Häufige Nuix Discover-Aufgaben

Claira läuft als UI Extension innerhalb von Nuix Discover (NeoDiscover). Vieles, worum Benutzer Claira bitten, ist tatsächlich eine Nuix-Funktion — etwa die angezeigten Bereiche zu ändern, ein Kodierungsfeld hinzuzufügen, eine Schwärzung anzuwenden oder Dokumente zu produzieren. Claira kann das nicht für Sie erledigen, aber dieser Artikel behandelt die häufigsten Nuix-Aufgaben mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Links zur offiziellen Nuix-Hilfe.

Finden Sie unten nicht, was Sie brauchen: Die vollständige Nuix-Hilfe finden Sie unter ca.legal.nuix.com/RingtailHelp.

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Arbeitsbereich und Bereiche

Ich sehe meine Dokumentliste, das Browse pane, das Conditional Coding pane oder das Document pane nicht — wie finde ich sie?

Jeder Bereich in Nuix Discover (Browse pane, List pane, Document pane, Conditional Coding pane, Related pane, Map pane) ist Teil Ihrer Workspace-Ansicht. Fehlt ein Bereich, wurde er in Ihrem aktuellen Arbeitsbereich ausgeblendet, oder Ihre Arbeitsbereich-Vorlage enthält ihn nicht.

So holen Sie einen Bereich zurück:

1. Öffnen Sie die Seite Documents.
2. Nutzen Sie die Bereichs-Schalter in der oberen Symbolleiste jeder Region, um einen Bereich ein- oder auszublenden. Die meisten Bereiche haben ein Kopfmenü mit Optionen für ihre Anzeige.
3. Fehlt der Bereich weiterhin, hat Ihr Fall-Administrator möglicherweise eine Arbeitsbereich-Vorlage angewendet, die ihn ausschließt. Bitten Sie ihn, ihn für Ihre Gruppe hinzuzufügen (siehe Wie ändere ich, was mein Team in seinem Arbeitsbereich sieht?).

Für die Spaltenauswahl im List pane speziell klicken Sie auf das Menü List und wählen Select Columns, um Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, oder wählen Sie eine gespeicherte Spaltenvorlage aus dem Dropdown-Menü der Symbolleiste. Wählen Sie Custom (no template), um zu den Standardwerten zurückzukehren.

Um einen individuellen Arbeitsbereich von Grund auf zu erstellen, klicken Sie auf den Pfeil unter den Arbeitsbereich-Schaltflächen in der Symbolleiste der Seite Documents und wählen Add new workspace. Benennen Sie ihn, wählen Sie die gewünschten Bereiche (bis zu 5 je Arbeitsbereich), wählen Sie ein Layout und speichern Sie. Sie können bis zu drei Arbeitsbereiche — beschriftet mit A, B und C — an die Symbolleiste anheften, um mit einem Klick zu wechseln. Individuelle Arbeitsbereiche werden automatisch gespeichert.

Referenz: View a document · Work with the List pane · Customizing the workspace (Noticia).

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Wie öffne ich ein Dokument in einem eigenen Fenster?

Öffnen Sie im List pane ein Dokument und nutzen Sie dann das Menü Options in der Symbolleiste des Dokuments:

• Open as linked workspace — öffnet das Dokument in einem separaten Browserfenster, das mit dem List pane synchron bleibt (Weiter/Zurück funktioniert fensterübergreifend).
• Open as standalone — öffnet das Dokument in einem unabhängigen Fenster, das dem List pane nicht folgt.

Wählen Sie für die Sichtung mit zwei Monitoren beim Öffnen als verknüpften Arbeitsbereich das Layout Second Monitor — es liefert zwei View-Bereiche, die mit dem List pane in Ihrem Hauptfenster synchronisiert sind.

Referenz: View a document · How to open a linked workspace (Noticia).

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Wie setze ich meinen Arbeitsbereich auf die Standardwerte zurück?

Haben Sie Bereiche, Spalten oder Layouts angepasst und möchten neu beginnen:

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen.
2. Öffnen Sie User Settings.
3. Wählen Sie Reset to Group Defaults (nutzt den von Ihrem Administrator für Ihre Gruppe konfigurierten Arbeitsbereich) oder Reset to Ringtail Default (das werkseitige Layout).

Dies setzt den Browse pane, die Listenspalten, die Arbeitsbereich-Layouts und andere Anpassungen in einem Schritt zurück.

Referenz: How to reset your workspace configuration (Noticia).

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Suchen und Durchsuchen

Wie nutze ich das Browse pane und speichere eine Suche?

Das Browse pane lässt Sie Dokumente über Binders, Issues, Levels, gespeicherte Suchen und andere Gruppierungen durchgehen, ohne eine Abfrage einzutippen.

Das Browse pane öffnen:

• Klicken Sie von Case Home aus in der Symbolleiste auf Browse.
• Klicken Sie von der Seite Documents aus (nach einer Ergebnismenge) in der Symbolleiste auf Browse. Ihr Arbeitsbereich wechselt zu einem Layout, das das Browse pane enthält.

Durchsuchen und filtern:

1. Klicken Sie auf eine Abschnittsüberschrift (Binders, Issues, Levels, Saved Searches usw.).
2. Erweitern Sie eine Hierarchie mit dem +-Zeichen, oder klicken Sie auf einen Elementnamen, um eine neue Suche für diese Gruppe auszuführen.
3. Nutzen Sie die Schaltfläche Filter to in der Symbolleiste des Browse pane, um Auswahlen mit Ihrer aktuellen Suche zu kombinieren.
4. Nutzen Sie die Schaltfläche Working list im List pane, um Ihre Auswahl zu sehen, ohne den Kontext zu verlieren.

