Frühe Fallbewertung

Die frühe Fallbewertung gibt Ihnen einen ersten Blick auf einen ganzen Fall, bevor jemand irgendetwas gescannt hat: wie viele Dokumente er enthält, von wem sie stammen, welche Dateiarten sie sind, wann sie datiert sind und wer an wen schreibt, mit vorgeschlagenen Sichtungssegmenten und nächsten Schritten.

Claira liest die Metadaten jedes Dokuments im Fall (sein Datum, seinen Titel und Felder wie Verwahrer und Dateiendung), mit Ihren eigenen Zugriffsrechten in Discover, zählt sie und schreibt daraus einen Überblick. Den Inhalt der Dokumente liest Claira nie, und in Discover wird nichts geschrieben. Eine Bewertung auszuführen ist kostenlos: Es werden keine Token verbraucht.

Wann Sie sie einsetzen

• Bei der Übernahme eines Falls, bevor Sie entscheiden, was gescannt wird: Sie sehen Umfang, Verwahrer, Dateitypen, Sprachen und die Verteilung der Daten an einem Ort, mit den Monaten, in denen sich Dokumente häufen oder ausdünnen.
• Um zu finden, was sich aussondern lässt: Systemdateien, leere Dateien und sehr große Dateien werden gesondert gezählt.
• Zur Planung der Sichtung: Die vorgeschlagenen Segmente teilen den Fall in Mengen, die Sie scannen, zuweisen oder in Discover wiederfinden können.
• Um jemanden zu informieren: Laden Sie die Bewertung als PDF herunter, zusammen mit den Statistiken, auf denen sie beruht.
• Wenn neue Daten eintreffen: Claira weist Sie darauf hin, wenn Importe seit der letzten Bewertung Dokumente geladen haben, damit Sie wissen, wann sich eine neue lohnt.

Eine Bewertung ausführen

1. Öffnen Sie das Claira-Menü (das Symbol ☰), fahren Sie mit der Maus über Mehr am unteren Rand und wählen Sie Frühe Fallbewertung. Sie steht neben Fallkontext.
2. Um über die Standardfelder hinaus eine eigene Auswahlliste zu zählen, öffnen Sie Einstellungen über der Schaltfläche (siehe nächster Abschnitt). Meistens gibt es hier nichts zu ändern.
3. Klicken Sie auf Bewertung ausführen. Sobald der Fall eine Bewertung hat, lautet die Schaltfläche Neue Bewertung ausführen.

Die gezählten Felder wählen

Jede Bewertung zählt diese Standard-Auswahllisten, sofern der Fall sie hat:

• Custodian
• Native File Extension
• Document Type
• Document Kind
• Languages
• People - From
• People - To
• People - CC

Fehlt eine davon, wird sie einfach übersprungen. Sie müssen nichts auswählen.

Um eine weitere Auswahlliste zu zählen, etwa Issues, öffnen Sie Einstellungen über der Schaltfläche und wählen sie dort in Auswahlliste wählen. Sie können bis zu fünf hinzufügen. Mit dem × auf ihrer Markierung entfernen Sie eine wieder. Die hinzugefügten Auswahllisten gelten für den Lauf, den Sie gleich starten.

Während des Laufs

Claira zeigt unter der Schaltfläche, was gerade geschieht: Dokumente werden gezählt, Felder gesucht, ein Feld für die Dateigröße gesucht, die Metadaten aller Dokumente Seite für Seite gelesen, der Importverlauf gelesen, dann wird die Bewertung geschrieben. Das Lesen dauert etwa eine Minute je 200.000 Dokumente; in einem großen Fall zeigt Claira, wie viele Minuten noch bleiben.

Während Claira aus Discover liest, können Sie auf Anhalten klicken. Es wird nichts gespeichert.

Sobald Claira die Bewertung schreibt, können Sie den Modus verlassen: Die Bewertung erscheint hier, sobald sie fertig ist.

Für einen Fall kann jeweils nur eine Bewertung geschrieben werden. Wird bereits eine geschrieben, weist Claira darauf hin, und sie erscheint hier, sobald sie fertig ist.

Was die Bewertung enthält

Die oberste Zeile nennt, wann und von wem die Bewertung ausgeführt wurde. Darunter stehen vier Kennzahlen: Dokumente, Verwahrer, Zeitraum und Importe und Ingestionen. Eine Kennzahl, die Claira nicht lesen konnte, zeigt Keine Angabe.

