Taches courantes dans Nuix Discover

Claira fonctionne dans Nuix Discover (NeoDiscover) comme une extension UI. Beaucoup de demandes que les utilisateurs font a Claira sont en realite des fonctionnalites de Nuix - changer les volets affiches, ajouter un champ de codage, appliquer un caviardage, produire des documents. Claira ne peut pas faire ces taches a votre place, mais cet article couvre les plus courantes avec des instructions pas a pas et des liens vers l'aide officielle de Nuix.

Si vous ne trouvez pas ce qu'il vous faut ci-dessous, l'aide complete de Nuix est disponible a ca.legal.nuix.com/RingtailHelp.

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Espaces de travail et volets

Je ne vois pas ma liste de documents, mon volet Parcourir, mon volet Codage conditionnel ou mon volet Document - comment le retrouver ?

Chaque volet de Nuix Discover (Parcourir, Liste, Document, Codage conditionnel, Documents lies, Carte) fait partie de votre espace de travail. Si un volet est absent, il a ete masque dans votre espace de travail courant, ou votre modele d'espace de travail ne l'inclut pas.

Pour le faire reapparaitre :

1. Ouvrez la page Documents.
2. Utilisez les boutons d'affichage dans la barre d'outils de chaque region pour montrer ou masquer un volet. La plupart des volets ont un menu qui controle ce qu'ils affichent.
3. Si le volet reste manquant, votre administrateur a peut-etre applique un modele d'espace de travail qui l'exclut. Demandez-lui de l'ajouter pour votre groupe (voir Comment changer ce que mon equipe voit dans son espace de travail ?).

Pour les colonnes du volet Liste, cliquez sur le menu List et choisissez Select Columns pour ajouter ou retirer des colonnes, ou choisissez un modele de colonnes enregistre depuis la liste deroulante de la barre d'outils. Choisissez Custom (no template) pour revenir aux defauts.

Pour creer un espace de travail personnalise, cliquez sur la fleche sous les boutons d'espace de travail dans la barre d'outils de la page Documents et choisissez Add new workspace. Nommez-le, choisissez les volets souhaites (jusqu'a 5 par espace de travail), choisissez une disposition et enregistrez. Vous pouvez epingler jusqu'a trois espaces de travail - etiquetes A, B et C - dans la barre d'outils pour basculer en un clic. Les espaces de travail personnalises sont enregistres automatiquement.

Reference : View a document · Work with the List pane · Customizing the workspace (Noticia).

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Comment ouvrir un document dans sa propre fenetre ?

Depuis le volet Liste, ouvrez un document, puis utilisez le menu Options dans la barre d'outils du document :

• Open as linked workspace - ouvre le document dans une fenetre separee qui reste synchronisee avec le volet Liste (precedent/suivant fonctionne entre les fenetres).
• Open as standalone - ouvre le document dans une fenetre independante qui ne suit pas le volet Liste.

Pour la revue sur deux ecrans, choisissez la disposition Second Monitor au moment d'ouvrir comme espace de travail lie - elle donne deux volets View synchronises avec le volet Liste de votre fenetre principale.

Reference : View a document · How to open a linked workspace (Noticia).

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Comment reinitialiser mon espace de travail aux defauts ?

Si vous avez personnalise des volets, des colonnes ou des dispositions et voulez repartir a neuf :

1. Cliquez sur votre nom dans le coin superieur droit.
2. Ouvrez User Settings.
3. Choisissez Reset to Group Defaults (utilise l'espace de travail configure par votre administrateur pour votre groupe) ou Reset to Ringtail Default (la disposition d'origine).

Cela reinitialise le volet Parcourir, les colonnes de la liste, les dispositions d'espace de travail et autres personnalisations en un seul geste.

Reference : How to reset your workspace configuration (Noticia).

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Recherche et navigation

Comment utiliser le volet Parcourir et enregistrer une recherche ?

Le volet Parcourir vous permet de naviguer dans les documents par classeurs, problemes, niveaux, recherches enregistrees et autres regroupements, sans avoir a taper de requete.

Ouvrir le volet Parcourir :

• Depuis l'Accueil du dossier, cliquez sur Browse dans la barre d'outils.
• Depuis la page Documents (apres avoir un ensemble de resultats), cliquez sur Browse dans la barre d'outils. Votre espace de travail bascule sur une disposition incluant le volet Parcourir.

