Tâches courantes dans Nuix Discover

Claira fonctionne dans Nuix Discover (NeoDiscover) comme une extension UI. Beaucoup de demandes que les utilisateurs font à Claira sont en réalité des fonctionnalités de Nuix - changer les volets affichés, ajouter un champ de codage, appliquer un caviardage, produire des documents. Claira ne peut pas faire ces tâches à votre place, mais cet article couvre les plus courantes avec des instructions pas à pas et des liens vers l'aide officielle de Nuix.

Si vous ne trouvez pas ce qu'il vous faut ci-dessous, l'aide complète de Nuix est disponible à ca.legal.nuix.com/RingtailHelp.

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Espaces de travail et volets

Je ne vois pas ma liste de documents, mon volet Parcourir, mon volet Codage conditionnel ou mon volet Document - comment le retrouver ?

Chaque volet de Nuix Discover (Parcourir, Liste, Document, Codage conditionnel, Documents liés, Carte) fait partie de votre espace de travail. Si un volet est absent, il a été masqué dans votre espace de travail courant, ou votre modèle d'espace de travail ne l'inclut pas.

Pour le faire réapparaître :

1. Ouvrez la page Documents.
2. Utilisez les boutons d'affichage dans la barre d'outils de chaque région pour montrer ou masquer un volet. La plupart des volets ont un menu qui contrôle ce qu'ils affichent.
3. Si le volet reste manquant, votre administrateur a peut-être appliqué un modèle d'espace de travail qui l'exclut. Demandez-lui de l'ajouter pour votre groupe (voir Comment changer ce que mon équipe voit dans son espace de travail ?).

Pour les colonnes du volet Liste, cliquez sur le menu List et choisissez Select Columns pour ajouter ou retirer des colonnes, ou choisissez un modèle de colonnes enregistré depuis la liste déroulante de la barre d'outils. Choisissez Custom (no template) pour revenir aux défauts.

Pour créer un espace de travail personnalisé, cliquez sur la flèche sous les boutons d'espace de travail dans la barre d'outils de la page Documents et choisissez Add new workspace. Nommez-le, choisissez les volets souhaités (jusqu'à 5 par espace de travail), choisissez une disposition et enregistrez. Vous pouvez épingler jusqu'à trois espaces de travail - étiquetés A, B et C - dans la barre d'outils pour basculer en un clic. Les espaces de travail personnalisés sont enregistrés automatiquement.

Référence : View a document · Work with the List pane · Customizing the workspace (Noticia).

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Comment ouvrir un document dans sa propre fenêtre ?

Depuis le volet Liste, ouvrez un document, puis utilisez le menu Options dans la barre d'outils du document :

• Open as linked workspace - ouvre le document dans une fenêtre séparée qui reste synchronisée avec le volet Liste (précédent/suivant fonctionne entre les fenêtres).
• Open as standalone - ouvre le document dans une fenêtre indépendante qui ne suit pas le volet Liste.

Pour la revue sur deux écrans, choisissez la disposition Second Monitor au moment d'ouvrir comme espace de travail lié - elle donne deux volets View synchronisés avec le volet Liste de votre fenêtre principale.

Référence : View a document · How to open a linked workspace (Noticia).

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Comment réinitialiser mon espace de travail aux défauts ?

Si vous avez personnalisé des volets, des colonnes ou des dispositions et voulez repartir à neuf :

1. Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit.
2. Ouvrez User Settings.
3. Choisissez Reset to Group Defaults (utilise l'espace de travail configuré par votre administrateur pour votre groupe) ou Reset to Ringtail Default (la disposition d'origine).

Cela réinitialise le volet Parcourir, les colonnes de la liste, les dispositions d'espace de travail et autres personnalisations en un seul geste.

Référence : How to reset your workspace configuration (Noticia).

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Recherche et navigation

Comment utiliser le volet Parcourir et enregistrer une recherche ?

Le volet Parcourir vous permet de naviguer dans les documents par classeurs, problèmes, niveaux, recherches enregistrées et autres regroupements, sans avoir à taper de requête.

Ouvrir le volet Parcourir :

• Depuis l'Accueil du dossier, cliquez sur Browse dans la barre d'outils.
• Depuis la page Documents (après avoir un ensemble de résultats), cliquez sur Browse dans la barre d'outils. Votre espace de travail bascule sur une disposition incluant le volet Parcourir.

