Depistage des demandes d'acces

Les demandes d'acces a l'information, AIPRP et FOI sont des variations du meme probleme : un demandeur definit une portee, et l'organisme public doit trouver tous les documents qui s'y rattachent — ni plus, ni moins. Une portee trop large mene a la sur-divulgation, au depassement du delai, ou aux deux. Une portee trop etroite expose a une plainte et a une reprise. Le travail lui-meme est ingrat : un coordonnateur (ou une petite equipe) lit des milliers de documents par rapport a un seul paragraphe de portee.

Claira prend ce paragraphe, l'applique de facon coherente a chaque document de la collection, et retourne une qualification de pertinence appuyee par les extraits qui l'ont motivee. Les reviseurs restent dans la boucle pour les pertinences partielles et les cas limites — la ou le jugement compte vraiment.

Comment Claira aide

• Applique la portee de facon coherente. La meme portee est lue contre chaque document, eliminant la derive qui s'installe quand plusieurs reviseurs interpretent le libelle differemment au fil d'une longue revue.
• Retourne une qualification structuree. Chaque document est etiquete Pertinent, Partiellement pertinent ou Non pertinent, avec l'element de portee qui correspond et une courte justification.
• Met en lumiere les pertinences partielles. Les documents a contenu mixte — ou certains passages tombent dans la portee et d'autres non — sont signales pour la passe de caviardage et d'exceptions qui suit.
• Ancre chaque qualification dans des extraits. Le texte d'appui est cite directement pour que le coordonnateur puisse verifier la qualification sans relire le document du debut a la fin.

Quand l'utiliser

• Premiere passe de pertinence sur une collection de documents fraichement assemblee
• Validation des qualifications de pertinence d'un reviseur avant la finalisation du dossier
• Tri des cas gris — les pertinences partielles qui demandent le jugement du coordonnateur
• Constitution d'un ensemble pertinent propre comme intrant pour l'examen des exceptions

Une demande hypothetique

L'exemple de prompt ci-dessous est construit autour d'un cas concret pour montrer a quoi ressemble un bon enonce de portee. Adaptez-le a votre dossier reel.

Organisation hypothetique. Reseau de transport metropolitain (RTM) — un organisme public de transport en commun responsable du service d'autobus, de train leger et de transport adapte sur un territoire metropolitain.

Demande hypothetique.

« Tous les documents concernant la decision de cesser le service d'autobus de la ligne 47, dates entre le 1er janvier 2024 et la date de la presente demande, y compris les courriels et comptes rendus de reunions internes, les analyses d'achalandage et financieres, les communications avec l'autorite regionale ou municipale, et les comptes rendus de consultation avec les groupes communautaires touches, les syndicats d'employes ou les defenseurs de l'accessibilite. »

La demande est assez etroite pour etre traitable, mais assez large pour que les qualifications de pertinence demandent du jugement : un ordre du jour de conseil qui mentionne la ligne 47 parmi trente autres lignes ne porte pas substantiellement sur la decision de cessation ; une seule phrase dans un long rapport d'exploitation peut l'etre. Cette ambiguite est exactement ce que le prompt doit gerer.

Exemple de prompt

Ce prompt est concu pour etre transpose dans n'importe quel regime d'acces — AIPRP, AAI, FOI, FOIA ou loi equivalente. Remplacez la portee de la demande par le libelle reel de votre demande et conservez le reste de la structure.

Conseils pour de meilleurs resultats

• Ancrez la portee avec des exemples concrets de ce qui en est exclu. Le prompt ci-dessus exclut explicitement les autres lignes, les projets d'immobilisations sans rapport et le budget general. Les exemples negatifs reduisent davantage les faux positifs que toute consigne positive.
• Utilisez le contexte du dossier pour le vocabulaire interne. Les acronymes internes, les codes de ligne, les noms de projet, les noms de comites et les noms des decideurs concernes aident tous Claira a reconnaitre du contenu pertinent qui ne contient pas les mots-cles evidents.
• Traitez Partiellement pertinent comme le panier de travail. C'est la que vivent le caviardage, le retranchement et les exceptions. Filtrez sur ce panier apres l'analyse en lot et alimentez-en l'etape suivante de revue.
• Faites de l'examen des exceptions un flux distinct. Les renseignements personnels, les avis et recommandations et le contenu privilegie sont des questions d'exception, pas de pertinence. Les melanger produit des qualifications floues. Utilisez Revue du privilege et Identification des renseignements personnels comme passes subsequentes sur l'ensemble pertinent.
• Mettez le prompt a l'epreuve sur des cas limites en premier. Choisissez cinq documents pour lesquels vous connaissez deja la reponse — idealement un pertinent evident, un non pertinent evident et trois cas limites — et faites tourner le prompt dessus avant de passer a l'echelle. Si les cas limites ne sortent pas comme votre coordonnateur les qualifierait, le libelle de la portee a besoin d'etre affute.

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