Nach Inhalt oder Kodierungswerten finden:

• Klicken Sie auf die Abschnittsüberschrift Find, aktivieren Sie Content oder Coding über die Zahnrad-Schaltfläche, geben Sie Ihre Begriffe ein und klicken Sie auf Find. Treffer erscheinen im List pane und werden im Document pane hervorgehoben.

Gespeicherte Suchen erscheinen im Browse pane unter Saved Searches — führen Sie eine durch Anklicken aus, oder filtern Sie danach.

Referenz: Browse and filter documents.

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Was ist die Suchsyntax von Nuix Discover (Grundlagen und Erweitert)?

Nuix Discover unterteilt die Suche in zwei Engines: Content-Suchen (Volltext über dtSearch, gegen den Dokumenttext) und Fielded-Suchen (SQL, gegen Metadaten und Kodierungsfelder). Die meisten Abfragen kombinieren beide.

Nützliche Muster:

• AND / OR / NOT — Klauseln kombinieren, z. B. contract AND vendor, responsive OR hot, email NOT internal.
• Exakte Wortfolge — in doppelte Anführungszeichen setzen: "acquisition agreement".
• Feldklauseln in der erweiterten Suche — ein Feld, einen Operator, einen Wert wählen: z. B. Custodian is "John Smith".
• Datumsbereiche — mit dem Kalender-Steuerelement Von/Bis festlegen, z. B. Created date between 2023-01-01 and 2023-12-31.
• Pick-List-Werte — aus dem Dropdown-Menü der definierten Werte wählen: z. B. Issue equals Privilege.
• Alle Metadaten — gleichzeitig über Titel, Beschreibung, ID, Notizen, Pick-Lists, Text, Memo, Personen und Organisationen suchen.
• Boolesche Gruppierung — mit der Klammerungs-Steuerung (rot = AND, grün = OR, blau = NOT) verschachtelte Ausdrücke aufbauen.

Die vollständige Referenz zu Operatoren und Platzhaltern ist der Anhang Nuix Discover Search Query Syntax.

Referenz: Perform an advanced search.

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Warum erhalte ich mehr Dokumente zurück, als meine Suchbegriffe geliefert haben? (Sources & Attachments)

Im eDiscovery-Kontext bezeichnet „Sources and attachments“ die Familie einer E-Mail zusammen mit ihren Anhängen. Sie werden für die Offenlegung als Einheit behandelt: Nach kanadischen Offenlegungsregeln wird, wenn ein Dokument einer Familie relevant und nicht privilegiert ist, in der Regel die gesamte Familie produziert.

Standardmäßig liefert eine Suche nur die Dokumente, die Ihren Begriffen entsprechen. Das Aktivieren des Filters Sources & Attachments (das ausgefüllte blaue Büroklammer-Symbol in der Symbolleiste) erweitert die Ergebnismenge um die übergeordneten und untergeordneten Dokumente jedes Treffers — eine Suche, die ohne diesen Filter 178 Treffer liefert, könnte damit 276 liefern, weil die übergeordneten E-Mails kodierter Anhänge einbezogen werden.

Sehen Sie unerwartete Dokumentzahlen, prüfen Sie, ob der Filter Sources & Attachments aktiviert ist.

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Wie geht Nuix Discover mit Duplikaten und Near-Duplicates um?

Nuix erkennt vier Arten von Wiederholung:

• Exakte Duplikate — identischer Inhalt und identische Metadaten; übereinstimmende Hash-Werte.
• Familien-Duplikate — vollständige E-Mail-Familien (Nachricht + Anhänge), die zu 100 % identisch sind.
• Thread-Duplikate — E-Mails, deren Inhalt vollständig in einer späteren Nachricht desselben Threads enthalten ist.
• Near-Duplicates — konzeptionell ähnliche Dokumente ohne exakte Hash-Übereinstimmung (kleine Bearbeitungen, Formatvarianten).

Die Deduplizierung auf Familienebene läuft automatisch während der Ingestion. Thread-Duplikate werden über das E-Mail-Threading sichtbar gemacht (siehe Wie sichte ich E-Mail-Threads und Dokumentfamilien?). Near-Duplicates werden über das Compare-Related-Dashboard mit Ähnlichkeitsbewertung sichtbar gemacht.

Für die erste Sichtungsrunde genügt es oft, nur den Pivot oder die letzte E-Mail eines Threads zu betrachten — für Privileg, Schwärzung oder inhaltliche Nuancen müssen Sie in der Regel die ganze Familie durchgehen.

Referenz: Handling duplicate and near-duplicate records (Noticia).

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Kodierung, Hervorhebungen und Schwärzungen

Wie hebe ich relevanten Inhalt hervor oder wende eine Schwärzung an?

Hervorhebungen und Schwärzungen werden im Document pane angewendet, während Sie die Bild- oder PDF-Version des Dokuments betrachten.