Parcourir et filtrer :

1. Cliquez sur un en-tête de section (Binders, Issues, Levels, Saved Searches, etc.).
2. Étendez une hiérarchie avec le + ou cliquez sur le nom d'un élément pour lancer une nouvelle recherche.
3. Utilisez le bouton Filter to dans la barre d'outils pour combiner les sélections avec votre recherche actuelle.
4. Utilisez le bouton Working list dans le volet Liste pour afficher vos sélections sans perdre le contexte.

Trouver par contenu ou par valeurs de codage :

• Cliquez sur l'en-tête Find, activez Content ou Coding via le bouton d'engrenage, tapez vos termes et cliquez sur Find. Les résultats apparaissent dans le volet Liste et sont surlignés dans le volet Document.

Les recherches enregistrées apparaissent sous Saved Searches dans le volet Parcourir - lancez-en une en cliquant dessus, ou filtrez-y.

Référence : Browse and filter documents.

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Quelle est la syntaxe de recherche de Nuix Discover (de base et avancée) ?

Nuix Discover sépare la recherche en deux moteurs : recherche de contenu (texte intégral via dtSearch sur le texte du document) et recherche par champ (SQL sur les métadonnées et champs de codage). La plupart des requêtes combinent les deux.

Patrons utiles :

• AND / OR / NOT - combiner des clauses, ex. contract AND vendor, responsive OR hot, email NOT internal.
• Phrase exacte - entourer de guillemets : "acquisition agreement".
• Clauses par champ dans la recherche avancée - choisir un champ, un opérateur, une valeur : ex. Custodian is "John Smith".
• Plages de dates - utilisez le calendrier pour définir De/À, ex. Created date between 2023-01-01 and 2023-12-31.
• Valeurs de liste de choix - choisir depuis la liste déroulante des valeurs définies : ex. Issue equals Privilege.
• Toutes les métadonnées - chercher dans titre, description, ID, notes, listes de choix, champs texte, mémo, personnes et organisations en même temps.
• Groupement booléen - utilisez le contrôle de parenthèses (rouge = AND, vert = OR, bleu = NOT) pour bâtir des expressions imbriquées.

La référence complète des opérateurs et caractères génériques est l'annexe Nuix Discover Search Query Syntax.

Référence : Perform an advanced search.

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Pourquoi ai-je plus de documents que ce que mes termes de recherche devraient retourner ? (Sources et pièces jointes)

En e-découverte, "sources et pièces jointes" désigne la famille d'un courriel et de sa ou ses pièces jointes. Ils sont traités comme une unité pour la divulgation : selon les règles canadiennes, si un document d'une famille est pertinent et non privilégié, toute la famille est généralement produite.

Par défaut une recherche retourne uniquement les documents qui correspondent à vos termes. Activer le filtre Sources & Attachments (l'icône trombone bleue pleine dans la barre d'outils) étend l'ensemble de résultats pour inclure aussi les parents et enfants de tout document qui correspond - une recherche qui retourne 178 résultats sans le filtre peut en retourner 276 avec, parce que les courriels parents des pièces jointes codées sont ramenés.

Si vous voyez un décompte inattendu, vérifiez si le filtre Sources & Attachments est activé.

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Comment Nuix Discover gère-t-il les doublons et les quasi-doublons ?

Nuix reconnaît quatre types de répétition :

• Doublons exacts - contenu et métadonnées identiques ; valeurs de hachage correspondantes.
• Doublons familiaux - familles de courriels (message + pièces jointes) entièrement identiques à 100 %.
• Doublons de fil - courriels dont le contenu est entièrement contenu dans un message ultérieur du fil.
• Quasi-doublons - documents conceptuellement similaires sans correspondance exacte de hachage (petites modifications, variantes de format).

La déduplication au niveau familial est automatique à l'ingestion. Les doublons de fil sont détectés via le tri par fils (voir Comment réviser des fils de courriels et des familles de documents ?). Les quasi-doublons sont détectés via le Compare-Related dashboard avec un score de similarité.

Pour la première passe, regarder seulement le pivot ou le dernier courriel d'un fil suffit souvent - mais pour les questions de privilège, de caviardage ou de nuance factuelle, vous devez généralement parcourir toute la famille.

Référence : Handling duplicate and near-duplicate records (Noticia).

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Codage, surbrillances et caviardages

Comment surligner du contenu pertinent ou appliquer un caviardage ?

Les surbrillances et caviardages s'appliquent dans le volet Document quand vous regardez la version image ou PDF du document.