Parcourir et filtrer :

1. Cliquez sur un en-tete de section (Binders, Issues, Levels, Saved Searches, etc.).
2. Etendez une hierarchie avec le + ou cliquez sur le nom d'un element pour lancer une nouvelle recherche.
3. Utilisez le bouton Filter to dans la barre d'outils pour combiner les selections avec votre recherche actuelle.
4. Utilisez le bouton Working list dans le volet Liste pour afficher vos selections sans perdre le contexte.

Trouver par contenu ou par valeurs de codage :

• Cliquez sur l'en-tete Find, activez Content ou Coding via le bouton d'engrenage, tapez vos termes et cliquez sur Find. Les resultats apparaissent dans le volet Liste et sont surlignes dans le volet Document.

Les recherches enregistrees apparaissent sous Saved Searches dans le volet Parcourir - lancez-en une en cliquant dessus, ou filtrez-y.

Reference : Browse and filter documents.

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Quelle est la syntaxe de recherche de Nuix Discover (de base et avancee) ?

Nuix Discover separe la recherche en deux moteurs : recherche de contenu (texte integral via dtSearch sur le texte du document) et recherche par champ (SQL sur les metadonnees et champs de codage). La plupart des requetes combinent les deux.

Patrons utiles :

• AND / OR / NOT - combiner des clauses, ex. contract AND vendor, responsive OR hot, email NOT internal.
• Phrase exacte - entourer de guillemets : "acquisition agreement".
• Clauses par champ dans la recherche avancee - choisir un champ, un operateur, une valeur : ex. Custodian is "John Smith".
• Plages de dates - utilisez le calendrier pour definir De/A, ex. Created date between 2023-01-01 and 2023-12-31.
• Valeurs de liste de choix - choisir depuis la liste deroulante des valeurs definies : ex. Issue equals Privilege.
• Toutes les metadonnees - chercher dans titre, description, ID, notes, listes de choix, champs texte, memo, personnes et organisations en meme temps.
• Groupement booleen - utilisez le controle de parentheses (rouge = AND, vert = OR, bleu = NOT) pour batir des expressions imbriquees.

La reference complete des operateurs et caracteres generiques est l'annexe Nuix Discover Search Query Syntax.

Reference : Perform an advanced search.

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Pourquoi ai-je plus de documents que ce que mes termes de recherche devraient retourner ? (Sources et pieces jointes)

En e-decouverte, "sources et pieces jointes" designe la famille d'un courriel et de sa ou ses pieces jointes. Ils sont traites comme une unite pour la divulgation : selon les regles canadiennes, si un document d'une famille est pertinent et non privilegie, toute la famille est generalement produite.

Par defaut une recherche retourne uniquement les documents qui correspondent a vos termes. Activer le filtre Sources & Attachments (l'icone trombone bleue pleine dans la barre d'outils) etend l'ensemble de resultats pour inclure aussi les parents et enfants de tout document qui correspond - une recherche qui retourne 178 resultats sans le filtre peut en retourner 276 avec, parce que les courriels parents des pieces jointes codees sont ramenes.

Si vous voyez un decompte inattendu, verifiez si le filtre Sources & Attachments est active.

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Comment Nuix Discover gere-t-il les doublons et les quasi-doublons ?

Nuix reconnait quatre types de repetition :

• Doublons exacts - contenu et metadonnees identiques ; valeurs de hachage correspondantes.
• Doublons familiaux - familles de courriels (message + pieces jointes) entierement identiques a 100 %.
• Doublons de fil - courriels dont le contenu est entierement contenu dans un message ulterieur du fil.
• Quasi-doublons - documents conceptuellement similaires sans correspondance exacte de hachage (petites modifications, variantes de format).

La deduplication au niveau familial est automatique a l'ingestion. Les doublons de fil sont detectes via le tri par fils (voir Comment reviser des fils de courriels et des familles de documents ?). Les quasi-doublons sont detectes via le Compare-Related dashboard avec un score de similarite.

Pour la premiere passe, regarder seulement le pivot ou le dernier courriel d'un fil suffit souvent - mais pour les questions de privilege, de caviardage ou de nuance factuelle, vous devez generalement parcourir toute la famille.

Reference : Handling duplicate and near-duplicate records (Noticia).

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Codage, surbrillances et caviardages

Comment surligner du contenu pertinent ou appliquer un caviardage ?

Les surbrillances et caviardages s'appliquent dans le volet Document quand vous regardez la version image ou PDF du document.