Unter den Kennzahlen enthält Die Bewertung, was Claira geschrieben hat, in einem eigenen Rahmen, damit sie nie mit den Zahlen darunter verwechselt wird. Ihre sieben Abschnitte erscheinen nacheinander, während Claira schreibt, jeder an seinem Platz; die noch ausstehenden zeigen graue Linien:

Dann folgen sieben Abschnitte, immer in derselben Reihenfolge:

Der Überblick wird allein aus den Statistiken geschrieben. Er behandelt den Gegenstand des Falls als Hypothese, die die Sichtung prüfen muss, und kennzeichnet seine Schlussfolgerungen als solche. KI kann Fehler machen: Prüfen Sie wichtige Punkte in Discover.

Datenanalyse

Unter der Bewertung zeigt Datenanalyse die Statistiken, aus denen sie geschrieben wurde. Der Bereich ist eingeklappt; klicken Sie darauf, um ihn zu öffnen. Die Statistiken wurden beim Ausführen der Bewertung über jedes Dokument gezählt, mit den Zugriffsrechten der Person, die sie ausgeführt hat:

• Dateitypen: ein Balken, der den Fall in Dokumente Von Menschen erstellt, Vom System erzeugt und Nicht zugeordnet aufteilt, die Zahl je Dateifamilie und die häufigsten Dateiendungen (siehe Wie Dateitypen gruppiert werden).
• Zeitleiste: Dokumente pro Monat im Kernzeitraum des Falls, den Monaten mit 99 % der plausibel datierten Dokumente. Spitzen sind hervorgehoben und Lücken schattiert, die Achse unter dem Diagramm ist je nach Länge des Falls in Quartalen, Jahren oder mehreren Jahren beschriftet, und drei Kästen darunter nennen die Spitzen, die Lücken und die Tage mit den meisten Dokumenten. Eine Spitze ist ein Monat mit mindestens dem Dreifachen der Dokumente des Medianmonats; eine Lücke sind zwei oder mehr Monate unter einem Zehntel davon. Claira berechnet sie aus den Zahlen, sodass der Überblick sie nennt, statt sie zu schätzen.
• Jedes gezählte Feld: die Zahl der Dokumente je Wert, mit ihrem Anteil am Fall und einem Balken, und wie viele Dokumente Ohne Wert sind. Die ersten acht Werte werden angezeigt, und ein Link wie Alle 12 anzeigen öffnet den Rest. Eine Zeile am Ende zählt alle weiteren Werte.
• Verwahrer nach Jahr, Verwahrer nach Dateifamilie und Dateifamilien nach Jahr: Tabellen mit einer Zeile für jeden der 15 größten Verwahrer (oder jede Familie), dem Rest in einer Zeile zusammengefasst und den Dokumenten ohne Verwahrer unter Ohne Wert. Dunklere Zellen enthalten mehr Dokumente. Auf einem schmalen Bildschirm scrollen Sie eine Tabelle seitwärts.
• Abdeckung je Verwahrer: ein Balken je Verwahrer mit einem Block pro Jahr, dunkler, wo das Jahr mehr seiner Dokumente enthält, und leer, wo keine vorliegen, gefolgt von Beginn und Ende seiner datierten Dokumente und jeder Strecke von drei oder mehr leeren Monaten dazwischen.
• Wer schreibt an wen: die häufigsten Paare von People - From zu People - To. In einem Fall mit sehr vielen verschiedenen Paaren verwirft Claira beim Zählen die seltensten und weist darauf hin, dass die Zahlen Untergrenzen sind.
• Dateigrößen: wie viele Dokumente in jede Größenklasse fallen, von leer (0 Byte) bis 1 GB und mehr, und die Größten Dateien mit ihrer Dokument-ID, damit Sie sie in Discover finden. Claira liest Größen nur aus einem Feld für die Dateigröße; hat der Fall keines, weist Claira darauf hin.
• Dokumentdaten: der Zeitraum, die Datierten Dokumente, wie viele Vor 1990 datiert (oft Platzhalterdaten) oder Nach der Bewertung datiert sind, und die Zahlen Nach Jahr.
• Importe und Ingestionen: wie viele Aufträge jeder Art der Fall hatte, dann jeder Auftrag mit seiner Art (eine Ingestion, ein Import aus einer Ladedatei, aus SQL oder aus einer Datenbank, oder Einzelne Dokumente), den geladenen Dokumenten, den unterdrückten Duplikaten und NIST-Dateien und seinen Ausnahmen.
• Stichprobe der Titel: bis zu 150 Titel, in gleichmäßigen Abständen aus den Dokumenten mit Titel gezogen.

Sie stehen dort, damit Sie jede Zahl im Überblick an ihrer Quelle prüfen können und eine ältere Bewertung auch dann noch verständlich bleibt, wenn sich der Fall seitdem geändert hat.