1. Ouvrez un document pour qu'il apparaisse dans le volet Document.
2. Basculez vers la version image ou PDF (pas la version texte formaté) - les caviardages et surbrillances s'appliquent sur la page imagée.
3. Dans la barre d'outils du volet Document, choisissez l'outil Highlight ou Redaction.
4. Cliquez et glissez sur la page pour tracer la surbrillance ou la boîte de caviardage.
5. Pour un caviardage, choisissez un motif de caviardage si votre dossier en utilise (ex. Privilege, RPI).
6. Enregistrez - l'annotation est sauvegardée sur le document.

Pour retirer un caviardage ou une surbrillance, sélectionnez-le sur la page et appuyez sur Suppr (ou utilisez le menu contextuel).

Référence : Code documents · Productions.

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Comment coder un document ?

Vous pouvez coder des documents (les marquer avec des décisions de revue comme Pertinent, Privilégié, Étiquette de problème) de plusieurs façons :

• Volet Code - le panneau de codage standard ; choisir ou taper des valeurs pour chaque champ.
• Volet Codage conditionnel - un modèle guidé qui met en évidence les champs qui doivent encore être codés selon les valeurs déjà choisies. Les couleurs des champs changent au fur et à mesure.
• Codes rapides - valeurs en couleur à un clic pour les décisions courantes ; plus rapide qu'une liste. Voir la prochaine question.
• Modification en ligne dans le volet Liste - pour les champs dont l'en-tête de colonne a l'icône d'édition, double-cliquez la cellule pour modifier directement.
• Codage par suggestions - appliquer une valeur suggérée depuis le volet Code.

Référence : Code documents.

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Comment coder rapidement un document (codage à un clic) ?

Les codes rapides sont des valeurs en couleur à un clic associées à un champ de codage - utiles pour le marquage rapide en première passe, comme Pertinent / Non pertinent / Privilégié.

Comme réviseur :

1. Ouvrez un document sur la page Documents.
2. Assurez-vous que la bonne liste de codes rapides est sélectionnée - votre administrateur peut définir un défaut par dossier, par groupe ou par phase de revue. Pour changer vous-même, ouvrez Tools → Quick code.
3. Cliquez le bouton de code rapide coloré (ou utilisez le raccourci clavier indiqué dans l'infobulle) pour l'appliquer au document courant.

Comme administrateur, pour configurer une liste de codes rapides :

1. Construisez une liste de choix avec rang familial et couleurs.
2. Configurez la sécurité pour que les bons groupes puissent l'utiliser.
3. Définissez-la comme défaut pour un dossier (Case Setup → Case Defaults), un groupe (Security → Groups → Properties) ou une phase (Review Setup → workflow → phase → Properties).
4. Pour limiter un groupe à une seule liste de codes rapides, refusez la fonctionnalité Change quick code pour ce groupe sous Security → Features.

Référence : Quick codes.

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Comment configurer des motifs de caviardage personnalisés ?

Les motifs de caviardage permettent aux réviseurs d'étiqueter un caviardage avec une catégorie (Privilege, RPI, Secret commercial, etc.) pour que la production puisse les regrouper, les compter ou les afficher sur la page.

Les motifs de caviardage sont gérés par les administrateurs de dossier au même titre que les autres valeurs de codage. Une fois configurés, les réviseurs les choisissent en traçant un caviardage dans le volet Document.

L'étiquette qui apparaît imprimée sur la page produite (le mot "REDACTED", le motif, le nom du créateur, la date ou la description) est choisie au moment de configurer le travail de Production ou d'Impression par lot - pas au moment de la configuration du motif lui-même.

Référence : Productions pour les paramètres de caviardage en production · Code documents pour appliquer un caviardage en revue.

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Comment caviarder un fichier Excel natif (Xcelerator) ?

Les caviardages standards dans Nuix s'appliquent sur la page imagée. Pour les fichiers Excel où il faut que les caviardages restent dans le .xlsx natif (pour que le fichier reste triable et que les formules fonctionnent pour la partie qui le reçoit), Nuix offre un module additionnel appelé Xcelerator (parfois noté XLerator).

• Votre administrateur Nuix doit activer Xcelerator pour votre dossier avant que les réviseurs puissent l'utiliser.
• Il y a des frais par document quand Xcelerator est utilisé - confirmez la tarification avec votre administrateur avant de l'activer.

Une fois activé, les caviardages sur les fichiers Excel se tracent directement dans la prévisualisation native plutôt que sur l'image.

Référence : Native Excel redaction with Xcelerator (Noticia).

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Comment fractionner un long PDF en documents distincts (unitisation) ?

L'unitisation permet de diviser un long PDF en plusieurs documents distincts. Utile lorsqu'un mémo et ses pièces jointes ont été numérisés comme un seul PDF, ou lorsqu'un long document est plus facile à réviser et produire en parties.