1. Ouvrez un document pour qu'il apparaisse dans le volet Document.
2. Basculez vers la version image ou PDF (pas la version texte formate) - les caviardages et surbrillances s'appliquent sur la page imagee.
3. Dans la barre d'outils du volet Document, choisissez l'outil Highlight ou Redaction.
4. Cliquez et glissez sur la page pour tracer la surbrillance ou la boite de caviardage.
5. Pour un caviardage, choisissez un motif de caviardage si votre dossier en utilise (ex. Privilege, RPI).
6. Enregistrez - l'annotation est sauvegardee sur le document.

Pour retirer un caviardage ou une surbrillance, selectionnez-le sur la page et appuyez sur Suppr (ou utilisez le menu contextuel).

Reference : Code documents · Productions.

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Comment coder un document ?

Vous pouvez coder des documents (les marquer avec des decisions de revue comme Pertinent, Privilegie, Etiquette de probleme) de plusieurs facons :

• Volet Code - le panneau de codage standard ; choisir ou taper des valeurs pour chaque champ.
• Volet Codage conditionnel - un modele guide qui met en evidence les champs qui doivent encore etre codes selon les valeurs deja choisies. Les couleurs des champs changent au fur et a mesure.
• Codes rapides - valeurs en couleur a un clic pour les decisions courantes ; plus rapide qu'une liste. Voir la prochaine question.
• Modification en ligne dans le volet Liste - pour les champs dont l'en-tete de colonne a l'icone d'edition, double-cliquez la cellule pour modifier directement.
• Codage par suggestions - appliquer une valeur suggeree depuis le volet Code.

Reference : Code documents.

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Comment coder rapidement un document (codage a un clic) ?

Les codes rapides sont des valeurs en couleur a un clic associees a un champ de codage - utiles pour le marquage rapide en premiere passe, comme Pertinent / Non pertinent / Privilegie.

Comme reviseur :

1. Ouvrez un document sur la page Documents.
2. Assurez-vous que la bonne liste de codes rapides est selectionnee - votre administrateur peut definir un defaut par dossier, par groupe ou par phase de revue. Pour changer vous-meme, ouvrez Tools → Quick code.
3. Cliquez le bouton de code rapide colore (ou utilisez le raccourci clavier indique dans l'infobulle) pour l'appliquer au document courant.

Comme administrateur, pour configurer une liste de codes rapides :

1. Construisez une liste de choix avec rang familial et couleurs.
2. Configurez la securite pour que les bons groupes puissent l'utiliser.
3. Definissez-la comme defaut pour un dossier (Case Setup → Case Defaults), un groupe (Security → Groups → Properties) ou une phase (Review Setup → workflow → phase → Properties).
4. Pour limiter un groupe a une seule liste de codes rapides, refusez la fonctionnalite Change quick code pour ce groupe sous Security → Features.

Reference : Quick codes.

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Comment configurer des motifs de caviardage personnalises ?

Les motifs de caviardage permettent aux reviseurs d'etiqueter un caviardage avec une categorie (Privilege, RPI, Secret commercial, etc.) pour que la production puisse les regrouper, les compter ou les afficher sur la page.

Les motifs de caviardage sont geres par les administrateurs de dossier au meme titre que les autres valeurs de codage. Une fois configures, les reviseurs les choisissent en tracant un caviardage dans le volet Document.

L'etiquette qui apparait imprimee sur la page produite (le mot "REDACTED", le motif, le nom du createur, la date ou la description) est choisie au moment de configurer le travail de Production ou d'Impression par lot - pas au moment de la configuration du motif lui-meme.

Reference : Productions pour les parametres de caviardage en production · Code documents pour appliquer un caviardage en revue.

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Comment caviarder un fichier Excel natif (Xcelerator) ?

Les caviardages standards dans Nuix s'appliquent sur la page imagee. Pour les fichiers Excel ou il faut que les caviardages restent dans le .xlsx natif (pour que le fichier reste triable et que les formules fonctionnent pour la partie qui le recoit), Nuix offre un module additionnel appele Xcelerator (parfois note XLerator).

• Votre administrateur Nuix doit activer Xcelerator pour votre dossier avant que les reviseurs puissent l'utiliser.
• Il y a des frais par document quand Xcelerator est utilise - confirmez la tarification avec votre administrateur avant de l'activer.

Une fois active, les caviardages sur les fichiers Excel se tracent directement dans la previsualisation native plutot que sur l'image.

Reference : Native Excel redaction with Xcelerator (Noticia).

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Comment fractionner un long PDF en documents distincts (unitisation) ?

L'unitisation permet de diviser un long PDF en plusieurs documents distincts. Utile lorsqu'un memo et ses pieces jointes ont ete numerises comme un seul PDF, ou lorsqu'un long document est plus facile a reviser et produire en parties.

