pendant un moment. Si le contexte change ailleurs pendant votre saisie (par exemple, l'Agent le met à jour dans une autre fenêtre), Claira cesse d'enregistrer et vous demande s'il faut Charger la dernière version ou Garder ma version. Charger la dernière version remplace le texte affiché à votre écran ; garder la vôtre vous demande de confirmer, puis remplace les modifications faites ailleurs. Si quelqu'un d'autre modifie le contexte au moment où votre modification arrive, Claira le signale et propose Copier mes modifications, pour que vous gardiez votre texte et l'ajoutiez plus tard.

Pour quitter un contexte, cliquez sur Tous les contextes au-dessus de son nom ou sur Fermer au bas de l'éditeur. Les deux enregistrent d'abord vos modifications, puis vous ramènent à la liste des contextes et libèrent votre verrou d'édition. Les deux attendent pendant que Claira charge, enregistre ou génère, et si l'enregistrement échoue, vous restez sur le contexte et Claira vous en indique la raison.

ApprobationCopy Anchor Link

Chaque contexte passe entre deux états :

• Brouillon : modifiable par quiconque sur le dossier. Les contextes en brouillon ne sont pas proposés au générateur de requêtes.
• Approuvé : verrouillé contre les modifications et disponible pour le générateur de requêtes.

Quand un contexte est prêt, cliquez sur Approuver. Claira vous demande de confirmer et explique ce que fait l'approbation :

• Les modifications non enregistrées sont d'abord enregistrées.
• La modification est verrouillée pour tout le monde jusqu'à ce que le contexte soit remis en brouillon.
• La liste Informations manquantes est masquée.
• Le générateur de requêtes peut proposer le contexte.
• Vous êtes enregistré comme approbateur, avec la date du jour.
• Si vous avez modifié les sections à la main depuis la rédaction du résumé, Claira réécrit le résumé.

Pour le modifier plus tard, cliquez sur Remettre en brouillon. Claira explique ce que cela fait avant que vous confirmiez : le contexte redevient modifiable, le générateur de requêtes cesse de le proposer jusqu'à ce qu'il soit de nouveau approuvé, l'approbateur et la date d'approbation sont effacés, et ses téléchargements portent la mention BROUILLON. S'il s'agit du contexte par défaut, l'Agent peut de nouveau le modifier. Les prompts déjà générés à partir de ce contexte ne changent pas.

Les téléchargements indiquent l'état du contexte (un badge vert APPROUVÉ à côté du titre, ou un badge ambre BROUILLON) et consignent qui l'a approuvé et quand, avec son nom et son nom d'utilisateur.

Télécharger un contexteCopy Anchor Link

Cliquez sur Télécharger le contexte du dossier et choisissez PDF (.pdf) ou Word (.docx). Le PDF est le fichier à imprimer ou à envoyer tel quel ; le document Word est le même contexte, modifiable, à intégrer à vos propres documents. Les deux portent le badge d'état, le résumé, chaque section dans l'ordre avec ses numéros de source, les Informations manquantes d'un brouillon et les documents sources numérotés à partir desquels le contexte a été rédigé.

• Les modifications non enregistrées sont d'abord enregistrées, pour que le fichier corresponde toujours à ce qui est stocké. Si l'enregistrement échoue, rien n'est téléchargé et Claira vous en indique la raison.
• Le téléchargement attend pendant que Claira génère le contexte à partir de documents.
• Chaque téléchargement est consigné dans les registres de conformité de votre organisation : qui a téléchargé quel contexte, dans quel format, et quand. Si l'enregistrement ne peut pas être sauvegardé, le téléchargement est annulé et Claira vous invite à réessayer. L'enregistrement ne contient rien du texte du contexte.

Le fichier porte le nom du contexte et son état, par exemple Claira-Contexte-du-dossier-Mandat de revue-BROUILLON-20260921.docx. Consultez Exports pour tout ce que contient le fichier.

Le contexte par défautCopy Anchor Link

Un contexte par dossier est le contexte par défaut. Le générateur de requêtes le présélectionne (lorsqu'il est approuvé), et l'Agent le lit et peut le mettre à jour tant qu'il est en brouillon, sauf dans une conversation ouverte avec Réviser avec l’Agent, qui porte sur son propre contexte. Le contexte par défaut n'a d'importance qu'à partir de deux contextes dans le dossier, et c'est seulement alors qu'il est affiché : une étoile Par défaut sur sa carte, et un bouton étoile dans l'en-tête de chaque contexte. Survolez l'étoile pour voir à quoi sert le contexte par défaut. Pour changer le contexte par défaut, ouvrez un autre contexte et cliquez sur son étoile; un contexte approuvé peut aussi devenir le contexte par défaut.

Renommer et supprimer des contextesCopy Anchor Link

• Renommez un contexte en cliquant sur son nom dans l'en-tête. Survolez l'icône à côté du nom pour voir à partir de quel modèle le contexte a été créé.
• Supprimez un contexte depuis le menu ⋮ au bas de l'éditeur. Claira demande d'abord confirmation et explique le résultat : les sections et le contenu du contexte sont supprimés, ses liens vers ses documents sources sont retirés (les documents eux-mêmes restent intacts, et tout autre contexte qu'ils alimentent les conserve) et, s'il est le contexte par défaut parmi plusieurs, le plus ancien contexte restant devient le nouveau contexte par défaut. Un contexte approuvé doit d'abord être remis en brouillon. Un message confirme la suppression.

Modifier des contextes existantsCopy Anchor Link

Vous pouvez mettre à jour un contexte à tout moment en l'ouvrant et en faisant vos changements. C'est normal : les affaires évoluent, vos contextes aussi.

Tenez votre équipe informée lorsque vous faites des changements importants, surtout aux critères de pertinence ou aux règles de privilège et de confidentialité, car ils influencent directement les prompts générés par l'IA.

Besoin d'aide? Contactez support@claira.to