1. Öffnen Sie ein Dokument, sodass es im Document pane erscheint.
2. Wechseln Sie zur Bild- oder PDF-Version (nicht zur formatierten Textansicht) — Schwärzungen und Hervorhebungen gelten für die abgebildete Seite.
3. Wählen Sie in der Symbolleiste des Document pane das Werkzeug Highlight oder Redaction.
4. Klicken und ziehen Sie auf der Seite, um das Hervorhebungs- oder Schwärzungsfeld zu zeichnen.
5. Wählen Sie bei Schwärzungen einen Schwärzungsgrund, falls Ihr Fall diese verwendet (z. B. Privileged, PII).
6. Speichern Sie — die Anmerkung wird am Dokument gespeichert.

Um eine Schwärzung oder Hervorhebung zu entfernen, wählen Sie sie auf der Seite aus und drücken Sie Entf (oder nutzen Sie das Rechtsklick-Menü).

Referenz: Code documents · Productions.

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Wie kodiere ich ein Dokument?

Sie können Dokumente kodieren (mit Sichtungsentscheidungen wie Responsive, Privileged, Issue-Kennzeichnungen versehen) auf mehrere Arten:

• Code pane — das Standard-Kodierungsfeld; Werte für jedes Feld wählen oder eintippen.
• Conditional Coding pane — eine geführte Vorlage, die anzeigt, welche Felder anhand der bereits gewählten Werte noch kodiert werden müssen. Feldfarben ändern sich, während erforderliche Felder ausgefüllt werden.
• Quick codes — farblich codierte Ein-Klick-Werte für häufige Entscheidungen; schneller als die Auswahl aus einer Liste. Siehe die nächste Frage.
• List pane inline — bei Feldern, deren Spaltenkopf das Bearbeitungssymbol trägt, doppelklicken Sie die Zelle, um den Wert direkt zu bearbeiten.
• Hinweisbasierte Kodierung — einen vorgeschlagenen Wert aus dem Code pane übernehmen.

Referenz: Code documents.

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Wie kodiere ich ein Dokument per Quick Code (Ein-Klick-Kodierung)?

Quick codes sind farblich codierte Ein-Klick-Werte, die mit einem Kodierungsfeld verknüpft sind — nützlich für eine schnelle erste Sichtungsrunde wie Responsive / Not Responsive / Privileged.

Als Sichter:

1. Öffnen Sie ein Dokument auf der Seite Documents.
2. Stellen Sie sicher, dass die richtige Quick-Code-Liste ausgewählt ist — Ihr Administrator kann eine Standardliste je Fall, Gruppe oder Sichtungsphase festlegen. Um die Liste selbst zu wechseln, öffnen Sie Tools → Quick code.
3. Klicken Sie auf die farbige Quick-Code-Schaltfläche (oder nutzen Sie die im Tooltip gezeigte Tastenkombination), um sie auf das aktuelle Dokument anzuwenden.

Als Administrator, um eine Quick-Code-Liste einzurichten:

1. Erstellen Sie eine Pick-List mit Familienrang und Farbkodierung.
2. Legen Sie die Sicherheit fest, damit die richtigen Gruppen sie nutzen können.
3. Legen Sie sie als Standard für einen Fall (Case Setup → Case Defaults), eine Gruppe (Security → Groups → Properties) oder eine Sichtungsphase (Review Setup → workflow → phase → Properties) fest.
4. Um eine Gruppe auf eine einzige Quick-Code-Liste zu beschränken, verweigern Sie dieser Gruppe unter Security → Features die Funktion Change quick code.

Referenz: Quick codes.

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Wie richte ich individuelle Schwärzungsgründe (Redaction-Labels) ein?

Schwärzungsgründe lassen Sichter eine Schwärzung mit einer Kategorie kennzeichnen (Privileged, PII, Trade Secret usw.), sodass der Production-Export sie auf der Seite gruppieren, zählen oder beschriften kann.

Schwärzungsgründe werden von Fall-Administratoren zusammen mit anderen Kodierungswerten verwaltet. Einmal konfiguriert, wählen Sichter sie beim Zeichnen einer Schwärzung im Document pane aus.

Das Label, das auf die produzierte Seite eingebrannt erscheint (das Wort „REDACTED“, der Grundtext, der Name der erstellenden Person, das Datum oder die Beschreibung), wird bei der Einrichtung des Production- oder Batch-Print-Auftrags gewählt — nicht bei der Konfiguration des Grundes selbst.

Referenz: Productions für Schwärzungseinstellungen auf Production-Ebene · Code documents für das Anwenden von Schwärzungen während der Sichtung.

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Wie schwärze ich eine native Excel-Datei (Xcelerator)?

Standard-Schwärzungen in Nuix werden auf der abgebildeten Seite angewendet. Für Excel-Dateien, bei denen Schwärzungen in der nativen .xlsx-Datei liegen müssen (damit die Datei für die empfangende Partei sortierbar und formelgesteuert bleibt), bietet Nuix ein Zusatz-Plugin namens Xcelerator (manchmal als XLerator bezeichnet).

• Ihr Nuix-Administrator muss Xcelerator für Ihren Fall aktivieren, bevor Sichter es nutzen können.
• Bei der Nutzung von Xcelerator fällt eine Gebühr je Dokument an — klären Sie die Preisgestaltung vorab mit Ihrem Administrator.

Einmal aktiviert, werden Schwärzungen an Excel-Dateien direkt in der nativen Vorschau statt in der Bildversion gezeichnet.

Referenz: Native Excel redaction with Xcelerator (Noticia).

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Wie teile ich ein langes PDF in separate Dokumente auf (Unitization)?