L'unitisation se configure par dossier et l'interface exacte depend de votre version de Nuix. Parlez a votre administrateur de dossier ou contactez le support de Noticia pour la marche a suivre actuelle.

Reference : Splitting PDFs in Nuix with unitization (Noticia).

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Fils de courriels et assignations de revue

Comment reviser des fils de courriels et des familles de documents ?

Le tri par fils regroupe les courriels relies et identifie le contenu unique dans chaque fil. Nuix Discover classe chaque courriel comme :

• Pivot - contient du contenu unique (corps, pieces jointes, destinataires) introuvable ailleurs dans le fil.
• Duplicate - contenu entierement contenu dans un autre document.
• Duplicate previous pivot - un ancien pivot maintenant supplante par un pivot plus recent.

Pour utiliser le tri par fils :

1. Lancez une recherche sur les documents a reviser.
2. Dans vos preferences de recherche, activez l'option Threading (ou ouvrez une assignation specifique aux fils si votre administrateur en a configure).
3. Dans le volet Liste, utilisez les icones de fils pour Expand all threads (hierarchies completes) ou Collapse all threads (racines et pivots seulement).

Le tri par fils est controle par les permissions de votre administrateur - si vous ne le voyez pas, demandez-lui d'accorder l'acces.

Reference : Email threading.

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Quels formats de courriel Nuix traite-t-il (PST, MSG, MHT, EML, MBOX) ?

Nuix Discover ingere plusieurs formats de courriel et les traite vers une version visualisable commune. Reference rapide :

• PST - exportation complete d'une boite Outlook (dossiers, messages, calendriers, pieces jointes). Traite vers MHT a l'ingestion.
• MSG - message Outlook unique. Attention : les pieces jointes incrustees ne sont pas toujours conservees dans la vue native, et des metadonnees comme Date Modified peuvent changer a l'ouverture du fichier - risque pour la chaine de possession.
• MHT (prefere) - format d'archive web. Statique, resistant aux alterations une fois genere, capture la mise en page complete avec les pieces jointes, visualisable dans tout navigateur. Nuix traite les courriels ingeres vers MHT par defaut.
• EML - format de courriel unique generique utilise par Gmail, Apple Mail, Thunderbird. Le comportement varie selon la methode d'exportation.
• MBOX - boite multi-messages de Gmail Takeout / Apple Mail. Doit generalement etre converti vers PST ou EML avant la revue et manque de metadonnees specifiques a Outlook.

Si une partie productrice vous remet du MSG plutot que du PST ou MHT, soulevez la question avant le debut de la revue - les problemes de pieces jointes manquantes et de derive de metadonnees sont plus faciles a regler en negociation qu'en production.

Reference : About email formats (Noticia).

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Comment obtenir et completer une assignation de revue ?

1. Depuis l'Accueil du dossier, ouvrez My Assignments dans le volet de navigation.
2. Cliquez sur Get next assignments dans la barre d'outils, entrez le nombre voulu et confirmez.
3. Ouvrez une assignation en cliquant le nombre dans la colonne Total (pour voir tous les documents) ou Get dans la colonne Remaining (pour ouvrir seulement les documents non codes).
4. Codez les documents sur la page Documents qui s'ouvre.
5. L'assignation se libere automatiquement quand ses exigences de codage sont remplies. Pour suivre la progression de l'equipe, votre administrateur peut utiliser le Review Dashboard.

Votre administrateur plafonne le nombre d'assignations que vous pouvez tenir en meme temps.

Reference : Get your assignments.

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Champs, modeles et classeurs

Comment ajouter un champ ?

Ajouter un champ (champ de codage, champ personnalise ou propriete de document) est une tache d'administrateur de dossier.

1. Depuis l'Accueil du dossier, ouvrez Configuration du dossier → Champs.
2. Cliquez sur Ajouter.
3. Choisissez un Type dans la liste deroulante :
   • Date - format mm/jj/aaaa uniquement.
   • Memo - texte alphanumerique long.
   • Number - entiers et decimales.
   • Pick List - valeurs predefinies (vous ajouterez les elements apres avoir cree le champ).
   • Text - jusqu'a 255 caracteres.
   • Yes/No - booleen.
4. Saisissez un nom de champ unique.
5. Pour les champs a valeurs multiples, decochez One-to-one (requis pour les champs Yes/No).
6. Cliquez sur Enregistrer.
7. Ouvrez Securite sur le nouveau champ et definissez l'acces par groupe (Deny / Allow / Write).
8. Ajoutez le champ a un modele de codage (pour qu'il apparaisse dans le volet Codage conditionnel) et/ou a un modele de colonnes (pour qu'il apparaisse dans le volet Liste) - voir ci-dessous.

