Joindre des documents à une conversation

Parfois, ce sur quoi vous voulez poser une question ne se trouve pas dans votre dossier : c'est un tableur sur votre bureau, un PDF reçu par courriel ou une capture d'écran. Vous pouvez les déposer directement dans une conversation du mode agent et les interroger en parallèle de tout ce que Claira sait déjà du dossier.

Joindre un fichier

Glissez-déposez le fichier n'importe où sur le panneau de conversation. Un contour en pointillés apparaît pendant le glisser ; relâchez pour joindre le fichier. Plusieurs fichiers à la fois ne posent pas de problème : déposez-les ensemble, et ils partent tous avec le même message.

Si vous préférez ne pas glisser, cliquez sur le trombone à gauche de la zone de message et choisissez vos fichiers. Maintenez Ctrl (Cmd sur un Mac) pendant le clic, ou Maj pour prendre une suite de fichiers, afin d'en sélectionner plusieurs.

Le fichier apparaît aussitôt dans la zone de message, avec un indicateur de chargement pendant que Claira le lit. Une fois joint, il y attend votre prochain message ; cliquez sur le × qu'il porte pour le retirer avant l'envoi. Lorsque vous envoyez votre prochain message, le fichier part avec lui, puis reste attaché à la conversation : vous pouvez donc l'interroger tour après tour.

Ce que vous pouvez joindre

Jusqu'à 10 fichiers par conversation, 10 Mo chacun. C'est un plafond pour toute la conversation, pas pour un message : tout ce que vous joignez y reste attaché. Retirez un fichier dont vous n'avez plus besoin pour libérer une place.

Le document que vous avez ouvert

Lorsqu'un document est ouvert, il apparaît en premier dans la zone de message : encadré en vert, avec son ID de document et son titre. Il part avec votre prochain message, sauf si vous le retirez, et il part en entier : Claira reçoit tout ce qu'elle peut lire de ce document, quel que soit le contenu de votre message. Vous n'avez jamais à formuler votre question d'une certaine façon pour que Claira regarde le document sur lequel vous êtes.

Après son nom, la puce indique ce que cela représente :

Survolez la puce, ou atteignez-la avec la touche Tab, pour voir le titre complet et ce qui part.

Ne pas envoyer le document ouvert avec vos messages

Cliquez sur le × de la puce pour ne plus envoyer le document. La puce reste dans la zone de message, en pointillés et marquée Non envoyé, et Claira ne reçoit rien du document avec vos messages : ni son texte, ni son fichier, ni même son titre. Si vous posez tout de même une question sur « ce document », Claira vous indique qu'il n'a pas été envoyé. La puce décide de tout : c'est soit l'intégralité du document, soit rien.

Le document reste exclu jusqu'à ce que vous cliquiez sur la flèche de la puce (Envoyer de nouveau) ou que vous ouvriez un autre document dans Discover. Un document nouvellement ouvert part avec vos messages comme d'habitude.

Une conversation ouverte avec Réviser avec l’Agent ou Répondre avec l’Agent depuis un contexte du dossier commence avec le document exclu, car vous êtes là pour parler du contexte, pas du document à l'écran. Cliquez sur Envoyer de nouveau sur la puce si vous voulez que l'Agent le lise aussi. Lorsque vous passez à une autre conversation, le document part avec vos messages comme d'habitude.

L'exclusion s'applique à partir de votre prochain message. Ce que la conversation a déjà reçu du document avec des questions précédentes en fait toujours partie ; pour poser vos questions entièrement sans lui, commencez une nouvelle conversation avec le document exclu.

Voir avec quels documents chaque question a été envoyée

Chaque question que vous envoyez affiche, juste au-dessus d'elle, les documents envoyés avec elle :

• Le document ouvert dans Discover, encadré en vert et nommé par son titre (ou par son ID de document s'il n'a pas de titre). Il apparaît sur chaque question envoyée pendant que ce document est ouvert, puisque Claira en reçoit le texte, le propre fichier, ou les deux. Une question envoyée alors que le document est exclu de vos messages ne l'affiche pas. Si vous passez à un autre document et continuez vos questions, les questions suivantes affichent le nouveau document : vous voyez ainsi à quel moment la conversation est passée d'un document à l'autre.
• Les fichiers que vous avez joints, avec l'icône de leur type, sur la question avec laquelle ils ont été envoyés pour la première fois.
• Un contexte du dossier, avec l'icône presse-papiers du contexte du dossier, sur chaque question que Claira a pu lire avec lui. Cliquez dessus pour ouvrir ce contexte du dossier.

Survolez un document, ou atteignez-le avec la touche Tab, pour voir son titre complet et ce que Claira en a reçu avec cette question : son texte, son propre fichier, ou les deux. Un fichier que vous retirez ensuite de la conversation reste sur la question avec laquelle il a été envoyé, barré.

