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Erkennung personenbezogener Daten

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Nutzen Sie Claira, um personenbezogene Daten in Dokumenten in Nuix Discover zu erkennen und zu extrahieren.

Erkennung personenbezogener Daten

Meldungen zu Datenschutzverletzungen, aufsichtsrechtliche Compliance und Datenschutz-Folgenabschätzungen erfordern allesamt zu wissen, welche personenbezogenen Daten in Ihren Dokumenten stecken. Tausende Dateien manuell nach Namen, E-Mail-Adressen, nationalen Kennungen und Adressen zu durchsuchen ist langsam und fehleranfällig.

Claira kann den extrahierten Text durchsuchen und personenbezogene Daten (PbD) kennzeichnen, was Ihrem Team erheblich Zeit spart und das Risiko verringert, etwas zu übersehen.

So hilft Claira

  • Erkennt mehrere Arten personenbezogener Daten. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, amtliche Identifikationsnummern, physische Adressen, Kontonummern, und mehr. Der Prompt beschreibt Kennungen über ihre Funktion statt namentlich und ist damit an kein einzelnes Land gebunden.
  • Unterstützt Compliance-Workflows. Ob Sie auf eine Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen, ein Auskunftsersuchen betroffener Personen oder eine aufsichtsrechtliche Prüfung reagieren -- Claira hilft Ihnen zu erkennen, was Aufmerksamkeit braucht.
  • Funktioniert im großen Maßstab. Führen Sie die Erkennung personenbezogener Daten über einen gesamten Dokumentbestand in einem einzigen Massen-Scan aus.

Wann Sie dies einsetzen sollten

  • Meldung von Datenschutzverletzungen und Reaktion auf Vorfälle
  • Datenschutz-Folgenabschätzungen
  • Vorbereitung von Dokumenten für die Produktion mit Schwärzungslisten
  • Auskunftsersuchen betroffener Personen nach DSGVO, CCPA oder ähnlichen Regelungen

Beispiel-Prompts

Sie können Ihren Prompt zur Erkennung personenbezogener Daten je nachdem anpassen, wie gezielt oder umfassend die Ergebnisse ausfallen sollen.

Der umfassende Prompt „Erscheinungsformen" unten steht auch in der App unter Investigations > Comprehensive PII (surface forms) in der Vorlagenauswahl zur Verfügung, mit einem vollständigen Hilfeartikel hier.

Umfassende Extraktion personenbezogener Daten (eindeutige Erscheinungsformen)

Nutzen Sie dies, wenn Sie jede eigenständige geschriebene Form personenbezogener Daten benötigen, ohne Normalisierung, in einer einzigen maschinenfreundlichen Zeile aus zitierten Werten. Das folgende Format eignet sich gut als Eingabe für Search Term Families in Nuix Discover: Jeder Wert (oder eine Gruppe, die Sie als eine Familie behandeln) kann zu gruppierten Such- oder QC-Begriffen über den Bestand hinweg werden, ohne jede vom Modell gefundene Variante erneut eintippen zu müssen.

Der Prompt unten nennt kein Land. Sein Block IN DIESER SAMMLUNG ZU ERWARTEN ist die Stelle, an der Sie den Rechtsraum Ihrer Dokumente angeben; der Vorlagenartikel bietet fertige Blöcke für Kanada, Australien, das Vereinigte Königreich und Deutschland/die EU. Löschen Sie diesen Abschnitt, wenn Sie ihn lieber nicht eingrenzen möchten.
◈Prompt zu umfassenden personenbezogenen Daten (eindeutige Erscheinungsformen)

Extrahieren Sie jede eindeutige Erscheinungsform personenbezogener Daten (PII) aus diesem Dokument. Zu PII zählen unter anderem: vollständige Namen, Teilnamen, Initialen, Spitznamen, Titel mit Namen (z. B. Herr Müller, Dr. Schmidt), E-Mail-Adressen, Telefonnummern, physische Adressen, Geburtsdaten, amtliche Identifikationsnummern, Finanzkontonummern, Krankenaktennummern, IP-Adressen und Benutzernamen.

Amtliche Identifikationsnummern fallen darunter, gleich welches Land sie ausgestellt hat und wie sie dort heißen: Steuernummern, Sozialversicherungs- und Rentenversicherungsnummern, nationale Ausweisnummern, Kranken- und Krankenversicherungsnummern, Reisepassnummern und Führerscheinnummern zählen alle dazu. Behandeln Sie jede Nummer, die als amtliche Referenz auf eine Person dient, als Identifikationsnummer, auch wenn Ihnen das System nicht bekannt ist.

Schließen Sie keine Daten oder URLs ein, die nicht in einer E-Mail-Adresse enthalten sind.

IN DIESER SAMMLUNG ZU ERWARTEN

>>> ERSETZEN SIE DIESEN BLOCK DURCH DIE RECHTSRÄUME DIESER SAMMLUNG, ODER LÖSCHEN SIE DIESEN ABSCHNITT <<<

Der Block oben ist ein Hinweis darauf, was zu erwarten ist, niemals eine Beschränkung: Kennungen und Formate aus jedem anderen Land sind weiterhin personenbezogene Daten und müssen ebenfalls extrahiert werden.

