Dépistage des demandes d'accès

Les demandes d'accès à l'information, AIPRP et FOI sont des variations du même problème : un demandeur définit une portée, et l'organisme public doit trouver tous les documents qui s'y rattachent — ni plus, ni moins. Une portée trop large mène à la sur-divulgation, au dépassement du délai, ou aux deux. Une portée trop étroite expose à une plainte et à une reprise. Le travail lui-même est ingrat : un coordonnateur (ou une petite équipe) lit des milliers de documents par rapport à un seul paragraphe de portée.

Claira prend ce paragraphe, l'applique de façon cohérente à chaque document de la collection, et retourne une qualification de pertinence appuyée par les extraits qui l'ont motivée. Les réviseurs restent dans la boucle pour les pertinences partielles et les cas limites — là où le jugement compte vraiment.

Comment Claira aide

• Applique la portée de façon cohérente. La même portée est lue contre chaque document, éliminant la dérive qui s'installe quand plusieurs réviseurs interprètent le libellé différemment au fil d'une longue revue.
• Retourne une qualification structurée. Chaque document est étiqueté Pertinent, Partiellement pertinent ou Non pertinent, avec l'élément de portée qui correspond et une courte justification.
• Met en lumière les pertinences partielles. Les documents à contenu mixte — où certains passages tombent dans la portée et d'autres non — sont signalés pour la passe de caviardage et d'exceptions qui suit.
• Ancre chaque qualification dans des extraits. Le texte d'appui est cité directement pour que le coordonnateur puisse vérifier la qualification sans relire le document du début à la fin.

Quand l'utiliser

• Première passe de pertinence sur une collection de documents fraîchement assemblée
• Validation des qualifications de pertinence d'un réviseur avant la finalisation du dossier
• Tri des cas gris — les pertinences partielles qui demandent le jugement du coordonnateur
• Constitution d'un ensemble pertinent propre comme intrant pour l'examen des exceptions

Une demande hypothétique

L'exemple de prompt ci-dessous est construit autour d'un cas concret pour montrer à quoi ressemble un bon énoncé de portée. Adaptez-le à votre dossier réel.

Organisation hypothétique. Réseau de transport métropolitain (RTM) — un organisme public de transport en commun responsable du service d'autobus, de train léger et de transport adapté sur un territoire métropolitain.

Demande hypothétique.

« Tous les documents concernant la décision de cesser le service d'autobus de la ligne 47, datés entre le 1er janvier 2024 et la date de la présente demande, y compris les courriels et comptes rendus de réunions internes, les analyses d'achalandage et financières, les communications avec l'autorité régionale ou municipale, et les comptes rendus de consultation avec les groupes communautaires touchés, les syndicats d'employés ou les défenseurs de l'accessibilité. »

La demande est assez étroite pour être traitable, mais assez large pour que les qualifications de pertinence demandent du jugement : un ordre du jour de conseil qui mentionne la ligne 47 parmi trente autres lignes ne porte pas substantiellement sur la décision de cessation ; une seule phrase dans un long rapport d'exploitation peut l'être. Cette ambiguïté est exactement ce que le prompt doit gérer.

Exemple de prompt

Ce prompt est conçu pour être transposé dans n'importe quel régime d'accès — AIPRP, AAI, FOI, FOIA ou loi équivalente. Remplacez la portée de la demande par le libellé réel de votre demande et conservez le reste de la structure.

Conseils pour de meilleurs résultats

• Ancrez la portée avec des exemples concrets de ce qui en est exclu. Le prompt ci-dessus exclut explicitement les autres lignes, les projets d'immobilisations sans rapport et le budget général. Les exemples négatifs réduisent davantage les faux positifs que toute consigne positive.
• Utilisez le contexte du dossier pour le vocabulaire interne. Les acronymes internes, les codes de ligne, les noms de projet, les noms de comités et les noms des décideurs concernés aident tous Claira à reconnaître du contenu pertinent qui ne contient pas les mots-clés évidents.
• Traitez Partiellement pertinent comme le panier de travail. C'est là que vivent le caviardage, le retranchement et les exceptions. Filtrez sur ce panier après l'analyse en lot et alimentez-en l'étape suivante de revue.
• Faites de l'examen des exceptions un flux distinct. Les renseignements personnels, les avis et recommandations et le contenu privilégié sont des questions d'exception, pas de pertinence. Les mélanger produit des qualifications floues. Utilisez Revue du privilège et Identification des renseignements personnels comme passes subséquentes sur l'ensemble pertinent.
• Mettez le prompt à l'épreuve sur des cas limites en premier. Choisissez cinq documents pour lesquels vous connaissez déjà la réponse — idéalement un pertinent évident, un non pertinent évident et trois cas limites — et faites tourner le prompt dessus avant de passer à l'échelle. Si les cas limites ne sortent pas comme votre coordonnateur les qualifierait, le libellé de la portée a besoin d'être affûté.

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