Reference : Fields.

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Comment ajouter ou modifier des valeurs dans un champ Liste de choix ?

Les champs Liste de choix permettent aux reviseurs de selectionner parmi un ensemble defini de valeurs (etiquettes de problemes, depositaires, etc.).

1. Allez a Accueil du dossier → Configuration du dossier → Champs.
2. Ouvrez le champ Liste de choix a modifier.
3. Cliquez sur Add (en haut a droite) pour entrer une nouvelle valeur, ou ouvrez un element existant pour le renommer, le reordonner ou lui attribuer une couleur.
4. Enregistrez.

Reference : Fields · Adding entries to a picklist (Noticia).

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Comment ajouter un champ au volet Codage conditionnel (ou changer ce que les reviseurs voient en codage) ?

Le volet Codage conditionnel est pilote par un modele de codage.

1. Ouvrez Configuration du dossier → Modeles de codage.
2. Ouvrez un modele existant ou cliquez sur Ajouter pour en creer un.
3. Ajoutez les champs dans l'ordre voulu. Pour un modele conditionnel, configurez les regles afin qu'un champ n'apparaisse que lorsqu'une valeur en amont est codee d'une certaine facon.
4. Enregistrez.
5. Definissez le modele comme defaut pour un ou plusieurs groupes pour qu'ils le voient automatiquement (voir Comment changer ce que mon equipe voit dans son espace de travail ?).

Pour changer quel modele un reviseur voit (sans le modifier), utilisez la liste deroulante en haut du volet Codage conditionnel - le defaut est All Values, et tous les modeles construits par l'administrateur apparaissent dans la meme liste.

Reference : Coding templates · How to change your conditional coding template (Noticia) · How to add new fields for your users (Noticia).

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Comment creer ou modifier un modele de colonnes (vue Liste enregistree) ?

Les modeles de colonnes sont des ensembles enregistres de colonnes du volet Liste - utiles pour donner a chaque equipe une vue ciblee.

1. Cliquez sur Ajouter, nommez le modele, choisissez Search results ou Migration, puis Enregistrer.
2. Ouvrez le modele, ajoutez des champs avec la boite Select a field et configurez les attributs / l'ordre de tri (jusqu'a 5 colonnes de tri).
3. Glissez-deposez pour reorganiser.
4. Ouvrez Securite pour autoriser les groupes appropries.

Les reviseurs choisissent le modele dans la liste deroulante de la barre d'outils du volet Liste. Pour le rendre defaut pour un groupe, voir la prochaine question.

Reference : Column templates.

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Comment creer un classeur ?

Les classeurs regroupent des documents relies - utiles pour organiser une revue par theme, temoin ou document chaud.

Les classeurs vivent dans le volet Parcourir, sous la section Binders.

1. Ouvrez le volet Parcourir sur la page Documents.
2. Dans la section Binders, cliquez sur + ou Ajouter et nommez le nouveau classeur.
3. Ajoutez des documents depuis un resultat de recherche en les selectionnant dans le volet Liste et en choisissant Code → Code to binder, ou glissez-les sur le classeur dans le volet Parcourir.

Ajouter ou retirer des documents pendant la revue (via le volet Codage conditionnel) :

Si votre administrateur a ajoute la liste des classeurs au volet Codage conditionnel (voir prochaine question), les reviseurs gerent l'appartenance via des cases a cocher :

1. Selectionnez le ou les documents dans le volet Liste (activez le mode codage en lot pour plusieurs).
2. Dans la section classeur du volet Codage conditionnel, cochez un classeur pour ajouter la selection ou decochez pour la retirer.

Une coche indique que le document est actuellement dans ce classeur.

Reference : Code documents to binders · Adding to or removing documents from a binder (Noticia).

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Comment ajouter un classeur au volet Codage conditionnel (pour que les reviseurs puissent y assigner des documents par case a cocher) ?

Afficher un classeur dans le volet Codage conditionnel est une configuration differente de l'ajout d'un champ regulier - un administrateur de dossier le fait une fois sur le modele de codage :

1. Allez a Accueil du dossier → Configuration du dossier → Modeles de codage.
2. Ouvrez le modele de codage conditionnel utilise par vos reviseurs.
3. Ajoutez le classeur au modele (les classeurs sont un type selectionnable distinct, pas un « champ »).
4. Enregistrez.