Voir ce que la conversation peut lire

Lorsqu'une conversation contient des documents, un trombone accompagné d'un compteur apparaît dans la barre supérieure. Cliquez dessus pour voir tout ce que la conversation peut lire actuellement, réparti en trois groupes :

• Fichiers joints : les fichiers que vous avez ajoutés, avec leur taille. Cliquez sur le × à côté de l'un d'eux pour le retirer. Retirer un fichier le supprime également du stockage de Claira.
• Contextes du dossier joints : les contextes du dossier que cette conversation peut lire, sous leur nom actuel. Cliquez sur l'un d'eux pour l'ouvrir.
• Documents Nuix consultés : encadrés en vert, ce sont les documents Discover que cette conversation a déjà vus. Ils apparaissent automatiquement au fil de votre travail et ne se retirent pas : ils constituent l'historique de ce que la conversation a vu, et non un ajout de votre part.

Chaque entrée indique aussi quand elle est entrée dans la conversation : Envoyé pour la première fois le, suivi de la date et de l'heure de la question qui l'a apportée (cliquez dessus pour aller à cette question), ou Pas encore envoyé pour un fichier qui attend votre prochain message.

Un document rejoint la liste Nuix dès que Claira en a réellement reçu quelque chose : son texte extrait, son propre fichier (un PDF, une image, un fichier audio ou une vidéo), ou les deux. Survolez un document, ou atteignez-le avec la touche Tab, pour savoir ce que Claira en a reçu. Si Claira n'a rien reçu d'un document que vous aviez ouvert, il n'y figurera pas : la liste indique donc ce que la conversation a vraiment pu utiliser, et non simplement ce qui était affiché à l'écran.

Les contextes du dossier dans une conversation

Une conversation peut aussi porter un contexte du dossier, que Claira lit comme elle lit le contexte du dossier partout ailleurs. Cela se produit automatiquement dans deux cas :

• Vous cliquez sur Générer des termes de recherche dans un contexte du dossier. La conversation s'ouvre avec ce contexte joint à votre question, et le document ouvert dans Discover est volontairement laissé de côté : votre question porte sur le contexte, pas sur ce document.
• Vous cliquez sur Réviser avec l’Agent sur un brouillon. La conversation porte sur ce contexte : chaque question y affiche donc le contexte qu'elle révise, et le document ouvert dans Discover y est d'emblée exclu de vos messages.

La puce apparaît au-dessus de votre question, avec l'icône presse-papiers du contexte du dossier. Cliquez dessus pour revenir directement à ce contexte du dossier. Tant qu'une conversation en porte un, les questions sur le contexte du dossier reçoivent une réponse tirée de ce contexte, même si votre dossier en compte plusieurs et qu'un autre est celui par défaut.

Si quelqu'un renomme le contexte du dossier, la puce suit le nouveau nom, car Claira le relit à chaque fois. Si le contexte du dossier est supprimé, la puce reste barrée sur les questions avec lesquelles il a été envoyé, et Claira vous dit qu'elle ne peut plus le lire au lieu d'en deviner le contenu.

Comment Claira lit vos fichiers

Pour les tableurs, les fichiers Word, les fichiers texte et la plupart des PDF, Claira lit le texte dans votre navigateur et n'envoie que ce texte. Le fichier lui-même ne quitte jamais votre ordinateur.

Certains fichiers ne contiennent aucun texte à lire : un PDF numérisé ou une image. Ceux-là sont envoyés vers le stockage sécurisé de Claira dans votre région afin que le modèle puisse les examiner directement, et ils sont supprimés dès que vous retirez la pièce jointe.

À savoir

• Les pièces jointes suivent la duplication. Si vous dupliquez une conversation, la nouvelle copie conserve les mêmes documents, affichés à côté des mêmes questions, et répond donc de la même façon.
• Vos collègues les voient. Dans une conversation partagée, les collègues qui la consultent voient la liste des documents et les documents affichés à côté de chaque question. Vous seul, en tant que propriétaire, pouvez en ajouter ou en retirer.
• Modèle local. Lorsqu'un modèle local est activé, les fichiers dont Claira peut lire le texte fonctionnent normalement. Un PDF numérisé ou une image ne peuvent pas être joints, car les lire impliquerait de les envoyer hors de votre machine.
• Posez vos questions naturellement. Une fois le fichier joint, demandez simplement : « que montre ce tableur ? », « résume le PDF joint ». Inutile de nommer le fichier : un fichier que vous joignez à une question est considéré comme l'objet de cette question, et Claira le lit avant de répondre. Les fichiers joints à vos questions précédentes restent disponibles, et Claira s'en sert dès que votre question les concerne ; nommez-en un si vous voulez lever toute ambiguïté.