L'unitisation se configure par dossier et l'interface exacte dépend de votre version de Nuix. Parlez à votre administrateur de dossier ou contactez le support de Noticia pour la marche à suivre actuelle.

Référence : Splitting PDFs in Nuix with unitization (Noticia).

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Fils de courriels et assignations de revue

Comment réviser des fils de courriels et des familles de documents ?

Le tri par fils regroupe les courriels reliés et identifie le contenu unique dans chaque fil. Nuix Discover classe chaque courriel comme :

• Pivot - contient du contenu unique (corps, pièces jointes, destinataires) introuvable ailleurs dans le fil.
• Duplicate - contenu entièrement contenu dans un autre document.
• Duplicate previous pivot - un ancien pivot maintenant supplanté par un pivot plus récent.

Pour utiliser le tri par fils :

1. Lancez une recherche sur les documents à réviser.
2. Dans vos préférences de recherche, activez l'option Threading (ou ouvrez une assignation spécifique aux fils si votre administrateur en a configuré).
3. Dans le volet Liste, utilisez les icônes de fils pour Expand all threads (hiérarchies complètes) ou Collapse all threads (racines et pivots seulement).

Le tri par fils est contrôlé par les permissions de votre administrateur - si vous ne le voyez pas, demandez-lui d'accorder l'accès.

Référence : Email threading.

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Quels formats de courriel Nuix traite-t-il (PST, MSG, MHT, EML, MBOX) ?

Nuix Discover ingère plusieurs formats de courriel et les traite vers une version visualisable commune. Référence rapide :

• PST - exportation complète d'une boîte Outlook (dossiers, messages, calendriers, pièces jointes). Traité vers MHT à l'ingestion.
• MSG - message Outlook unique. Attention : les pièces jointes incrustées ne sont pas toujours conservées dans la vue native, et des métadonnées comme Date Modified peuvent changer à l'ouverture du fichier - risque pour la chaîne de possession.
• MHT (préféré) - format d'archive web. Statique, résistant aux altérations une fois généré, capture la mise en page complète avec les pièces jointes, visualisable dans tout navigateur. Nuix traite les courriels ingérés vers MHT par défaut.
• EML - format de courriel unique générique utilisé par Gmail, Apple Mail, Thunderbird. Le comportement varie selon la méthode d'exportation.
• MBOX - boîte multi-messages de Gmail Takeout / Apple Mail. Doit généralement être converti vers PST ou EML avant la revue et manque de métadonnées spécifiques à Outlook.

Si une partie productrice vous remet du MSG plutôt que du PST ou MHT, soulevez la question avant le début de la revue - les problèmes de pièces jointes manquantes et de dérive de métadonnées sont plus faciles à régler en négociation qu'en production.

Référence : About email formats (Noticia).

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Comment obtenir et compléter une assignation de revue ?

1. Depuis l'Accueil du dossier, ouvrez My Assignments dans le volet de navigation.
2. Cliquez sur Get next assignments dans la barre d'outils, entrez le nombre voulu et confirmez.
3. Ouvrez une assignation en cliquant le nombre dans la colonne Total (pour voir tous les documents) ou Get dans la colonne Remaining (pour ouvrir seulement les documents non codés).
4. Codez les documents sur la page Documents qui s'ouvre.
5. L'assignation se libère automatiquement quand ses exigences de codage sont remplies. Pour suivre la progression de l'équipe, votre administrateur peut utiliser le Review Dashboard.

Votre administrateur plafonne le nombre d'assignations que vous pouvez tenir en même temps.

Référence : Get your assignments.

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Champs, modèles et classeurs

Comment ajouter un champ ?

Ajouter un champ (champ de codage, champ personnalisé ou propriété de document) est une tâche d'administrateur de dossier.

1. Depuis l'Accueil du dossier, ouvrez Configuration du dossier → Champs.
2. Cliquez sur Ajouter.
3. Choisissez un Type dans la liste déroulante :
   • Date - format mm/jj/aaaa uniquement.
   • Memo - texte alphanumérique long.
   • Number - entiers et décimales.
   • Pick List - valeurs prédéfinies (vous ajouterez les éléments après avoir créé le champ).
   • Text - jusqu'à 255 caractères.
   • Yes/No - booléen.
4. Saisissez un nom de champ unique.
5. Pour les champs à valeurs multiples, décochez One-to-one (requis pour les champs Yes/No).
6. Cliquez sur Enregistrer.
7. Ouvrez Sécurité sur le nouveau champ et définissez l'accès par groupe (Deny / Allow / Write).
8. Ajoutez le champ à un modèle de codage (pour qu'il apparaisse dans le volet Codage conditionnel) et/ou à un modèle de colonnes (pour qu'il apparaisse dans le volet Liste) - voir ci-dessous.

