Objektive Kodierung

Objektive Kodierung bedeutet, sachliche Metadaten an Dokumenten zu ergänzen oder zu korrigieren — etwa Dokumentdatum, Titel, Autor, Dokumenttyp und Sprache. Anders als die juristische Kodierung, die Wertungen zu Relevanz oder Privileg verlangt, konzentriert sich die objektive Kodierung auf überprüfbare Angaben, die sich unmittelbar aus dem Dokument ablesen lassen.

Das ist wichtig, weil Metadaten alles Weitere steuern: Suchfilter, Sortierungen, Chronologien und Produktionsmengen hängen von genauen, einheitlichen Metadaten ab. Fehlen sie oder sind sie falsch, leidet Ihre Sichtung.

Wann Sie objektiv kodieren

• Fehlende Metadaten. Dokumente wurden ohne zentrale Felder wie Datum oder Autor geladen.
• Unvollständige Importe. Die Metadatenextraktion bei der Verarbeitung hat einige Felder erfasst, andere nicht.
• Große Mengen, die vereinheitlicht werden müssen. Tausende Dokumente führen Metadaten in uneinheitlichen Formaten.
• Chronologien erforderlich. Sie brauchen verlässliche Daten für eine Zeitleiste, aber das vorhandene Datumsfeld ist unzuverlässig.

Unterschied zur juristischen Kodierung

Der Arbeitsablauf

Die objektive Kodierung in Claira folgt sieben Schritten. Jeder baut auf dem vorherigen auf.

Schritt 1: Claira-Arbeitsbereich öffnen

Wechseln Sie in Claira zu Ihrem Fall und öffnen Sie den Arbeitsbereich, in dem Sie den Scan für die objektive Kodierung ausführen möchten.

Schritt 2: Textextraktion prüfen

Bevor Claira ein Dokument analysieren kann, braucht es extrahierten Text. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Dokumente verarbeitet wurden und die Textextraktion erfolgreich war.

Schritt 3: Zielfelder anlegen oder verbinden

Sie brauchen Felder in Nuix Discover, in denen die Ausgabe von Claira gespeichert wird. Wir empfehlen, eigene KI-Felder anzulegen, statt direkt in Ihre primären Metadatenfelder zu schreiben. So können Sie die Ergebnisse prüfen, bevor Sie sie übernehmen.

Beispielfelder:

Verbinden Sie diese Felder in den Arbeitsbereichseinstellungen von Claira, damit die Scan-Ergebnisse an der richtigen Stelle landen.

Schritt 4: Prompt an einem einzelnen Dokument aufbauen und testen

Beginnen Sie mit einem Dokument, um sicherzustellen, dass Ihr Prompt die erwartete Ausgabe liefert. Öffnen Sie ein Dokument in der Einzelsichtung, geben Sie Ihren Prompt ein und prüfen Sie das Ergebnis.

Dieser Prompt ist bewusst streng: Er verlangt ein einzelnes Datum in einem festen Format und einen klaren Ersatzwert (--), wenn sich kein Datum bestimmen lässt. Diese Struktur erleichtert Qualitätskontrolle und Weiterverarbeitung erheblich.

Schritt 5: Massen-Scan ausführen

Wenn Ihr Prompt an einzelnen Dokumenten überzeugt, wenden Sie ihn mit dem Massen-Scan von Claira auf Ihre vollständige Dokumentmenge (oder eine gezielte Teilmenge) an.

Verfolgen Sie den Fortschritt im Arbeitsbereich. Größere Dokumentmengen dauern länger, aber Sie können währenddessen weiterarbeiten.

Schritt 6: Qualitätskontrolle

Das ist der wichtigste Schritt. Überspringen Sie ihn nicht.

• Nach Ersatzwerten filtern. Suchen Sie in Ihrem Zielfeld nach dem Ersatzwert (z. B. --), um Dokumente zu finden, für die Claira die Metadaten nicht bestimmen konnte. Prüfen Sie diese von Hand.
• Stichproben ziehen. Öffnen Sie 20 bis 30 Dokumente unterschiedlicher Typen und vergleichen Sie die Ausgabe von Claira mit dem tatsächlichen Dokumentinhalt.
• Grenzfälle prüfen. Achten Sie besonders auf Dokumente mit ungewöhnlichem Aufbau, mehreren Daten oder unklarer Urheberschaft.