Apres ca, les reviseurs voient le classeur comme une case a cocher dans le volet Codage conditionnel et peuvent y assigner des documents sans quitter la revue.

Reference : How to add a binder to conditional coding (Noticia).

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Comment changer ce que mon equipe voit dans son espace de travail (colonnes Liste, volet Codage conditionnel, espace de travail par defaut) ?

Les defauts cote utilisateur sont definis par groupe par un administrateur de dossier. Le motif est le meme pour les modeles de colonnes, modeles de codage et listes de codes rapides :

1. Comme administrateur, construisez le modele (modele de colonnes dans Configuration du dossier, modele de codage dans Configuration du dossier, liste de codes rapides, etc.).
2. Ouvrez le modele et utilisez Set as default ou Set for groups.
3. Choisissez les groupes qui doivent recevoir ce modele comme defaut.

Les membres de ces groupes voient le nouveau defaut a la prochaine ouverture du dossier. Les individus peuvent toujours basculer vers un autre modele dans la liste deroulante.

Reference : Coding templates · Column templates.

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Chargement et exportation de documents

Comment ajouter des documents au dossier ?

Le chargement de documents (importation) est une tache d'administrateur de dossier.

1. Ouvrez Gerer les documents → Importations et cliquez sur Ajouter.
2. Details d'importation - choisissez le type de travail (ex. Ringtail – MDB), nommez l'importation, definissez le format de date.
3. Fichier de chargement - choisissez .mdb ou SQL, pointez vers le fichier et le depot source.
4. Fichiers source - decidez si les fichiers natifs et images doivent etre copies sur le serveur.
5. Documents existants - definissez le comportement de dedoublonnage (annuler, importer nouveau seulement, mettre a jour, ou les deux).
6. Champs - choisissez ignorer-tout, correspondance auto, ou mappage personnalise. Si personnalise, completez les pages Field Map et Field Trumping Order.
7. Annotation map - decidez comment les annotations entrantes sont chargees.
8. Planification - lancez maintenant ou enregistrez en brouillon.

Patron recommande par Noticia (fichiers de chargement) :

• Les fichiers doivent etre dans un ZIP avec deux niveaux de dossiers : un dossier de niveau superieur Collection ID (souvent la date, ex. 2024-10-10A) et un ou plusieurs dossiers Custodian a l'interieur.
• La hierarchie definie a l'importation a un maximum de 10 000 documents par niveau - subdivisez plus profond si vous depassez.
• Pour les fichiers .dat, configurez les delimiteurs comme ¶ <DC4> (20) delimiteur de colonne et þ (254) qualificateur de texte. Pour CSV, utilisez virgule (44), guillemet double (34) et <CR><LF> (13,10).
• Le format de date doit correspondre au fichier de chargement (typiquement MM/JJ/AAAA).
• Fortement recommande : planifiez un essai d'abord avec indexation/enrichissement decoche, examinez les erreurs, puis clonez l'essai, activez l'indexation/enrichissement et soumettez le travail reel.

Gardez la fenetre d'envoi ouverte pendant le transfert - la fermer annule l'operation.

Si l'importation echoue ou que des lignes sont rejetees, voir Quelle est la cause la plus frequente des erreurs d'importation ? ci-dessous.

Reference : Import documents · How to import documents (Noticia).

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Comment ingerer des documents (et en quoi est-ce different de l'importation) ?

L'ingestion est l'etape en amont : telechargement et traitement des fichiers natifs bruts (avec peu ou pas de metadonnees de fichier de chargement). L'importation est le chargement structure - faire entrer des documents qui ont deja un fichier de chargement decrivant les champs, les familles et les references d'images.

Ingerez quand vous avez une collection brute. Importez quand la partie productrice (ou votre fournisseur de traitement) a deja prepare un fichier de chargement.

1. Ouvrez Gerer les documents → Ingestions et cliquez sur Upload.
2. Configurez :
   • Desactivez Aspera sauf si votre environnement l'utilise.
   • Entrez un mot de passe si l'archive est chiffree.
   • Choisissez Use structure inside the archive file.
   • Choisissez si l'ingestion demarre automatiquement ou attend une revue.
3. Enregistrez.
4. Une fois le telechargement termine, cliquez sur Add dans la liste Ingestions, nommez le lot, selectionnez le materiel telecharge et soumettez.