Référence : Fields.

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Comment ajouter ou modifier des valeurs dans un champ Liste de choix ?

Les champs Liste de choix permettent aux réviseurs de sélectionner parmi un ensemble défini de valeurs (étiquettes de problèmes, dépositaires, etc.).

1. Allez à Accueil du dossier → Configuration du dossier → Champs.
2. Ouvrez le champ Liste de choix à modifier.
3. Cliquez sur Add (en haut à droite) pour entrer une nouvelle valeur, ou ouvrez un élément existant pour le renommer, le réordonner ou lui attribuer une couleur.
4. Enregistrez.

Référence : Fields · Adding entries to a picklist (Noticia).

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Comment ajouter un champ au volet Codage conditionnel (ou changer ce que les réviseurs voient en codage) ?

Le volet Codage conditionnel est piloté par un modèle de codage.

1. Ouvrez Configuration du dossier → Modèles de codage.
2. Ouvrez un modèle existant ou cliquez sur Ajouter pour en créer un.
3. Ajoutez les champs dans l'ordre voulu. Pour un modèle conditionnel, configurez les règles afin qu'un champ n'apparaisse que lorsqu'une valeur en amont est codée d'une certaine façon.
4. Enregistrez.
5. Définissez le modèle comme défaut pour un ou plusieurs groupes pour qu'ils le voient automatiquement (voir Comment changer ce que mon équipe voit dans son espace de travail ?).

Pour changer quel modèle un réviseur voit (sans le modifier), utilisez la liste déroulante en haut du volet Codage conditionnel - le défaut est All Values, et tous les modèles construits par l'administrateur apparaissent dans la même liste.

Référence : Coding templates · How to change your conditional coding template (Noticia) · How to add new fields for your users (Noticia).

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Comment créer ou modifier un modèle de colonnes (vue Liste enregistrée) ?

Les modèles de colonnes sont des ensembles enregistrés de colonnes du volet Liste - utiles pour donner à chaque équipe une vue ciblée.

1. Cliquez sur Ajouter, nommez le modèle, choisissez Search results ou Migration, puis Enregistrer.
2. Ouvrez le modèle, ajoutez des champs avec la boîte Select a field et configurez les attributs / l'ordre de tri (jusqu'à 5 colonnes de tri).
3. Glissez-déposez pour réorganiser.
4. Ouvrez Sécurité pour autoriser les groupes appropriés.

Les réviseurs choisissent le modèle dans la liste déroulante de la barre d'outils du volet Liste. Pour le rendre défaut pour un groupe, voir la prochaine question.

Référence : Column templates.

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Comment créer un classeur ?

Les classeurs regroupent des documents reliés - utiles pour organiser une revue par thème, témoin ou document chaud.

Les classeurs vivent dans le volet Parcourir, sous la section Binders.

1. Ouvrez le volet Parcourir sur la page Documents.
2. Dans la section Binders, cliquez sur + ou Ajouter et nommez le nouveau classeur.
3. Ajoutez des documents depuis un résultat de recherche en les sélectionnant dans le volet Liste et en choisissant Code → Code to binder, ou glissez-les sur le classeur dans le volet Parcourir.

Ajouter ou retirer des documents pendant la revue (via le volet Codage conditionnel) :

Si votre administrateur a ajouté la liste des classeurs au volet Codage conditionnel (voir prochaine question), les réviseurs gèrent l'appartenance via des cases à cocher :

1. Sélectionnez le ou les documents dans le volet Liste (activez le mode codage en lot pour plusieurs).
2. Dans la section classeur du volet Codage conditionnel, cochez un classeur pour ajouter la sélection ou décochez pour la retirer.

Une coche indique que le document est actuellement dans ce classeur.

Référence : Code documents to binders · Adding to or removing documents from a binder (Noticia).

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Comment ajouter un classeur au volet Codage conditionnel (pour que les réviseurs puissent y assigner des documents par case à cocher) ?

Afficher un classeur dans le volet Codage conditionnel est une configuration différente de l'ajout d'un champ régulier - un administrateur de dossier le fait une fois sur le modèle de codage :

1. Allez à Accueil du dossier → Configuration du dossier → Modèles de codage.
2. Ouvrez le modèle de codage conditionnel utilisé par vos réviseurs.
3. Ajoutez le classeur au modèle (les classeurs sont un type sélectionnable distinct, pas un « champ »).
4. Enregistrez.