Wie Dateitypen gruppiert werden

Claira bestimmt die Dateifamilie jedes Dokuments allein aus seiner Dateiendung, anhand einer festen Liste:

Systemdateien sind, was ein Computer schreibt und nicht ein Mensch: Programme und Bibliotheken, Konfiguration, Protokolle, temporäre, Cache- und Sicherungsdateien, Verknüpfungen und Schriftarten. Sie zählen als Vom System erzeugt und sind oft Kandidaten, die sich vor der Sichtung aussondern lassen. Alle anderen Familien zählen als Von Menschen erstellt. Eine Dateiendung, die nicht in der Liste steht, zählt als Sonstige, ein Dokument ohne Dateiendung als Ohne Dateiendung; beide zählen als Nicht zugeordnet.

Große Fälle und Ihre Zugriffsrechte

Jedes Dokument, jedes Mal. Claira liest die Metadaten jedes Dokuments, wie groß der Fall auch ist: Es wird keine Stichprobe gezogen, und jede Zahl umfasst den ganzen Fall. Das Lesen dauert etwa eine Minute je 200.000 Dokumente. Nur die Stichprobe der Titel ist eine Stichprobe, über den ganzen Fall verteilt.

Ihre Zugriffsrechte in Discover. Jeder Lesevorgang läuft mit Ihren Zugriffsrechten. Jede Zahl stammt aus einer Discover-Suche und umfasst daher die Dokumente, die Sie sehen können: Zwei Personen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten können unterschiedliche Zahlen erhalten.

Umfassen Ihre Zugriffsrechte den Importverlauf nicht, lässt Claira ihn aus und führt die Bewertung trotzdem aus. Die Kennzahl Importe und Ingestionen zeigt dann Keine Angabe, und der gleichnamige Abschnitt unter Datenanalyse sagt, dass die verwendeten Zugriffsrechte den Importverlauf nicht umfassten.

Alle, die Claira in dem Fall nutzen, sehen dieselben Bewertungen. Eine Bewertung zeigt also, was die Person sehen konnte, die sie ausgeführt hat.

Frühere Bewertungen, PDF und Löschen

Frühere Bewertungen

Jeder Lauf ergibt eine neue, datierte Bewertung; eine Bewertung wird nie überarbeitet. Der Modus öffnet sich mit der neuesten. Hat der Fall mehrere, listet Frühere Bewertungen sie mit Datum, ausführender Person und Dokumentanzahl auf: Klicken Sie auf eine, um sie anzuzeigen. Eine Bewertung, die noch geschrieben wird, trägt die Markierung Wird geschrieben, eine, die nicht fertig wurde, die Markierung Fehlgeschlagen.

Das PDF herunterladen

Klicken Sie bei einer fertigen Bewertung auf PDF herunterladen. Das PDF beginnt mit dem Fall, der ausführenden Person, dem Datum und der Dokumentanzahl, gefolgt von den sieben Abschnitten. Datenanalyse folgt auf einer eigenen Seite, als Tabellen einer einheitlichen Breite: die Dateitypen, die Zeitleiste mit ihren Spitzen und Lücken, die Zahlen und Anteile je Feld, die Tabellen nach Verwahrer, Jahr und Dateifamilie, die Abdeckung je Verwahrer, wer an wen schreibt, die Dateigrößen und die größten Dateien mit ihrer Dokument-ID, die Dokumentdaten, die Importe und Ingestionen mit ihrer Art und die Stichprobe der Titel.

Der Dateiname folgt dem Muster Claira-Frühe-Fallbewertung-<fall>-<JJJJMMTT>.pdf.

Eine Bewertung löschen

Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol (Bewertung löschen) neben PDF herunterladen. Claira fragt zuerst nach: Die Bewertung wird für alle im Fall entfernt, zusammen mit den Statistiken, auf denen sie beruht. In Discover ändert sich nichts.

Wer Bewertungen ausführen und löschen darf

Setzt Ihre Organisation die Rollen im Admin-Portal durch, braucht das Ausführen einer Bewertung die Berechtigung Frühe Fallbewertung ausführen, die die Rolle Benutzer standardmäßig hat. Das Löschen braucht Frühe Fallbewertung löschen, die diese Rolle nicht hat.

Wenn sich der Fall geändert hat

Wenn Sie den Modus öffnen und der Fall seit der neuesten Bewertung Importe erhalten hat, weist Claira oberhalb der Schaltfläche darauf hin, zum Beispiel: Ein Importauftrag hat seit der Bewertung vom 21.09.2026 1.240 Dokumente geladen. Führen Sie eine neue Bewertung aus, um sie einzubeziehen.

Umfassen Ihre Zugriffsrechte den Importverlauf nicht, vergleicht Claira stattdessen die Dokumentanzahl: Hat sie sich geändert, nennt Claira, wie viele Dokumente der Fall jetzt enthält und wie viele er bei der Bewertung enthielt.