Structure de dossier requise dans l'archive :

• Dossier superieur : Collection ID (souvent la date, ex. 2024-10-10A).
• A l'interieur : un dossier par Custodian (doit rester non zippe a ce niveau).
• Dans chaque dossier custodian : les documents - en vrac, zippes ou dans des sous-dossiers.

Reference : How to ingest documents (Noticia).

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Quelle est la cause la plus frequente des erreurs d'importation ?

La plupart des erreurs d'importation se rangent dans un petit nombre de categories - verifiez celles-ci d'abord :

• « Duplicate document was found » - votre fichier de chargement contient un ID deja dans le dossier. Exportez les IDs existants depuis la page Documents (Outils → Exporter) et reconciliez avec la partie productrice.
• File could not be found / file copy error - la structure de dossier dans votre ZIP ne correspond pas aux chemins relatifs du fichier de chargement. Verifiez que les chemins concordent avec ce qui a ete telecharge.
• Format de date invalide - Nuix attend MM/JJ/AAAA. Convertissez avant de reimporter.
• Texte trop long - les champs texte sont limites a 255 caracteres. Deplacez les longs titres dans un champ memo comme Description.
• Caracteres non supportes - \\ / : * ? " < > | dans les valeurs de champ feront echouer l'importation. Retirez-les.
• Decalage de delimiteurs / nombre de champs - CSV et .dat utilisent des delimiteurs differents ; le nombre d'en-tetes doit egaler le nombre de valeurs par ligne. Ouvrez le fichier de chargement dans Notepad++ pour reperer les blancs ou les delimiteurs egares.
• Document IDs manquants - les lignes d'ID vides bloquent tout le lot. Cherchez les cellules Document ID vides avant de relancer.

Pour la liste complete et les solutions, voir le Import errors FAQ de Noticia. Pour les erreurs fatales, contactez support@noticiasolutions.com.

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Comment sortir mes documents du dossier (exportation, production, impression par lot) ?

Trois options principales selon le besoin.

Exportation (fichier de chargement, natifs, images, ou texte) :

1. Depuis Gerer les documents → Exportations, ou depuis les resultats de recherche via Outils → Exporter sur la page Documents.
2. Choisissez le type :
   • Custom export - controle complet des metadonnees et du format. Necessite un modele de fichier de chargement (voir prochaine question).
   • Native files only - sans fichier de chargement.
   • MDB Classic - format de chargement legacy.
3. Configurez metadonnees, nommage, options de sortie, puis soumettez.

Les chefs de groupe et membres ayant acces a la fonctionnalite Exportations (sans etre administrateur de dossier complet) ne peuvent exporter que les fichiers natifs.

La partie qui recoit s'attend generalement a un fichier de chargement Concordance .dat - c'est le format universel. Comme alternative pour la revue par avocats externes ou le partage externe, vous pouvez produire un Excel hyperlie avec des metadonnees triables qui pointent vers les documents sous-jacents.

Reference : Export documents · Producing documents from start to finish (Noticia).

Production (sortie numerotee, identifiee, caviardee pour la partie adverse ou la cour) :

1. Ajoutez les documents a une production deverrouillee.
2. Configurez les six pages de la production - Attributs, Regles de production, Caviardages, Endossements, Securite, Controle qualite.
3. Lancez les controles qualite.
4. Verrouillez la production pour appliquer numerotation, pieds de page et incrustation des caviardages.
5. Imprimez ou exportez la production verrouillee.

Reference : Productions.

Impression par lot (PDF des documents selectionnes, avec surbrillances/caviardages incrustes) :

1. Faites une recherche pour les documents voulus.
2. Selectionnez-les avec les cases dans le volet Liste.
3. Ouvrez Outils → Batch Print.
4. Configurez :
   • Pied de page - etiquette de page et/ou champ personnalise, ou texte libre.
   • Elements imprimes - inclure surbrillances, caviardages (avec transparence optionnelle), pieds de page. Choisissez l'etiquette de caviardage (mot "REDACTED", createur, date ou description).
   • Format de sortie - un PDF par document ou un PDF combine (decoupage auto a 500 pages).
   • Orientation - originale ou rotation auto pour ajuster.
   • Pages de separation - pages de garde optionnelles avec ID des documents.
5. Soumettez et gardez la fenetre ouverte pendant le travail. La sortie se telecharge en fichiers ou en .zip.

Reference : Print documents (Batch Print).

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Que sont les fichiers orphelins et que faut-il en faire ?