Après ça, les réviseurs voient le classeur comme une case à cocher dans le volet Codage conditionnel et peuvent y assigner des documents sans quitter la revue.

Référence : How to add a binder to conditional coding (Noticia).

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Comment changer ce que mon équipe voit dans son espace de travail (colonnes Liste, volet Codage conditionnel, espace de travail par défaut) ?

Les défauts côté utilisateur sont définis par groupe par un administrateur de dossier. Le motif est le même pour les modèles de colonnes, modèles de codage et listes de codes rapides :

1. Comme administrateur, construisez le modèle (modèle de colonnes dans Configuration du dossier, modèle de codage dans Configuration du dossier, liste de codes rapides, etc.).
2. Ouvrez le modèle et utilisez Set as default ou Set for groups.
3. Choisissez les groupes qui doivent recevoir ce modèle comme défaut.

Les membres de ces groupes voient le nouveau défaut à la prochaine ouverture du dossier. Les individus peuvent toujours basculer vers un autre modèle dans la liste déroulante.

Référence : Coding templates · Column templates.

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Chargement et exportation de documents

Comment ajouter des documents au dossier ?

Le chargement de documents (importation) est une tâche d'administrateur de dossier.

1. Ouvrez Gérer les documents → Importations et cliquez sur Ajouter.
2. Détails d'importation - choisissez le type de travail (ex. Ringtail – MDB), nommez l'importation, définissez le format de date.
3. Fichier de chargement - choisissez .mdb ou SQL, pointez vers le fichier et le dépôt source.
4. Fichiers source - décidez si les fichiers natifs et images doivent être copiés sur le serveur.
5. Documents existants - définissez le comportement de dédoublonnage (annuler, importer nouveau seulement, mettre à jour, ou les deux).
6. Champs - choisissez ignorer-tout, correspondance auto, ou mappage personnalisé. Si personnalisé, complétez les pages Field Map et Field Trumping Order.
7. Annotation map - décidez comment les annotations entrantes sont chargées.
8. Planification - lancez maintenant ou enregistrez en brouillon.

Patron recommandé par Noticia (fichiers de chargement) :

• Les fichiers doivent être dans un ZIP avec deux niveaux de dossiers : un dossier de niveau supérieur Collection ID (souvent la date, ex. 2024-10-10A) et un ou plusieurs dossiers Custodian à l'intérieur.
• La hiérarchie définie à l'importation a un maximum de 10 000 documents par niveau - subdivisez plus profond si vous dépassez.
• Pour les fichiers .dat, configurez les délimiteurs comme ¶ <DC4> (20) délimiteur de colonne et þ (254) qualificateur de texte. Pour CSV, utilisez virgule (44), guillemet double (34) et <CR><LF> (13,10).
• Le format de date doit correspondre au fichier de chargement (typiquement MM/JJ/AAAA).
• Fortement recommandé : planifiez un essai d'abord avec indexation/enrichissement décoché, examinez les erreurs, puis clonez l'essai, activez l'indexation/enrichissement et soumettez le travail réel.

Gardez la fenêtre d'envoi ouverte pendant le transfert - la fermer annule l'opération.

Si l'importation échoue ou que des lignes sont rejetées, voir Quelle est la cause la plus fréquente des erreurs d'importation ? ci-dessous.

Référence : Import documents · How to import documents (Noticia).

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Comment ingérer des documents (et en quoi est-ce différent de l'importation) ?

L'ingestion est l'étape en amont : téléchargement et traitement des fichiers natifs bruts (avec peu ou pas de métadonnées de fichier de chargement). L'importation est le chargement structuré - faire entrer des documents qui ont déjà un fichier de chargement décrivant les champs, les familles et les références d'images.

Ingérez quand vous avez une collection brute. Importez quand la partie productrice (ou votre fournisseur de traitement) a déjà préparé un fichier de chargement.

1. Ouvrez Gérer les documents → Ingestions et cliquez sur Upload.
2. Configurez :
   • Désactivez Aspera sauf si votre environnement l'utilise.
   • Entrez un mot de passe si l'archive est chiffrée.
   • Choisissez Use structure inside the archive file.
   • Choisissez si l'ingestion démarre automatiquement ou attend une revue.
3. Enregistrez.
4. Une fois le téléchargement terminé, cliquez sur Add dans la liste Ingestions, nommez le lot, sélectionnez le matériel téléchargé et soumettez.