Befolgen Sie diese Regeln exakt:

  • Geben Sie jede eindeutige Erscheinungsform jeder PII-Instanz exakt so aus, wie sie im Dokument erscheint. Wird dieselbe Person, Adresse oder andere Entität in mehreren Formaten geschrieben, führen Sie jedes unterschiedliche Format als separaten Eintrag auf (z. B. "Hans Müller", "H. Müller", "Herr Müller", "Müller, Hans").
  • Führen Sie keine Duplikate derselben formatierten Zeichenfolge auf. Jeder Eintrag in der Ausgabe muss zeichengenau eindeutig sein.
  • Normalisieren, korrigieren, reformatieren, erweitern oder kürzen Sie keinen Wert. Bewahren Sie die ursprüngliche Groß-/Kleinschreibung, Zeichensetzung, Abstände und Rechtschreibung, einschließlich offensichtlicher Tippfehler.
  • Führen Sie bei Adressen jedes unterschiedliche geschriebene Format separat auf. Dieselbe Adresse zählt mehrfach, wenn die Straßenbezeichnung an einer Stelle abgekürzt und an anderer ausgeschrieben ist, oder wenn Ort, Region oder Postleitzahl in der einen Form stehen und in der anderen fehlen.
  • Führen Sie bei Telefonnummern jedes unterschiedliche geschriebene Format separat auf. Dieselbe Nummer zählt mehrfach, wenn sie mit und ohne Ländervorwahl, mit anderer Ziffergruppierung oder mit anderen Trennzeichen (Leerzeichen, Bindestriche, Klammern, Punkte) geschrieben ist.
  • Setzen Sie jeden Wert in gerade doppelte Anführungszeichen. Trennen Sie die Einträge durch ein Komma. Verwenden Sie keine Zeilenumbrüche, Aufzählungszeichen, Nummerierungen, geschweifte Klammern, eckige Klammern oder sonstige Umschließungen oder Trennzeichen.
  • Fügen Sie keinen einleitenden Text, erklärenden Text, keine Überschriften, Bezeichnungen, Kategorien, Zählungen, abschließenden Kommentare oder Schlussbemerkungen hinzu. Die Antwort muss mit dem ersten Anführungszeichen beginnen und mit dem letzten Anführungszeichen enden. Wird keine PII gefunden, geben Sie exakt aus: "NO PII DETECTED"

Der Platzhalter für „keine personenbezogenen Daten gefunden“ (NO PII DETECTED) ist bewusst mit der englischen Fassung identisch, damit Exporte und Automatisierung unabhängig von der Sprache funktionieren.

Gezielte Extraktion

Nutzen Sie dies, wenn Sie genau wissen, nach welchen Arten personenbezogener Daten Sie suchen, und statt einer vollständigen Erfassung aller Erscheinungsformen eine einfache Liste aus Wertepaaren wünschen.

◈Prompt zu gezielten personenbezogenen Daten

Bestimmen Sie alle Namen und E-Mail-Adressen. Bilden Sie Paare im Format: [Name] <[E-Mail]> // [Name] <[E-Mail]>

Tipps für bessere Ergebnisse

Beginnen Sie mit dem umfassenden Prompt an einer kleinen Stichprobe, um zu verstehen, welche Arten personenbezogener Daten in Ihrem Bestand vorkommen. Wechseln Sie dann für den Massen-Scan zu einem gezielten Prompt, wenn Sie nur bestimmte Arten benötigen.
  • Search Term Families. Die Ausgabe des umfassenden Prompts ist eine starke Eingabe für Search Term Families in Nuix Discover: Jede zurückgegebene Zeichenfolge (oder eine Gruppe, die Sie manuell bilden) kann eine Familie für Suche und QC begründen. Passen Sie die Zugehörigkeit bei Bedarf an, bevor Sie sie fallweit ausführen.
  • Geben Sie das benötigte Format an. Erwarten nachgelagerte Werkzeuge eine andere Struktur (zum Beispiel ein erzählendes Schwärzungsprotokoll), sagen Sie das im Prompt, oder nutzen Sie das gezielte Beispiel, wenn gepaarte Felder ausreichen.
  • Behandeln Sie rohe personenbezogene Daten in gespeicherten Sichtungsfeldern mit Sorgfalt. Das umfassende Format listet Werte so, wie sie im Text erscheinen. Beschränken Sie die Sichtbarkeit des Feldes und befolgen Sie die Datenumgangs- und Aufbewahrungsrichtlinie Ihrer Organisation.
  • Kombinieren Sie mit menschlicher Sichtung. Die Erkennung personenbezogener Daten ist hochriskant. Nutzen Sie Clairas Ausgabe als Ausgangspunkt und lassen Sie dann eine sichtende Person bestätigen, bevor Sie auf Grundlage der Ergebnisse handeln.
Claira analysiert ausschließlich extrahierten Text. Erscheinen personenbezogene Daten in Bildern, handschriftlichen Notizen oder gescannten Dokumenten mit schlechter OCR-Qualität, werden sie möglicherweise nicht erkannt. Prüfen Sie stets die OCR-Qualität, bevor Sie sich auf eine KI-gestützte Erkennung personenbezogener Daten verlassen.

Brauchen Sie Hilfe? Schreiben Sie uns an support@claira.to.

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Zugriffsanfragen-Screening

Nutzen Sie Claira, um Dokumente auf Reaktionsfähigkeit gegenüber einem Auskunfts-, ATIP- oder FOI-Ersuchen zu screenen und dabei einen definierten Anfrageumfang konsistent auf den gesamten Bestand anzuwenden.

Qualitätskontrolle

Nutzen Sie Claira, um die Relevanzsichtung qualitätszusichern, indem Dokumente anhand strukturierter Kriterien in Nuix Discover neu bewertet werden.

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Wenden Sie sich an unser Support-Team unter support@claira.to — wir helfen Ihnen gerne weiter.

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