Unitization lässt Sie ein einzelnes langes PDF in mehrere separate Dokumente aufteilen. Nützlich, wenn ein Memo und seine Anhänge als ein PDF gescannt wurden, oder wenn ein langes Dokument in Teilen leichter zu sichten und zu produzieren ist.

Unitization wird je Fall konfiguriert, und die genaue Oberfläche hängt von Ihrer Nuix-Version ab. Sprechen Sie mit Ihrem Fall-Administrator oder wenden Sie sich an den Noticia-Support für die aktuelle Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Referenz: Splitting PDFs in Nuix with unitization (Noticia).

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E-Mail-Threading und Sichtungszuweisungen

Wie sichte ich E-Mail-Threads und Dokumentfamilien?

E-Mail-Threading gruppiert zusammengehörige E-Mails und identifiziert den in jedem Thread eindeutigen Inhalt. Nuix Discover klassifiziert jede E-Mail als:

• Pivot — enthält eindeutigen Nachrichteninhalt, Anhänge oder Empfänger, die sonst nirgendwo im Thread vorkommen.
• Duplicate — Inhalt, der vollständig in einem anderen Dokument enthalten ist.
• Duplicate previous pivot — ein früherer Pivot, der inzwischen von einem neueren Pivot abgelöst wurde.

Threading nutzen:

1. Führen Sie eine Suche nach den zu sichtenden Dokumenten aus.
2. Aktivieren Sie in Ihren Sucheinstellungen die Option Threading (oder öffnen Sie eine threading-spezifische Zuweisung, falls Ihr Administrator eine eingerichtet hat).
3. Nutzen Sie im List pane die Threading-Symbole, um alle Threads zu erweitern (vollständige Hierarchien) oder alle Threads einzuklappen (nur Wurzeln und Pivots).

Threading wird von Ihrem Administrator berechtigungsgesteuert — sehen Sie es nicht, bitten Sie ihn, den Zugriff zu gewähren.

Referenz: Email threading.

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Welche E-Mail-Formate verarbeitet Nuix (PST, MSG, MHT, EML, MBOX)?

Nuix Discover nimmt mehrere E-Mail-Formate auf und verarbeitet sie zu einer einheitlich betrachtbaren Version. Kurzreferenz:

• PST — vollständiger Outlook-Postfachexport (Ordner, Nachrichten, Kalender, Anhänge). Wird bei der Ingestion zu MHT verarbeitet.
• MSG — einzelne Outlook-Nachricht. Achtung: Eingebettete Anhänge bleiben in der nativen Ansicht nicht immer erhalten, und Metadaten wie Date Modified können sich beim Öffnen der Datei ändern — Risiko für die Chain of Custody.
• MHT (bevorzugt) — Web-Archiv-Format. Statisch, nach der Erzeugung manipulationssicher, erfasst das vollständige Layout mit Anhängen, in jedem Browser betrachtbar. Nuix verarbeitet aufgenommene E-Mails standardmäßig zu MHT.
• EML — generisches Einzel-E-Mail-Format, verwendet von Gmail, Apple Mail, Thunderbird. Verhalten variiert je nach Exportmethode.
• MBOX — Gmail-Takeout- oder Apple-Mail-Postfachbündel. Muss vor der Sichtung meist in PST oder EML umgewandelt werden und enthält keine Outlook-spezifischen Metadaten.

Erhalten Sie von einer produzierenden Partei MSG statt PST oder MHT, sprechen Sie es an, bevor die Sichtung beginnt — die Probleme mit fehlenden Anhängen und veränderten Metadaten sind in der Verhandlung leichter zu lösen als in der Produktion.

Referenz: About email formats (Noticia).

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Wie erhalte und erledige ich eine Sichtungszuweisung?

1. Öffnen Sie von Case Home aus My Assignments im Navigationsbereich.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Get next assignments, geben Sie die gewünschte Anzahl ein und bestätigen Sie.
3. Öffnen Sie eine Zuweisung, indem Sie auf die Zahl in der Spalte Total klicken (alle Dokumente sehen) oder auf Get in der Spalte Remaining (nur unkodierte Dokumente öffnen).
4. Kodieren Sie die Dokumente auf der sich öffnenden Seite Documents.
5. Die Zuweisung wird automatisch abgeschlossen, sobald ihre Kodierungsanforderungen erfüllt sind. Um den Fortschritt des Teams zu verfolgen, kann Ihr Fall-Administrator das Review Dashboard nutzen.

Ihr Administrator begrenzt, wie viele Zuweisungen Sie gleichzeitig halten können.

Referenz: Get your assignments.

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Felder, Vorlagen und Binders

Wie füge ich ein Feld hinzu?

Das Hinzufügen eines Felds (ein Kodierungsfeld, individuelles Feld oder Dokumentattribut) ist eine Aufgabe des Case Administrator.

1. Öffnen Sie von Case Home aus Case Setup → Fields.
2. Klicken Sie auf Add.
3. Wählen Sie einen Type aus dem Dropdown-Menü:
   • Date — nur mm/dd/yyyy.
   • Memo — langer alphanumerischer Text.
   • Number — Ganzzahlen und Dezimalzahlen.
   • Pick List — vordefinierte auswählbare Werte (Sie fügen die Einträge nach dem Erstellen des Felds hinzu).
   • Text — bis zu 255 Zeichen.
   • Yes/No — boolesch.
4. Geben Sie einen eindeutigen Feldnamen ein.
5. Deaktivieren Sie für mehrwertige Felder One-to-one (bei Yes/No-Feldern erforderlich).
6. Klicken Sie auf Save.
7. Öffnen Sie Security für das neue Feld und legen Sie den Gruppenzugriff fest (Deny / Allow / Write), damit die richtigen Teams es sehen und kodieren können.
8. Fügen Sie das Feld einer Coding Template hinzu (damit es im Conditional Coding pane erscheint) und/oder einer Column Template (damit es im List pane erscheint) — siehe unten.