Structure de dossier requise dans l'archive :

• Dossier supérieur : Collection ID (souvent la date, ex. 2024-10-10A).
• À l'intérieur : un dossier par Custodian (doit rester non zippé à ce niveau).
• Dans chaque dossier custodian : les documents - en vrac, zippés ou dans des sous-dossiers.

Référence : How to ingest documents (Noticia).

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Quelle est la cause la plus fréquente des erreurs d'importation ?

La plupart des erreurs d'importation se rangent dans un petit nombre de catégories - vérifiez celles-ci d'abord :

• « Duplicate document was found » - votre fichier de chargement contient un ID déjà dans le dossier. Exportez les IDs existants depuis la page Documents (Outils → Exporter) et réconciliez avec la partie productrice.
• File could not be found / file copy error - la structure de dossier dans votre ZIP ne correspond pas aux chemins relatifs du fichier de chargement. Vérifiez que les chemins concordent avec ce qui a été téléchargé.
• Format de date invalide - Nuix attend MM/JJ/AAAA. Convertissez avant de réimporter.
• Texte trop long - les champs texte sont limités à 255 caractères. Déplacez les longs titres dans un champ mémo comme Description.
• Caractères non supportés - \\ / : * ? " < > | dans les valeurs de champ feront échouer l'importation. Retirez-les.
• Décalage de délimiteurs / nombre de champs - CSV et .dat utilisent des délimiteurs différents ; le nombre d'en-têtes doit égaler le nombre de valeurs par ligne. Ouvrez le fichier de chargement dans Notepad++ pour repérer les blancs ou les délimiteurs égarés.
• Document IDs manquants - les lignes d'ID vides bloquent tout le lot. Cherchez les cellules Document ID vides avant de relancer.

Pour la liste complète et les solutions, voir le Import errors FAQ de Noticia. Pour les erreurs fatales, contactez support@noticiasolutions.com.

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Comment sortir mes documents du dossier (exportation, production, impression par lot) ?

Trois options principales selon le besoin.

Exportation (fichier de chargement, natifs, images, ou texte) :

1. Depuis Gérer les documents → Exportations, ou depuis les résultats de recherche via Outils → Exporter sur la page Documents.
2. Choisissez le type :
   • Custom export - contrôle complet des métadonnées et du format. Nécessite un modèle de fichier de chargement (voir prochaine question).
   • Native files only - sans fichier de chargement.
   • MDB Classic - format de chargement legacy.
3. Configurez métadonnées, nommage, options de sortie, puis soumettez.

Les chefs de groupe et membres ayant accès à la fonctionnalité Exportations (sans être administrateur de dossier complet) ne peuvent exporter que les fichiers natifs.

La partie qui reçoit s'attend généralement à un fichier de chargement Concordance .dat - c'est le format universel. Comme alternative pour la revue par avocats externes ou le partage externe, vous pouvez produire un Excel hyperlié avec des métadonnées triables qui pointent vers les documents sous-jacents.

Référence : Export documents · Producing documents from start to finish (Noticia).

Production (sortie numérotée, identifiée, caviardée pour la partie adverse ou la cour) :

1. Ajoutez les documents à une production déverrouillée.
2. Configurez les six pages de la production - Attributs, Règles de production, Caviardages, Endossements, Sécurité, Contrôle qualité.
3. Lancez les contrôles qualité.
4. Verrouillez la production pour appliquer numérotation, pieds de page et incrustation des caviardages.
5. Imprimez ou exportez la production verrouillée.

Référence : Productions.

Impression par lot (PDF des documents sélectionnés, avec surbrillances/caviardages incrustés) :

1. Faites une recherche pour les documents voulus.
2. Sélectionnez-les avec les cases dans le volet Liste.
3. Ouvrez Outils → Batch Print.
4. Configurez :
   • Pied de page - étiquette de page et/ou champ personnalisé, ou texte libre.
   • Éléments imprimés - inclure surbrillances, caviardages (avec transparence optionnelle), pieds de page. Choisissez l'étiquette de caviardage (mot "REDACTED", créateur, date ou description).
   • Format de sortie - un PDF par document ou un PDF combiné (découpage auto à 500 pages).
   • Orientation - originale ou rotation auto pour ajuster.
   • Pages de séparation - pages de garde optionnelles avec ID des documents.
5. Soumettez et gardez la fenêtre ouverte pendant le travail. La sortie se télécharge en fichiers ou en .zip.

Référence : Print documents (Batch Print).

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Que sont les fichiers orphelins et que faut-il en faire ?