Les fichiers orphelins sont des fichiers laisses dans le dossier _images_ du dossier apres que leur document parent a ete supprime ou jamais correctement lie - ils consomment de l'espace mais ne sont pas accessibles depuis le dossier.

Causes courantes :

• Documents supprimes du dossier sans nettoyage des fichiers associes.
• Fichiers generes par superposition avec un nommage qui empeche le lien au document.
• Decalages d'ID de document entre le fichier de chargement et les versions stockees.
• Erreurs de traitement ou d'ingestion qui laissent des fichiers a moitie charges.

La gestion est une tache d'administrateur de portail (pas d'administrateur de dossier) :

• Verifiez periodiquement les repertoires Export, Import, Ingest, Ingest_temp, Suppressed et Upload pour les fichiers orphelins.
• Supprimez definitivement les fichiers non lies dans le depot _images_ plutot que de les laisser en suppression.
• Utilisez des conventions de nommage coherentes sur les superpositions pour que les versions se lient correctement la premiere fois.

Reference : Orphan files (Noticia).

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Comment creer un modele de fichier de chargement pour l'exportation ?

Un modele de fichier de chargement controle quels champs et quel format sont ecrits lors d'un Custom Export.

1. Ouvrez Gerer les documents → Modeles de fichier de chargement.
2. Partez d'un modele systeme (Concordance, IPRO, Ringtail database, Spreadsheet, Summation) - recommande - ou creez-en un manuellement.
3. Choisissez le type :
   • Document template - une ligne par document.
   • Page template - une ligne par page (utilise pour certaines exportations a numerotation par image).
4. Choisissez le type de travail d'exportation cible : production rendition, base document, ou production utilisant la numerotation du document de base.
5. Configurez champs et format, puis enregistrez.
6. Le modele est maintenant selectionnable dans Gerer les documents → Exportations lors d'un Custom Export.

Seuls les administrateurs de dossier peuvent creer ou modifier des modeles de fichier de chargement.

Reference : Load file templates.

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Utilisateurs, groupes et permissions

Comment ajouter des utilisateurs a mon dossier ?

Les utilisateurs doivent exister au niveau du portail avant d'etre ajoutes a un dossier. Dans le dossier, vous les assignez a des groupes.

1. Depuis Accueil du dossier → Securite → Groupes, ouvrez (ou creez) le groupe vise.
2. Dans le volet de navigation du groupe, selectionnez Members et cliquez sur Ajouter.
3. Cochez les utilisateurs a ajouter et Enregistrez.

Si l'utilisateur n'apparait pas dans la liste, il n'a pas encore ete cree au niveau du portail - votre administrateur de portail le fait sous User Administration au portail.

Reference : Groups · Users.

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Comment creer un groupe ?

1. Allez a Accueil du dossier → Securite → Groupes et cliquez sur Ajouter.
2. Saisissez un nom de groupe.
3. Choisissez une page d'accueil - la page sur laquelle les membres atterrissent apres connexion. Defaut : Accueil du dossier ; autres options : Documents, Search, Transcripts, Productions, Securite, Configuration du dossier, Gerer les documents, Review Setup, Analysis.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Ajoutez des membres et donnez au groupe acces aux fonctionnalites necessaires (prochaine question).

Reference : Groups.

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Comment donner acces a une fonctionnalite (incluant Claira) a differents groupes ?

Les permissions par fonctionnalite (incluant Claira, qui apparait comme une UI Extension) vivent sous Securite → Fonctionnalites.

1. Allez a Accueil du dossier → Securite → Fonctionnalites.
2. Cliquez sur Select groups et choisissez jusqu'a cinq groupes a afficher en colonnes.
3. Trouvez la ligne de la fonctionnalite voulue - les fonctionnalites sont organisees en huit categories : Activity, Analysis, Coding, Document, List, Processing, Search, et UI Extension. Claira se trouve sous UI Extension.
4. Cliquez sur Allow dans la colonne du groupe approprie pour cette ligne, puis confirmez.
5. Pour accorder une fonctionnalite a tous les groupes affiches d'un coup, cliquez sur Allow en haut d'une colonne.

Par defaut chaque fonctionnalite est definie a Deny pour chaque groupe, donc vous devez explicitement activer l'acces.

Reference : Features.

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Pour aller plus loin

• Aide complete Nuix Discover : Discover Introduction
• Guides utilisateurs (reviseurs) : User Help
• Guides administrateur de dossier : Case Administrator Help
• Syntaxe de requete : Nuix Discover Search Query Syntax

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Besoin d'aide avec Claira ? Ecrivez-nous a support@claira.to.