Referenz: Fields.

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Wie füge ich Werte in einem Pick-List-Feld hinzu oder bearbeite sie?

Pick-List-Felder lassen Sichter aus einem definierten Wertesatz wählen (Issue-Kennzeichnungen, Custodian usw.).

1. Gehen Sie zu Case Home → Case Setup → Fields.
2. Öffnen Sie das zu bearbeitende Pick-List-Feld.
3. Klicken Sie oben rechts auf Add, um einen neuen Wert einzugeben, oder öffnen Sie einen bestehenden Eintrag, um ihn umzubenennen, neu zu ordnen oder ihm eine Farbe zuzuweisen.
4. Speichern Sie.

Referenz: Fields · Adding entries to a picklist (Noticia).

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Wie füge ich ein Feld zum Conditional Coding pane hinzu (oder ändere, welche Felder Sichter beim Kodieren sehen)?

Das Conditional Coding pane wird von einer Coding Template gesteuert.

1. Öffnen Sie Case Setup → Coding Templates.
2. Öffnen Sie eine bestehende Vorlage oder klicken Sie auf Add, um eine neue zu erstellen.
3. Fügen Sie Felder hinzu und ordnen Sie sie so an, wie Sichter sie sehen sollen. Konfigurieren Sie bei einer Conditional Template Regeln, sodass ein Feld nur erscheint, wenn ein vorgelagerter Wert auf bestimmte Weise kodiert wurde.
4. Speichern Sie.
5. Legen Sie die Vorlage als Standard für eine oder mehrere Gruppen fest, damit Sichter dieser Gruppen sie automatisch sehen (siehe Wie ändere ich, was mein Team in seinem Arbeitsbereich sieht?).

Um zu wechseln, welche Vorlage ein Sichter nutzt (ohne sie zu bearbeiten), verwenden Sie das Dropdown-Menü oben im Conditional Coding pane — der Standard ist All Values, und alle vom Administrator erstellten Vorlagen erscheinen in derselben Liste.

Referenz: Coding templates · How to change your conditional coding template (Noticia) · How to add new fields for your users (Noticia).

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Wie erstelle oder bearbeite ich eine Column Template (gespeicherte List-Ansicht)?

Column Templates sind gespeicherte Sätze von List-pane-Spalten — nützlich, um jedem Sichtungsteam eine fokussierte Ansicht zu geben.

1. Klicken Sie auf Add, benennen Sie die Vorlage, wählen Sie Search results oder Migration, und klicken Sie auf Save.
2. Öffnen Sie die Vorlage, fügen Sie Felder über das Feld Select a field hinzu, und konfigurieren Sie Attribute/Sortierreihenfolge (bis zu 5 Sortierspalten).
3. Ziehen Sie Zeilen, um sie neu zu ordnen.
4. Öffnen Sie Security, um bestimmten Gruppen die Nutzung der Vorlage zu erlauben.

Sichter wählen die Vorlage aus dem Column-Template-Dropdown-Menü in der Symbolleiste des List pane. Um sie als Standard für eine Gruppe festzulegen, siehe die nächste Frage.

Referenz: Column templates.

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Wie erstelle ich einen Binder?

Binders gruppieren zusammengehörige Dokumente — nützlich, um die Sichtung nach Themen, Zeugen oder Hot Docs zu organisieren.

Binders befinden sich im Browse pane im Abschnitt Binders.

1. Öffnen Sie das Browse pane auf der Seite Documents.
2. Klicken Sie im Abschnitt Binders auf + oder Add und benennen Sie den neuen Binder.
3. Fügen Sie Dokumente aus einem Suchergebnis hinzu, indem Sie sie im List pane auswählen und Code → Code to binder wählen, oder ziehen Sie sie im Browse pane auf den Binder.

Dokumente während der Sichtung hinzufügen oder entfernen (über das Conditional Coding pane):

Hat Ihr Administrator die Binder-Liste zum Conditional Coding pane hinzugefügt (siehe nächste Frage), können Sichter die Binder-Zugehörigkeit über Kontrollkästchen verwalten:

1. Wählen Sie das/die Dokument(e) im List pane aus (für mehrere den Bulk-Coding-Modus aktivieren).
2. Im Binder-Abschnitt des Conditional Coding pane ein Kontrollkästchen aktivieren, um die Auswahl hinzuzufügen, oder deaktivieren, um sie zu entfernen.

Ein Häkchen zeigt an, dass sich das Dokument aktuell in diesem Binder befindet.

Referenz: Code documents to binders · Adding to or removing documents from a binder (Noticia).

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Wie füge ich einen Binder zum Conditional Coding pane hinzu (damit Sichter Dokumente per Kontrollkästchen dazu kennzeichnen können)?