Schritt 7: Primäre Metadatenfelder aktualisieren

Sobald Sie die Ergebnisse geprüft haben und ihnen vertrauen, übertragen Sie die Werte aus Ihren KI-Feldern (z. B. „OK Datum“) in Ihre primären Metadatenfelder (z. B. „Dokumentdatum“). Dafür stehen die Werkzeuge von Nuix Discover zur Massenaktualisierung von Feldern zur Verfügung.

Multi-Code-Modus (ein Durchlauf, mehrere Felder)

Nutzen Sie Multi-Code, wenn ein Scan mehrere Ausgaben füllen soll (zum Beispiel Datum, Titel, Autor und Dokumenttyp).

• Konfigurieren Sie bis zu 8 Felder im eigenen Multi-Code-Bereich.
• Klicken Sie auf Felder zurücksetzen (oben rechts in der Multi-Code-Karte), um gemeinsame Anweisung, Feld-Prompts und Zielfeldzuordnungen zu löschen und 2 leere Zeilen wiederherzustellen.
• Erkennt Claira im Prompt Lab einen Prompt mit mehreren Ausgaben, klicken Sie auf Multi-Code verwenden, um ihn automatisch umzuwandeln:
  • Nur Text, der für jedes Feld gilt — Ihre Rolle in der Sichtung, der Mandatshintergrund, allgemeine Bearbeitungsregeln —, wandert in die gemeinsame Anweisung von Multi-Code,
  • jede Ausgabe wird zu einem eigenen Feld-Prompt (2 bis 8 Teile) mit den Kriterien, zulässigen Werten und dem Ersatzwert, die diese Antwort bestimmen. Endet Ihr Prompt mit einem Ausgabeformat-Block wie RELEVANCE: [YESREL/NOREL], behandelt Claira diese Bezeichnungen als Namen der Ausgaben und zieht die passenden Definitionen aus dem Fließtext Ihres Prompts in den jeweiligen Feld-Prompt, statt sie in der gemeinsamen Anweisung zu belassen.
  • Die Zeilen werden aus den umgewandelten Teilen neu aufgebaut und jeweils nach ihrer Ausgabe benannt. Ein bereits zugeordnetes Zielfeld bleibt erhalten, solange der Name weiterhin passt; eine nicht zugeordnete Zeile wird vorbelegt, wenn im Fall ein Feld genau diesen Namen trägt — andernfalls bleibt die Zuordnung Ihnen überlassen.
• Wirkt ein umgewandelter Feld-Prompt noch zu dünn, um eine Antwort eigenständig zu bestimmen, benennt Claira diese Felder in einem Hinweisbanner oben in der Multi-Code-Karte. Prüfen Sie sie vor dem Scannen.
• Kann die Umwandlung nicht abgeschlossen werden — Claira ist ausgelastet, oder der Prompt lässt sich nicht in getrennte Felder aufteilen —, wird nichts geändert: Ihr Prompt bleibt im Prompt Lab genau so, wie Sie ihn geschrieben haben, und die Meldung bietet Erneut versuchen an. Multi-Code wird nie mit einer halbfertigen Konfiguration für Sie geöffnet.
• Nutzen Sie die Auswahl Einfügen in, um den Standardfokus auf die gemeinsame Anweisung oder eine Feld-Prompt-Zeile zu legen (alle Zeilen werden aufgeführt, auch die noch in Konfiguration befindlichen).
• Öffnen Sie Verlauf anzeigen oder Schnellstart (Vorlagen oder Prompt-Generator): Claira fragt, wohin der Inhalt gehört — in die gemeinsame Anweisung, in eine vorhandene Feldzeile oder in Neues Feld (bis Sie 8 Zeilen erreicht haben). Steht dort bereits Text, wählen Sie anschließend anfügen oder ersetzen.
• Bei Massen-Scans wird der Token-Verbrauch je Dokument nach denselben Regeln wie bei anderen Massen-Scans berechnet, wobei die Multi-Code-Kosten von der Auswahl im Dropdown Scannen als abhängen:
  • Text + Multi-Code: 2 Token je Dokument (1 Basis + 1 für Multi-Code), unabhängig von der Anzahl konfigurierter Felder (1 bis 8 Felder kosten dasselbe).
  • Bild + Multi-Code: 6 Token je Dokument (5 Basis + 1), unabhängig von der Anzahl konfigurierter Felder.
  • Audio + Multi-Code: 11 Token je Dokument (10 Basis + 1), unabhängig von der Anzahl konfigurierter Felder.
  • Video + Multi-Code: 21 Token je Dokument (20 Basis + 1), unabhängig von der Anzahl konfigurierter Felder.
  • Bild-, Audio- und Video-Modus stehen in jedem Tarif zur Verfügung. Die zulässigen Dateiformate je Modus finden Sie unter Medien-Scans.