Les fichiers orphelins sont des fichiers laissés dans le dossier _images_ du dossier après que leur document parent a été supprimé ou jamais correctement lié - ils consomment de l'espace mais ne sont pas accessibles depuis le dossier.

Causes courantes :

• Documents supprimés du dossier sans nettoyage des fichiers associés.
• Fichiers générés par superposition avec un nommage qui empêche le lien au document.
• Décalages d'ID de document entre le fichier de chargement et les versions stockées.
• Erreurs de traitement ou d'ingestion qui laissent des fichiers à moitié chargés.

La gestion est une tâche d'administrateur de portail (pas d'administrateur de dossier) :

• Vérifiez périodiquement les répertoires Export, Import, Ingest, Ingest_temp, Suppressed et Upload pour les fichiers orphelins.
• Supprimez définitivement les fichiers non liés dans le dépôt _images_ plutôt que de les laisser en suppression.
• Utilisez des conventions de nommage cohérentes sur les superpositions pour que les versions se lient correctement la première fois.

Référence : Orphan files (Noticia).

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Comment créer un modèle de fichier de chargement pour l'exportation ?

Un modèle de fichier de chargement contrôle quels champs et quel format sont écrits lors d'un Custom Export.

1. Ouvrez Gérer les documents → Modèles de fichier de chargement.
2. Partez d'un modèle système (Concordance, IPRO, Ringtail database, Spreadsheet, Summation) - recommandé - ou créez-en un manuellement.
3. Choisissez le type :
   • Document template - une ligne par document.
   • Page template - une ligne par page (utilisé pour certaines exportations à numérotation par image).
4. Choisissez le type de travail d'exportation cible : production rendition, base document, ou production utilisant la numérotation du document de base.
5. Configurez champs et format, puis enregistrez.
6. Le modèle est maintenant sélectionnable dans Gérer les documents → Exportations lors d'un Custom Export.

Seuls les administrateurs de dossier peuvent créer ou modifier des modèles de fichier de chargement.

Référence : Load file templates.

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Utilisateurs, groupes et permissions

Comment ajouter des utilisateurs à mon dossier ?

Les utilisateurs doivent exister au niveau du portail avant d'être ajoutés à un dossier. Dans le dossier, vous les assignez à des groupes.

1. Depuis Accueil du dossier → Sécurité → Groupes, ouvrez (ou créez) le groupe visé.
2. Dans le volet de navigation du groupe, sélectionnez Members et cliquez sur Ajouter.
3. Cochez les utilisateurs à ajouter et Enregistrez.

Si l'utilisateur n'apparaît pas dans la liste, il n'a pas encore été créé au niveau du portail - votre administrateur de portail le fait sous User Administration au portail.

Référence : Groups · Users.

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Comment créer un groupe ?

1. Allez à Accueil du dossier → Sécurité → Groupes et cliquez sur Ajouter.
2. Saisissez un nom de groupe.
3. Choisissez une page d'accueil - la page sur laquelle les membres atterrissent après connexion. Défaut : Accueil du dossier ; autres options : Documents, Search, Transcripts, Productions, Sécurité, Configuration du dossier, Gérer les documents, Review Setup, Analysis.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Ajoutez des membres et donnez au groupe accès aux fonctionnalités nécessaires (prochaine question).

Référence : Groups.

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Comment donner accès à une fonctionnalité (incluant Claira) à différents groupes ?

Les permissions par fonctionnalité (incluant Claira, qui apparaît comme une UI Extension) vivent sous Sécurité → Fonctionnalités.

1. Allez à Accueil du dossier → Sécurité → Fonctionnalités.
2. Cliquez sur Select groups et choisissez jusqu'à cinq groupes à afficher en colonnes.
3. Trouvez la ligne de la fonctionnalité voulue - les fonctionnalités sont organisées en huit catégories : Activity, Analysis, Coding, Document, List, Processing, Search, et UI Extension. Claira se trouve sous UI Extension.
4. Cliquez sur Allow dans la colonne du groupe approprié pour cette ligne, puis confirmez.
5. Pour accorder une fonctionnalité à tous les groupes affichés d'un coup, cliquez sur Allow en haut d'une colonne.

Par défaut chaque fonctionnalité est définie à Deny pour chaque groupe, donc vous devez explicitement activer l'accès.

Référence : Features.

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Pour aller plus loin

• Aide complète Nuix Discover : Discover Introduction
• Guides utilisateurs (réviseurs) : User Help
• Guides administrateur de dossier : Case Administrator Help
• Syntaxe de requête : Nuix Discover Search Query Syntax

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Besoin d'aide avec Claira ? Écrivez-nous à support@claira.to.