Was Claira aufbewahrt

Claira bewahrt jede Bewertung auf, einschließlich der Statistiken, auf denen sie beruht: die Zahlen je Feld samt ihren Werten (zum Beispiel die Namen von Verwahrern und Absendern), die Dateitypen, die Zeitleiste, die Tabellen nach Verwahrer, die Paare aus Absender und Empfänger, die Dateigrößen mit den Titeln und Dokument-IDs der größten Dateien, den Importverlauf und die Stichprobe der Titel. Claira bewahrt sie auf, bis jemand die Bewertung löscht oder die Daten des Falls gelöscht werden. Genauso bewahrt ein Insight die Feldwerte auf, aus denen er erstellt wurde.

Eine Bewertung enthält nie den Text Ihrer Dokumente: Sie beruht auf Metadaten, nicht auf dem Lesen von Dokumenten, und sie bewahrt Zahlen auf, keine Kopie der Metadaten jedes Dokuments. Siehe Datenschutz und Sicherheit und Falldaten löschen.

Den Agenten fragen

Im Agent Mode weiß der Agent, ob dieser Fall eine Bewertung hat, wann sie ausgeführt wurde und von wem, und er liest die neueste, wenn Sie nach dem Fall fragen: zum Beispiel Wie viele Dokumente enthält dieser Fall?, Wer sind die Verwahrer? oder Wo soll ich anfangen? Er liest die Kennzahlen (einschließlich der Dateitypen, der Spitzen und Lücken, der Abdeckung je Verwahrer, der häufigsten Paare aus Absender und Empfänger und der Dateigrößen) und den Überblick, nicht die Stichprobe der Titel. Er nennt Ihnen das Datum der Bewertung, denn der Fall kann sich seitdem geändert haben.

Fragen Sie nach einer früheren Bewertung, listet er die Bewertungen dieses Falls mit ihren Daten auf: So können Sie ihn zwei Ausführungen vergleichen lassen und sich sagen lassen, was sich geändert hat. Bitten Sie ihn, Ihnen eine zu zeigen, bietet er eine Schaltfläche an, die sie hier öffnet, bei der gewünschten Ausführung.

In einem Fall, in dem noch keine Bewertung ausgeführt wurde, lautet einer der Einstiegsvorschläge des Agenten Verschaffen Sie mir einen ersten Überblick über diesen Fall, und seine Antwort bietet eine Schaltfläche an, die Sie auf diesen Bildschirm bringt, mit Bewertung ausführen bereit. Während eine Bewertung geschrieben wird, sagt er das, statt einen Bericht zu beschreiben, den er noch nicht sehen kann.

Schlägt der Agent einen Massen-Scan über alle Dokumente des Falls vor, zeigt der Vorschlag die Dokumentanzahl aus der neuesten Bewertung und das Datum dieser Zählung. Siehe Agent Mode.

Der Agent kann selbst keine Bewertung ausführen: Seine Schaltfläche bringt Sie nur hierher, und gelesen wird in Ihrem Browser, während dieser Bildschirm geöffnet ist. Für eine neue Bewertung klicken Sie auf Bewertung ausführen.

Fälle mit Claira Private

In einem Fall mit Claira Private verwendet die frühe Fallbewertung nie eines der Modelle von Claira. Wo Claira die Bewertung nicht auf dem eigenen Modell Ihres Falls ausführen kann, wird das Ausführen einer Bewertung mit einem entsprechenden Hinweis abgelehnt, und es wird nichts gespeichert.

Solange Sie ein lokales Modell eingeschaltet haben, ist das Ausführen einer Bewertung nicht verfügbar: Führen Sie eine aus, weist Claira darauf hin, und es wird nichts gespeichert. Frühere Bewertungen bleiben verfügbar, zum Lesen, Herunterladen und Löschen.

Die Insight-Vorlage Frühe Fallbewertung

Die frühe Fallbewertung ersetzt die gleichnamige Insight-Vorlage, die aus den Zusammenfassungen je Dokument eines Massen-Scans eine Notiz schrieb. Diese Vorlage wird in Insights nicht mehr angeboten. Insights, die Sie bereits daraus erstellt haben, bleiben unverändert in Frühere Insights.

Um selbst eine Notiz aus Dokumentzusammenfassungen zu schreiben, führen Sie den Prompt Dokument zusammenfassen als Massen-Scan aus und erstellen dann mit Ihrem eigenen Prompt einen Insight über seine Ergebnisse.

Wie es weitergeht

• Fallkontext: Überblick: Halten Sie Beteiligte, Streitpunkte und Vorgaben fest, bevor Sie scannen.
• Massen-Scan: Scannen Sie ein vorgeschlagenes Segment.
• Prompt-Vorlagen: die Schnellstart-Vorlagen für Relevanz, Privileg, objektive Kodierung und mehr.
• Insights und Insight-Vorlagen: Verdichten Sie Scan-Ergebnisse zu einer einzigen, belegten Auswertung.