Einen Binder im Conditional Coding pane anzuzeigen, ist eine andere Einrichtung als das Hinzufügen eines gewöhnlichen Felds — ein Case Administrator erledigt dies einmalig an der Coding Template:

1. Gehen Sie zu Case Home → Case Setup → Coding Templates.
2. Öffnen Sie die Conditional-Coding-Vorlage, die Ihre Sichter nutzen.
3. Fügen Sie den Binder zur Vorlage hinzu (Binders sind ein eigener auswählbarer Typ, kein „Feld“).
4. Speichern Sie.

Danach sehen Sichter den Binder als Kontrollkästchen im Conditional Coding pane und können Dokumente dazu kennzeichnen, ohne die Sichtung zu verlassen.

Referenz: How to add a binder to conditional coding (Noticia).

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Wie ändere ich, was mein Team in seinem Arbeitsbereich sieht (Listenspalten, Conditional-Coding-Bereich, Standard-Arbeitsbereich)?

Benutzerseitige Standardwerte werden von einem Case Administrator je Gruppe festgelegt. Das Muster ist für Column Templates, Coding Templates und Quick Codes dasselbe:

1. Erstellen Sie als Administrator die Vorlage (Column Template in Case Setup, Coding Template in Case Setup, Quick-Code-Liste usw.).
2. Öffnen Sie die Vorlage und nutzen Sie Set as default oder Set for groups.
3. Wählen Sie die Gruppen, die diese Vorlage als Standard erhalten sollen.

Mitglieder dieser Gruppen sehen den neuen Standard beim nächsten Öffnen des Falls. Einzelne Personen können weiterhin über das Dropdown-Menü der Symbolleiste zu einer anderen Vorlage wechseln.

Referenz: Coding templates · Column templates.

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Dokumente laden und exportieren

Wie füge ich dem Fall Dokumente hinzu?

Der Dokumentimport (Import) ist eine Aufgabe des Case Administrator.

1. Öffnen Sie Manage Documents → Imports und klicken Sie auf Add.
2. Import details — wählen Sie den Auftragstyp (z. B. Ringtail – MDB), benennen Sie den Import, legen Sie das Datumsformat fest.
3. Load file — wählen Sie .mdb oder SQL, verweisen Sie auf die Datei und das Quell-Repository.
4. Source files — entscheiden Sie, ob native Dateien und Bilddateien auf den Server kopiert werden.
5. Existing documents — legen Sie das Deduplizierungsverhalten fest (bei Duplikat abbrechen, nur neue importieren, bestehende aktualisieren, oder beides).
6. Fields — wählen Sie „alle ignorieren“, automatischen Abgleich oder individuelle Zuordnung. Bei individueller Zuordnung füllen Sie die Seiten Field Map und Field Trumping Order aus.
7. Annotation map — legen Sie fest, wie eingehende Anmerkungen geladen werden.
8. Schedule — jetzt starten oder als Entwurf speichern.

Von Noticia empfohlenes Muster (Load Files):

• Dateien müssen in einer ZIP-Datei mit zwei Ordnerebenen liegen: einem übergeordneten Collection-ID-Ordner (oft das Datum, z. B. 2024-10-10A) und einem oder mehreren Custodian-Ordnern darin.
• Die beim Import festgelegte Hierarchie erlaubt maximal 10.000 Dokumente je Ebene — bei Überschreitung tiefer aufteilen.
• Konfigurieren Sie für .dat-Dateien als Spaltentrennzeichen ¶ <DC4> (20) und als Textbegrenzer þ (254). Nutzen Sie für CSV Komma (44), doppeltes Anführungszeichen (34) und <CR><LF> (13,10).
• Das Datumsformat muss der Load File entsprechen (typischerweise MM/DD/YYYY).
• Dringend empfohlen: Planen Sie zuerst einen Testlauf ohne Indexing/Enrichment, prüfen Sie die Fehler, klonen Sie dann den Testimport, aktivieren Sie Indexing/Enrichment und reichen Sie den eigentlichen Auftrag ein.

Lassen Sie das Upload-Popup während der Dateiübertragung geöffnet — sein Schließen bricht den Vorgang ab.

Schlägt der Import fehl oder werden Zeilen abgelehnt, siehe Was ist die häufigste Ursache für Importfehler? unten.

Referenz: Import documents · How to import documents (Noticia).

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Wie nehme ich Dokumente auf (Ingestion), und wie unterscheidet sich das vom Import?

Ingestion ist der vorgelagerte Schritt: das Hochladen und Verarbeiten roher nativer Dateien (mit eingeschränkten oder ganz ohne Load-File-Metadaten). Import ist die strukturierte Ladung — das Einbringen von Dokumenten, für die bereits Load Files mit Feldern, Familien und Bildverweisen vorliegen.

Nutzen Sie Ingestion bei einer rohen Sammlung. Nutzen Sie Import, wenn die produzierende Partei (oder Ihr Verarbeitungsdienstleister) bereits eine Load File vorbereitet hat.

1. Öffnen Sie Manage Documents → Ingestions und klicken Sie auf Upload.
2. Konfigurieren Sie:
   • Deaktivieren Sie Aspera, sofern Ihre Umgebung es nicht nutzt.
   • Geben Sie ein Passwort ein, falls das Archiv verschlüsselt ist.
   • Wählen Sie Use structure inside the archive file.
   • Wählen Sie, ob die Ingestion automatisch startet oder auf eine Prüfung wartet.
3. Speichern Sie.
4. Klicken Sie nach Abschluss des Uploads in der Ingestions-Liste auf Add, benennen Sie den Stapel, wählen Sie das hochgeladene Material und reichen Sie es ein.