Leere Werte (wenn ein Feld keine Antwort hat)

Manchmal enthält ein Dokument schlicht nicht das, wonach ein Feld fragt — eine E-Mail hat kein Vertragsdatum, ein Foto keinen Autor. In diesem Fall meldet Claira das Feld als Leer, statt einen Wert zu erfinden:

• In der Antwortkarte für ein einzelnes Dokument und im Live-Zulauf des Massen-Scans erscheint neben dem Feldnamen eine gedämpfte Markierung Leer.
• In das Zielfeld in Nuix Discover wird nichts geschrieben — ein dort bereits kodierter Wert bleibt unverändert. Claira überschreibt vorhandene Kodierung nie mit einem leeren Wert.
• Ein Dokument, bei dem alle Felder leer bleiben, wird dennoch normal abgeschlossen: Es wurde gescannt, und „nichts zu extrahieren“ ist ein gültiges Ergebnis. Im Massen-Scan erscheint es im Live-Zulauf mit den als „Leer“ markierten Feldern und zählt zu den abgeschlossenen, nicht zu den fehlerhaften Dokumenten. Es wird wie jedes andere gescannte Dokument berechnet.
• „Leer“ ist kein Fehler. Fehler — eine nicht auswertbare KI-Antwort oder ein Wert, der nicht nach Nuix Discover geschrieben werden konnte — werden weiterhin als fehlgeschlagene Dokumente gemeldet.
• Sollen Felder unangetastet bleiben, verlassen Sie sich auf leere Werte statt auf Ersatztext im Prompt: Ein Ersatzwert wie N/A wird in das Feld geschrieben, während eine leere Antwort es unverändert lässt.

Bewährte Vorgehensweisen

• Formulieren Sie Ihre Prompts präzise. „Was ist das Datum?“ ist zu vage. „Bestimmen Sie das maßgebliche Dokumentdatum. Antworten Sie AUSSCHLIESSLICH im Format TT.MM.JJJJ.“ ist klar und überprüfbar.
• Fassen Sie ähnliche Dokumenttypen zusammen. Enthält Ihr Bestand Verträge, E-Mails und Vermerke, sind getrennte, auf den jeweiligen Typ abgestimmte Prompts oft besser. Verträge haben ein „Datum des Inkrafttretens“, E-Mails ein „Sendedatum“ — ein einziger Prompt deckt beides selten gut ab.
• Prüfen Sie immer vor der Übernahme. Die KI-Felder sind Ihr Sicherheitsnetz. Nutzen Sie es.
• Verwenden Sie Ersatzwerte. Ein klarer Ersatzwert wie -- oder N/A ist weit besser als ein leeres Feld. Er zeigt, dass Claira es versucht und die Antwort nicht gefunden hat — das ist etwas anderes, als wenn Claira das Dokument gar nicht verarbeitet hat.

Grenzen

• Der Text-Modus liest nur extrahierten Text. Im Modus Text kann Claira Bilder, handschriftliche Notizen, Audio, Video oder Inhalte in Nicht-Textformaten nicht lesen, sofern sie nicht per OCR erfasst oder transkribiert wurden. Für diese Dokumente stellen Sie das Dropdown Scannen als auf Bild, Audio oder Video, damit die Quelldatei direkt an ein multimodales Modell geht.
• Im Text-Modus zählt die OCR-Qualität. Ist die OCR schlecht (verstümmelter Text, fehlende Zeichen), spiegelt sich das in der Ausgabe von Claira wider. Was schlecht hineingeht, kommt schlecht heraus — der Wechsel in den Modus Bild ist oft die richtige Lösung.
• Dokumente werden einzeln analysiert. Claira gleicht Dokumente nicht untereinander ab. Wird der Autor nur in einer Begleit-E-Mail genannt, nicht aber im angehängten Bericht, übernimmt der Bericht diesen Autor nicht.
• Komplexe Fälle brauchen menschliches Urteilsvermögen. Bei einem Dokument mit fünf plausiblen Daten muss eine Person entscheiden, welches „maßgeblich“ ist. Claira folgt den Anweisungen Ihres Prompts, aber diese decken womöglich nicht jeden Grenzfall ab.

Brauchen Sie Hilfe? Schreiben Sie an support@claira.to