Erforderliche Ordnerstruktur innerhalb des Archivs:

• Oberster Ordner: Collection ID (oft das Datum, z. B. 2024-10-10A).
• Darin: ein Ordner je Custodian (muss auf dieser Ebene ungezippt bleiben).
• Innerhalb jedes Custodian-Ordners: Dokumente — lose, gezippt oder in weiter verschachtelten Ordnern.

Referenz: How to ingest documents (Noticia).

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Was ist die häufigste Ursache für Importfehler?

Die meisten Importfehler fallen in eine kleine Zahl von Kategorien — prüfen Sie diese zuerst:

• „Duplicate document was found“ — Ihre Load File enthält eine im Fall bereits vorhandene ID. Exportieren Sie vorhandene IDs von der Seite Documents (Tools → Export) und gleichen Sie sie mit der produzierenden Partei ab.
• File could not be found / file copy error — die Ordnerstruktur in Ihrer ZIP-Datei stimmt nicht mit den relativen Pfaden in der Load File überein. Prüfen Sie, ob die Pfade mit dem Hochgeladenen übereinstimmen.
• Invalid date format — Nuix erwartet MM/DD/YYYY. Vor dem erneuten Import umwandeln.
• Text too long — Textfelder sind auf 255 Zeichen begrenzt. Verschieben Sie lange Titel in ein Memo-Feld wie Description.
• Unsupported characters — \\ / : * ? " < > | in Feldwerten führen zum Fehlschlag. Entfernen Sie diese Zeichen.
• Delimiter-/Feldanzahl-Abweichung — CSV und .dat nutzen unterschiedliche Trennzeichen; die Anzahl der Kopfzeilen muss der Anzahl der Werte je Zeile entsprechen. Öffnen Sie die Load File in Notepad++, um Leerstellen oder verirrte Trennzeichen zu erkennen.
• Fehlende Document IDs — leere ID-Zeilen in der Load File blockieren den gesamten Stapel. Suchen Sie vor einem erneuten Lauf nach leeren Document ID-Zellen.

Die vollständige Liste mit Lösungen finden Sie in Noticias Import errors FAQ. Wenden Sie sich bei fatalen Fehlern an support@noticiasolutions.com.

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Wie bekomme ich meine Dokumente aus dem Fall heraus (Export, Production, Batch Print)?

Drei Hauptoptionen, je nach Bedarf.

Export (Load File, native Dateien, Bild oder Text):

1. Von Manage Documents → Exports, oder aus Suchergebnissen über Tools → Export auf der Seite Documents.
2. Wählen Sie einen Exporttyp:
   • Custom export — volle Kontrolle über Metadaten und Load-File-Format. Erfordert eine Load File Template (siehe nächste Frage).
   • Native files only — ohne Load File.
   • MDB Classic — veraltetes Load-File-Format.
3. Konfigurieren Sie Metadaten, Benennung und Ausgabeoptionen, und reichen Sie den Export ein.

Gruppenleiter und Mitglieder mit Zugriff auf die Funktion Exports (statt vollem Fall-Administratorzugriff) können nur native Dateien exportieren, keine Custom Exports.

Die empfangende Partei erwartet üblicherweise eine Concordance-.dat-Load-File — das universelle Format. Als Alternative für die Sichtung durch externe Anwälte oder externes Teilen können Sie ein verlinktes Excel mit sortierbaren Metadaten produzieren, das zu den zugrunde liegenden Dokumenten zurückverlinkt.

Referenz: Export documents · Producing documents from start to finish (Noticia).

Production (nummerierte, gebrandete, geschwärzte Ausgabe für die Gegenseite oder das Gericht):

1. Fügen Sie Dokumente zu einer nicht gesperrten Production hinzu.
2. Konfigurieren Sie die sechs Einrichtungsseiten der Production — Attributes, Production Rules, Redactions, Endorsements, Security und Quality Control.
3. Führen Sie die Qualitätsprüfungen durch.
4. Sperren Sie die Production, um Nummerierung, Fußzeilen und das Einbrennen von Schwärzungen anzuwenden.
5. Drucken oder exportieren Sie die gesperrte Production.

Referenz: Productions.

Batch Print (PDFs ausgewählter Dokumente, mit eingebrannten Hervorhebungen/Schwärzungen):

1. Suchen Sie nach den gewünschten Dokumenten.
2. Wählen Sie sie über die Zeilen-Kontrollkästchen im List pane aus.
3. Öffnen Sie Tools → Batch Print.
4. Konfigurieren Sie:
   • Footer — Seitenbeschriftung und/oder individuelle Felddaten, oder freien Text.
   • Print items — Hervorhebungen, Schwärzungen (mit optionaler Transparenz) und Fußzeilen einbeziehen. Wählen Sie das Schwärzungs-Label (das Wort „REDACTED“, erstellende Person, Datum oder Beschreibung).
   • Output format — ein PDF je Dokument oder ein einzelnes kombiniertes PDF (automatische Aufteilung bei 500 Seiten).
   • Page orientation — Original oder automatische Drehung zur Anpassung.
   • Separator pages — optionale Trennblätter mit Dokument-IDs.
5. Reichen Sie den Auftrag ein und lassen Sie den Dialog geöffnet, während er läuft. Die Ausgabe wird als Dateien oder als .zip heruntergeladen.

Referenz: Print documents (Batch Print).

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Was sind verwaiste Dateien (Orphan Files), und was soll ich mit ihnen tun?

Orphan files sind Dateien, die im _images_-Ordner des Falls verbleiben, nachdem ihr übergeordnetes Dokument entfernt oder nie richtig verknüpft wurde — sie belegen Speicherplatz, sind aber vom Fall aus nicht erreichbar.

Häufige Ursachen:

• Aus dem Fall gelöschte Dokumente ohne Bereinigung der zugehörigen Dateien.
• Durch Overlays erzeugte Dateien mit einer Benennung, die die Dokumentverknüpfung verhindert.
• Abweichungen der Dokument-ID zwischen Load File und gespeicherten Versionen.
• Verarbeitungs- oder Ingestion-Fehler, die halb geladene Dateien zurücklassen.

Ihre Verwaltung ist eine Aufgabe des Portal Administrator (keine Fall-Administrator-Aufgabe):

• Prüfen Sie regelmäßig die Verzeichnisse Export, Import, Ingest, Ingest_temp, Suppressed und Upload auf verwaiste Dateien.
• Löschen Sie unverknüpfte Dateien im _images_-Repository endgültig, statt sie nur zu unterdrücken.
• Nutzen Sie einheitliche Dateibenennungskonventionen bei Overlays, damit Versionen gleich beim ersten Mal korrekt verknüpft werden.

Referenz: Orphan files (Noticia).

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Wie erstelle ich eine Load File Template für den Export?

Eine Load File Template legt fest, welche Felder und welches Format beim Ausführen eines Custom Export geschrieben werden.

1. Öffnen Sie Manage Documents → Load File Templates.
2. Beginnen Sie mit einer Systemvorlage (Concordance, IPRO, Ringtail-Datenbank, Spreadsheet, Summation) — empfohlen — oder erstellen Sie eine manuell.
3. Wählen Sie den Vorlagentyp:
   • Document template — eine Zeile je Dokument.
   • Page template — eine Zeile je Seite (für manche Exporte mit Bildnummerierung).
4. Wählen Sie den Exportauftragstyp, für den die Vorlage genutzt wird: Production-Version, Basisdokument, oder Production mit Basisdokument-Nummerierung.
5. Konfigurieren Sie Felder und Format, und speichern Sie.
6. Die Vorlage ist nun unter Manage Documents → Exports auswählbar, wenn Sie einen Custom Export erstellen.

Nur Fall-Administratoren können Load File Templates erstellen oder ändern.

Referenz: Load file templates.

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Benutzer, Gruppen und Berechtigungen

Wie füge ich meinem Fall Benutzer hinzu?

Benutzer müssen auf Portal-Ebene existieren, bevor sie einem Fall hinzugefügt werden können. Innerhalb des Falls weisen Sie sie Gruppen zu.

1. Öffnen (oder erstellen) Sie von Case Home → Security → Groups aus die Gruppe, der der Benutzer angehören soll.
2. Wählen Sie im Navigationsbereich der Gruppe Members und klicken Sie auf Add.
3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den hinzuzufügenden Benutzern und klicken Sie auf Save.

Erscheint der Benutzer nicht in der Liste, wurde er auf Portalebene noch nicht angelegt — Ihr Portal-Administrator erledigt dies unter der Portal-User Administration.

Referenz: Groups · Users.

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Wie erstelle ich eine Gruppe?

1. Gehen Sie zu Case Home → Security → Groups und klicken Sie auf Add.
2. Geben Sie einen Gruppennamen ein.
3. Wählen Sie eine Startseite — die Seite, auf der Mitglieder nach der Anmeldung landen. Standard ist Case Home; weitere Optionen sind Documents, Search, Transcripts, Productions, Security, Case Setup, Manage Documents, Review Setup und Analysis.
4. Klicken Sie auf Save.
5. Fügen Sie Mitglieder hinzu und gewähren Sie der Gruppe Zugriff auf die benötigten Funktionen (nächste Frage).

Referenz: Groups.

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Wie gebe ich verschiedenen Benutzergruppen Zugriff auf eine Funktion (einschließlich Claira)?

Berechtigungen auf Funktionsebene (einschließlich Claira, das als UI Extension erscheint) liegen unter Security → Features.

1. Gehen Sie zu Case Home → Security → Features.
2. Klicken Sie auf Select groups und wählen Sie bis zu fünf Gruppen, die als Spalten angezeigt werden sollen.
3. Suchen Sie die gewünschte Funktionszeile — Funktionen sind in acht Kategorien gegliedert: Activity, Analysis, Coding, Document, List, Processing, Search und UI Extension. Claira befindet sich unter UI Extension.
4. Klicken Sie in der Spalte der passenden Gruppe für diese Funktionszeile auf Allow und bestätigen Sie.
5. Um eine Funktion allen angezeigten Gruppen gleichzeitig zu gewähren, klicken Sie oben in einer beliebigen Gruppenspalte auf Allow.

Standardmäßig ist jede Funktion für jede Gruppe auf Deny gesetzt, Sie müssen den Zugriff also ausdrücklich einschalten.

Referenz: Features.

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Wie es weitergeht

• Vollständige Nuix Discover-Hilfe: Discover Introduction
• Benutzerhandbücher (Sichter): User Help
• Handbücher für Fall-Administratoren: Case Administrator Help
• Suchabfrage-Syntax: Nuix Discover Search Query Syntax

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Brauchen Sie Hilfe zu Claira selbst? Schreiben Sie uns an support@claira.to.